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Cuando se produce una no conformidad en sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001, incluyendo las derivadas de las quejas a partir de salidas no conformes o las que surgen a partir de proveedores externos, debe generarse una reacción en cadena para investigar el origen del error y corregirlo lo antes posible. Reducir las acciones correctivas vencidas.

Sin embargo, no siempre la reacción es tan oportuna como quisiéramos. Al revisar la lista de acciones correctivas vencidas, podemos encontrar que algunas de ellas se encuentran vencidas desde hace dos o tres meses, pudiendo llegar hasta el semestre, ocasionando un aumento en los costes de calidad y, por supuesto, un deterioro de la imagen de la marca. Así, se hace urgente tomar medidas que logren reducir las acciones correctivas vencidas. Pero, ¿cómo lograrlo? Ese es nuestro tema de hoy.

Cómo reducir las acciones correctivas vencidas

Tener la necesidad de reducir las acciones correctivas vencidas es una situación más común de lo que pensamos en un alto número de organizaciones. El tema cobra mayor relevancia cuando la organización se prepara para afrontar una auditoría de certificación o de seguimiento, que, de persistir la situación, podría tener consecuencias como la pérdida de la certificación. Veamos entonces algunas recomendaciones para reducir las acciones correctivas vencidas:

1) Resolver el problema es más importante que elaborar la documentación

Las acciones correctivas se implementan para resolver problemas reales en la práctica. Aunque documentarlas, de acuerdo con los requisitos de ISO 9001:2015 también es importante, centrarnos en este aspecto en lugar de desplegar esfuerzos para encontrar el origen del problema y resolverlo, hace que la organización no pueda actuar con la inmediatez que la situación reclama.

Recuerde que para adelantar la documentación habrá siempre tiempo suficiente. Lo más urgente es trabajar para encontrar el origen del problema, solucionarlo y asegurar que no se presentará nuevamente.

2) No siempre se requiere crear una acción correctiva

Las organizaciones que ante el más mínimo hallazgo o no conformidad fabrican una acción correctiva, se expone a desbordar su capacidad para atenderlas y más temprano que tarde se encontrará ante la necesidad de reducir las acciones correctivas vencidas.

No siempre se requiere crear una acción correctiva para resolver problemas de calidad. Muchas pequeñas no conformidades pueden ser solucionadas con algunas instrucciones correctivas sobre el terreno, en el momento de detectarlas. Las acciones correctivas deben reservarse para aquellos problemas que requieren investigación profunda y un análisis de causa raíz, siguiendo varios pasos.

3) Priorizar las acciones correctivas vencidas

Cómo consecuencia de la conducta referenciada en el numeral anterior, muchas organizaciones se ven sobrecargadas con un número inmanejable de acciones correctivas vencidas, de las cuales, un buen número de ellas resultan intrascendentes o, gracias a una iniciativa de algún empleado, ya se solucionaron hace mucho tiempo.

Evaluar y priorizar las acciones correctivas es una forma de reducir su número. Esto es posible siguiendo algunas estrategias muy sencillas:

• Evaluación del riesgo: agregar una evaluación de riesgos para cada acción correctiva, dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad, permite que un sistema automatizado nos muestre las acciones vencidas ordenadas por su nivel de riesgo y no por su fecha de vencimiento.
• El principio de Pareto: la regla de Pareto nos indica que el 20 por ciento de las causas originan el 80 por ciento de los problemas. Aunque Pareto es un Sociólogo y Economista, y no un profesional de la calidad, su norma bien puede aplicarse para reducir las acciones correctivas vencidas en un SGC.
• Personalizar los procesos: crear flujos de trabajo, definidos por categorías, nivel de riesgo, áreas o departamentos, permite organizar las acciones correctivas y establecer conexiones entre los problemas que permiten obtener una visión global del sistema y sus problemas.

Puede iniciar identificando el 20 por ciento de las acciones correctivas, que representen el 80 por ciento de los problemas, y concentrarse en cerrar estas acciones. Aunque estará resolviendo un número reducido de acciones, podrá eliminar el 80 por ciento de los problemas.

Efectuar reuniones periódicas con la Alta Dirección, con el objeto de evaluar y revisar las acciones correctivas, puede ser una buena idea para reducir el número de ellas. Pero mejorar la capacitación a los empleados, puede tener un impacto aún más importante a la hora de reducir las acciones correctivas vencidas.

Curso Transición a la nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave

El tratamiento de las acciones correctivas es uno de los temas que abordarán los participantes del Curso Transición a la nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave. Se trata de un programa especializado impartido por la Escuela Europea de Excelencia.

Este programa, que además dotará de herramientas prácticas a los alumnos para emprender y culminar con éxito la transición a la nueva ISO 9001:2015, conociendo los cambios clave de esta nueva edición, puede ser tomado por los interesados en él suscribiéndose aquí.