Gestionar los Riesgos de Terceros siempre ha sido importante, pero la globalización y el aumento de la subcontratación conceden mayor importancia a esta tarea en la Gestión de Riesgos de las organizaciones modernas.
Recientemente, abordamos en un artículo la importancia de la gestión de riesgos de terceros, lectura que es recomendable revisar para articular con mayor facilidad el tema sobre Gestionar los Riesgos de Terceros y cómo llevarlo a la práctica.
Gestionar los riesgos de terceros – ¿Cómo llevarlo a la práctica?
La gestión de riesgos de terceros tiene un ciclo de vida. Esto significa que los riesgos pasan por diferentes etapas en un proceso que pretende eliminar la mayoría, mitigar otros, compartir algunos y tolerar el menor número posible.
Hemos identificado ocho pasos que debemos dar para gestionar los riesgos de terceros, desde el mismo punto en el que se establece la relación con el proveedor, contratista o subcontratista, que serán básicamente los terceros que consideraremos para este efecto, hasta que esa misma relación deja de existir.
Estos ocho pasos o fases describen un ciclo de vida de lo que también se conoce como gestión de relaciones con terceros. Conozcamos estas etapas:
1. Conocer e identificar al tercero
Usualmente, las organizaciones cuentan con una base de datos o, por lo menos, un listado de proveedores, contratistas y subcontratistas. La información proveniente de un CRM, por ejemplo, resulta muy valiosa para cumplir con este objetivo de identificar claramente al tercero.
Los contratos suscritos con ellos y la realización de encuestas y entrevistas también resultarán muy útiles en este momento. Básicamente, esta es la información que se pretende recopilar:
- Información específica del proveedor.
- Su dirección física.
- Sector en el que opera.
- Tipo de relación comercial que se ha establecido con esa organización o profesional.
- Monto de las operaciones.
- Nombres de los contactos y miembros de la Alta Dirección.
- Historial de transacciones.
- Información de contacto (e-mail, teléfonos, sitio web).
- Certificaciones que ostenta.
- Requisitos para el manejo de la privacidad de la información.
Esta información será suficiente para identificar a los terceros, clasificarlos y hacer una primera priorización de ellos.
2. Evaluar y seleccionar los terceros
Con base en la información obtenida, la organización evalúa y selecciona los proveedores con los que trabajará, considerando las necesidades, las ventajas y aspectos que ayuden a minimizar el riesgo, como las certificaciones, por ejemplo.
3. Realizar la evaluación de riesgos
Aquí inicia formalmente la gestión de riesgos de terceros. Los profesionales harán uso de las herramientas y modelos de evaluación conocidos, pero adicionalmente tratarán de compartir información sobre los terceros con otras organizaciones. Algunas de ellas ya habrán hecho la tarea, y aunque no se puede incorporar ese trabajo de forma directa, sí se puede encontrar en él información muy valiosa.
4. Tratar los riesgos
Con la evaluación de riesgos en mano, inicia la tarea de tratar los riesgos. Gestionar los riesgos de terceros en esta etapa significa categorizarlos de acuerdo con su impacto negativo o su probabilidad de ocurrencia.
Es en este momento en el que también se considera el apetito de riesgo de la organización. Si tratar un riesgo resulta demasiado costoso o implica dejar de aprovechar claras oportunidades comerciales, es probable que lo mejor sea admitirlo, y para ello, es preciso haber definido el apetito de riesgo de la organización.
Vinculado con esto último, está la definición del nivel de riesgo residual admisible y la implementación de controles para alertar sobre la inminencia del alcance de los niveles de riesgo admisibles.
5. Alinear la gestión de compras, adquisiciones y contrataciones
Gestionar los riesgos de terceros tiene unos propósitos prácticos inmediatos que inciden en la contratación de la organización y en la gestión de compras y adquisiciones. No tendría sentido el trabajo de los profesionales del área de riesgos si su labor no estuviese alineada con los procesos de contratación, compra y adquisición.
El primer aspecto en el que la gestión de riesgos alcanza la gestión de compras, adquisiciones y contrataciones es la redacción de los contratos con proveedores de productos y servicios. En las cláusulas, además de los puntos obvios, se considerará:
- La propiedad intelectual.
- Cláusulas de incumplimiento o rescisión.
- Garantías.
- Confidencialidad de la información.
- Indemnizaciones.
- Límites de las responsabilidades.
- Seguros.
- Acuerdos para procesamiento de datos.
- Protección de datos.
- Cambio de proveedores de tercera o cuarta línea.
- Indicadores de cumplimiento.
6. Implementar indicadores de rendimiento de la gestión
No es posible el control de aquello que no se mide. Gestionar los riesgos de terceros es una tarea que no se aparta de este principio, y de ahí la importancia de mantener registros detallados y auditables sobre toda la gestión y sus resultados.
Algunos datos que se espera estén disponibles siempre son:
- Número de proveedores y contratistas activos.
- Listado de proveedores y contratistas priorizados.
- Resultado de las evaluaciones de riesgos aplicadas a cada proveedor o contratista.
- Estado de los contratos con cada proveedor (vencidos, vigentes, nulos, no cumplidos…).
- Riesgos identificados agrupados de acuerdo con su impacto negativo o probabilidad.
- Riesgos para cada etapa del proceso de contratación.
- Historial de riesgos, ocurrencia, impacto y resultados.
- Medidas de prevención aplicadas y sus resultados.
- Medidas de monitoreo implementadas y sus resultados.
7. Monitorear la gestión de forma constante
Gestionar los riesgos de terceros es una tarea continua y cíclica. Aún después de analizar y tratar los riesgos que implica un tercero determinado, la posibilidad de que aparezcan nuevas amenazas está siempre presente.
Cambios de regulaciones, obtención de nueva información, noticias sobre sanciones o litigios judiciales, entre otras, son circunstancias que obligan a monitorear de forma continua la gestión de riesgos de terceros. Algunos eventos puntuales a tener en cuenta al Gestionar los Riesgos de Terceros son:
8. Retiro del proveedor
Gestionar los riesgos de terceros, como hemos comentado, es una tarea que tiene alcance durante todo el ciclo de vida del proveedor, esto es desde que inicia la relación, hasta que esta se extingue.
Desvincular un proveedor es el último paso en la historia de la relación comercial, pero también de gestión de riesgos. Es preciso asegurar que se toman todas las medidas necesarias para salvaguardar la información, se conservan los registros históricos, se crea un registro único sobre el evento en el que se adjunta una evaluación general del proveedor, se incorpora un concepto sobre la elegibilidad o no en un futuro como contratista o proveedor…
Una lista de verificación es la mejor elección para asegurar un proceso completo de baja exitoso y seguro. Lo importante es que todo se documente y se cuente con la información necesaria para auditar o inspeccionar la gestión.
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