Las auditorías siempre plantean retos para el auditor. Uno de ellos, y tal vez el más difícil de asumir, es evitar la duplicidad de tareas cuando se trata de verificar el estado de varios sistemas de gestión. Por supuesto, auditar sistemas de gestión integrados es la solución. Pero, ¿podemos realizar una sola auditoría para tres sistemas de gestión: Calidad, Medio Ambiente y Salud y Seguridad en el Trabajo, aunque estos no estén integrados?
La respuesta es sí. Pero, ¿cómo hacerlo?, porque una cosa es auditar sistemas de gestión integrados cuando tal integración existe. Aun así, cuando funcionan por separado, o solo existen dos de tres, ¿cómo debemos proceder?
Hemos desarrollado una guía para auditar sistemas de gestión integrados en 6 pasos. Gracias a ella, se optimizan recursos como el tiempo y se tienen en cuenta los requisitos de las normas en las que se basan los sistemas evaluados.
Auditar sistemas de gestión integrados en 6 pasos
La presente guía para auditar sistemas de gestión integrados funciona muy bien en un buen número de organizaciones, pero ello no significa que constituya una norma universal para todas las industrias. Expuesta esta salvedad, podemos avanzar con el primer paso:
1. Capacitar a los empleados de la organización para que sean auditores
Ellos son los que mejor conocen los procesos de la organización y saben en qué puntos se presenta duplicidad de tareas. Por supuesto, es necesario desarrollar un plan de capacitación. En algunas organizaciones, este ya existe, pero es necesario adaptarlo para satisfacer las necesidades propias de la labor de auditoría.
Es importante que los empleados entrenados adquieran conocimientos sobre calidad, salud y seguridad en el trabajo y gestión ambiental, y, por supuesto, sobre los procedimientos de auditoría. Se puede finalizar la etapa de capacitación con un simulacro de auditoría sobre un área específica, de menor tamaño, en la organización.
2. Elaborar el calendario de auditoría
El calendario de auditoría puede ser específico para cada una de ellas, o puede ser un calendario anual o semestral general. Ello depende de los resultados, del análisis de las distintas áreas, departamentos, funciones, procesos y procedimientos, y del nivel de riesgo que cada uno de ellos implique.
No existen reglas sobre cómo determinar la prioridad de auditar sistemas de gestión integrados. Esta es una facultad del auditor jefe y su equipo de auditores.
3. Planificar la auditoría
El proceso de planificación es relativamente simple. Está claro que, a estas alturas, ya debe existir una lista de verificación fácil de utilizar y ajustable a las diferentes circunstancias de acuerdo con el área auditada.
La agenda, por lo general, suele ser estándar. Y debería incluir reuniones de apertura y de cierre de auditoría, horarios y fechas para cada departamento y procesos a verificar en cada jornada… Siempre hay que cuidar que el cronograma aborde todas las cláusulas de la norma pertinentes para la organización.
4. La auditoría
El objetivo de la auditoría es revisar que cada proceso sea seguro, ecológicamente posible y que contribuya a la calidad del producto y la satisfacción del cliente. Por supuesto, esto sucede cuando el proceso está conforme con los estándares ISO que marca cada sistema.
Así, se garantiza que el cliente obtenga un producto que satisfaga sus expectativas y que sea posible identificar oportunidades de mejora. La lista de verificación es la guía que hace posible auditar sistemas de gestión integrados. Sin embargo, cuando el auditor se encuentra en el trabajo de campo, tendrá que detener un proceso para identificar en un diagrama los pasos del mismo, e identificar áreas que son críticas para su desempeño.
Una vez identificados los pasos del proceso, el auditor dedicará tiempo a recopilar información que asegure que todos se han documentado de forma correcta. Para ello, es necesario que el responsable del proceso se sienta cómodo con el auditor.
Más allá de los requisitos de las normas, es necesario que la auditoría se base en el sentido común, antes que en la calidad, medio ambiente o salud y seguridad en el trabajo.
5. Los informes de auditoría
Una vez terminado el trabajo de campo es necesario elaborar los informes de auditoría. No cometamos el error de hacer una reedición ampliada y con notas de la lista de verificación. El informe debe ser un documento breve, conciso, que proporcione información relevante, observaciones de mejora, captura de evidencia sustancial. En términos generales, debe ser un resumen objetivo y honesto sobre la eficacia del sistema.
Recuerde que el destinatario principal del informe de auditoría es la Alta Dirección. Ellos no disponen de mucho tiempo para leer un documento largo y demasiado técnico. Necesitan información clara, puntual y confiable.
6. Revisión de la auditoría
Digamos que se trata de hacer una “auditoría a la auditoría”. Es una oportunidad para evaluar el trabajo de los auditores. Además, también sirve para comprobar la ejecución de las acciones correctivas propuestas y comparar, con base en los resultados de otras auditorias anteriores (internas o externas), la mejora continua del sistema.
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La capacitación y la formación, como ya lo anotamos, forman parte esencial del proceso de planificación de una auditoría a sistemas de gestión integrados. La Escuela Europea de Excelencia, consciente de ello, ha dispuesto un programa de formación de alto nivel, que aportará a sus alumnos las competencias, los conocimientos y las herramientas necesarias para implementar y auditar sistemas de gestión integrados en cualquier tipo de organización.
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