Obtener la certificación antisoborno ISO 37001 es mucho más fácil de lo que se suele creer. El tamaño, la complejidad de la organización, el compromiso de la Alta Dirección y aspectos como la formación de los profesionales encargados y el apoyo tecnológico con el que cuente el proyecto, son elementos que inciden en la velocidad con la que se llegue a la certificación.
Para algunas organizaciones, el camino será mucho mas rápido. Esto dependerá del avance que hayan hecho en la implementación del programa anticorrupción. Pero, un programa no es lo mismo que un Sistema de Gestión.
Para llegar a la certificación antisoborno ISO 37001 es preciso implementar un Sistema de Gestión que cumpla con los requisitos de la norma. Esto implica atravesar por varias etapas que, si bien no son tan difíciles, requieren seguir una guía y una buena dosis de planificación.
¿Qué es la certificación antisoborno ISO 37001?
ISO 37001 es el primer estándar internacional diseñado y publicado con el objetivo esencial de tratar y prevenir los riesgos de fraude y corrupción, y, a la vez, facilitar a las organizaciones cumplir con exigencias regulatorias relacionadas, por ejemplo, en países de la Unión Europea.
ISO 37001 es un estándar que aborda todas las posibles fuentes de corrupción: empleados, socios, inversores, proveedores, clientes, organismos estatales, sucursales en otros países, entre las más recurrentes.
ISO 37001 pretende ayudar a evitar actos de corrupción, pero, a la vez, generar cultura de ética y transparencia en todos los estamentos de la organización.
La certificación antisoborno ISO 37001 hace que las organizaciones demuestren y comprueben su compromiso con la transparencia, la adopción de las mejores prácticas comerciales y el respeto por las leyes y las normas en todo el mundo.
Para alcanzar la conformidad con los requisitos de la norma, y así obtener la certificación antisoborno ISO 37001, las organizaciones necesitan promulgar políticas, capacitar empleados, crear procedimientos de debida diligencia, auditar el Sistema… Para hacerlo es importante contar con una guía que lleve a los profesionales encargados por un camino seguro.
¿Qué pasos seguir para obtener la certificación ISO 37001?
La estructura de Alto Nivel de ISO 37001, común a otros estándares ampliamente implementados como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 o ISO 45001, facilita la tarea de implementación en las organizaciones que ya trabajan con uno o algunos de ellos.
Esto hace que algunas tareas sean mucho más fáciles de llevar a cabo:
- Definir el alcance del Sistema: esto implica establecer si el Sistema tendrá alcance sobre todas las áreas y departamentos, o solo sobre algunos de ellos. Igualmente, si hay operaciones en otros países o continentes, es necesario establecerlo desde el comienzo.
- Establecer el contexto: la organización necesita establecer los factores que pueden condicionar la aparición de riesgos, tanto en el interior de la organización como en su exterior. Esto es válido para ubicaciones en otras regiones geográficas, cuando se ha determinado que sobre ellas tendrá alcance el Sistema.
- Compromiso de la Alta Dirección: estratégicamente el proyecto necesita el apoyo e impulso de la Alta Dirección. Pero también es uno de los requisitos de ISO 37001.
- Planificación y recursos: la implementación, necesaria para llegar a la certificación antisoborno ISO 37001, requiere una cuidadosa etapa de planificación, que incluye la determinación de los recursos que requerirá el proyecto: humanos, financieros, tecnológicos y de capacitación o formación.
- Procesos operacionales: entre los que se destacan en forma particular los que se encargan de poner en práctica la debida diligencia, el funcionamiento de canales de denuncia, y los protocolos de investigación.
- Inspección y evaluación del Sistema: el Sistema necesita cumplir con el requisito de mejora continua, razón por la que debe ser revisado, monitoreado, inspeccionado y auditado.
El proceso de certificación antisoborno ISO 37001
Con el Sistema implementado, la organización está lista para emprender el camino final hacia la certificación antisoborno ISO 37001. Este se desarrolla en siete etapas:
1. Preparación
Con el Sistema implementado, las políticas creadas, publicadas y comunicadas y los procesos en funcionamiento, se puede pensar en iniciar el proceso hacia la certificación. Este proceso requiere contar con un organismo certificador y con auditorias internas. Estas son las tareas que se planifican y prospectan en esta primera etapa.
2. Contactar al Organismo Certificador
ISO ha delegado la facultad de certificar a las organizaciones, en cada uno de sus estándares, a diferentes organismos certificadores en cada país del mundo. Como mínimo, la organización encontrará dos organismos en su país. En algunos, pueden llegar a ser cinco o siete. Es importante conocer las condiciones económicas y de tiempo de cada uno de ellos, para avanzar en la planificación.
3. Realizar una primera reunión con el auditor
Con el organismo elegido, es bueno realizar una primera reunión de acercamiento, que puede convertirse, eventualmente, en una pre-auditoría. Es la oportunidad para saber qué espera realmente el auditor y en qué puntos puede mejorar la organización antes de enfrentar la auditoría de certificación. Es importante aprovechar estos acercamientos, ya que cualquier observación será informal y no tendrá el trato procesal que tiene un hallazgo o una No Conformidad dentro de una auditoría de certificación.
4. Auditorías internas
Es el momento para aprovechar y realizar todas las auditorías internas que sean posibles, antes de llegar a la auditoría de certificación ISO 37001. Los auditores internos pueden ser consultores externos. Contar con auditores internos propios ofrece una gran ventaja: se pueden realizar muchas auditorías, guardando la debida reserva.
5. Auditoría de certificación
Este es el punto culminante en el camino hacia la certificación antisoborno ISO 37001. Si se ha hecho una buena labor, esto se reflejará en el informe del auditor. Puede haber algunas observaciones que lleven a una nueva auditoría, lo cual no es grave. Muchas organizaciones deben pasar por dos o tres auditorías, en las que deben enmendar pequeñas deficiencias que no son tan graves como para reiniciar el proceso.
6. Informe del auditor
El auditor produce un informe que es evaluado por una Junta de Certificación dentro del Organismo Certificador. El resultado de este informe es, usualmente, la certificación antisoborno ISO 37001, con reconocimiento internacional.
7. Auditar el Sistema y prepararse para la recertificación
Las certificaciones ISO tienen una validez de tres años. Esto significa que, durante este periodo de tiempo, la organización debe vigilar su Sistema, auditarlo, mejorarlo y prepararse para una nueva auditoría en los próximos tres años.
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