La prevención de accidentes es el objetivo inmediato que pretenden alcanzar los equipos de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los accidentes con lesiones o sin ellas, son el indicador más preocupante para una organización y para los profesionales encargados del área.
Tener los documentos ISO 14001 y alcanzar la conformidad con los requisitos solicitados por la norma, son los dos frentes que es necesario cubrir para obtener la certificación del Sistema de Gestión Ambiental.
Algunos requisitos se satisfacen con documentos ISO 14001. Otros necesitan implementar un control, realizar una acción o crear un proceso. Hay requisitos obligatorios y otros apenas recomendados.
El análisis de brechas ISO 9001 es la primera tarea que encuentra un profesional encargado de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma internacional ISO.
Es también, una herramienta muy eficaz para mejorar el sistema o para corregir problemas antes de una auditoría. El análisis de brechas ISO 9001, también conocido como Análisis GAP, es el inicio del camino hacia la resolución de muchos problemas frecuentes en un Sistema de Gestión de la Calidad.
La edición de ISO 27001 actualizada el año 2022, incorpora principios básicos que involucran la ciberseguridad y la protección de la privacidad de los datos y de la información.
Esta nueva versión de ISO 27001 actualizada pretende poner el estándar a tono con los riesgos y amenazas cibernéticas y, para lograr el objetivo, entrega una nueva estructura de los controles que conforman el Anexo A.
Los Sistemas de Gestión Integrados son el resultado de la evolución natural de los diferentes estándares publicados por ISO. La aparición de la primera norma de calidad en 1987, seguida con prontitud por la llegada de estándares de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo son los primeros pasos de esta evolución significativa.
La nueva ISO 27001 publicada en octubre de 2022, ofrece a las organizaciones que implementaron su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en la versión 2013 del estándar, un plazo de tres años para culminar la transición y ajustar sus procesos a los nuevos requisitos y la nueva estructura de controles.
Otras organizaciones inician la implementación por primera vez, sobre los requisitos de la nueva ISO 27001. Para unas y otras, la guía sobre cómo abordar una transición rápida y efectiva en 7 pasos resultará muy útil.
Los cursos ISO 14001 facilitan a las organizaciones responder al aumento de exigencias regulatorias en el área de Gestión Ambiental. Los profesionales que toman estos programas pueden mejorar sus competencias y encaminarse en una carrera de amplio reconocimiento y con muy interesantes expectativas financieras y profesionales.
En el complejo mundo empresarial actual, la implementación y el mantenimiento de Sistemas de Gestión ISO son esenciales para garantizar la calidad, la eficiencia y la mejora continua. La Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO se erige como un pilar fundamental en este proceso, asegurando que las organizaciones cumplan con los rigurosos estándares definidos por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Desde ISO 9001 para la Gestión de Calidad hasta ISO 14001 para la Gestión Ambiental e ISO 27001 para la Seguridad de la Información, estas auditorías son vitales para evaluar la conformidad y la eficacia de los sistemas implementados.
El control de documentos ISO 9001 es uno de los primeros temas que ocupan la atención de los profesionales encargados de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. La percepción inicial, alimentada por los comentarios de quienes ya han pasado por ahí, es que ISO 9001 requiere muchos documentos.
Esto puede ser cierto, especialmente para algún tipo de organización. Pero, ¿es la creación de muchos documentos el objetivo de una Sistema basado en la norma ISO 9001?
El control de documentos ISO 9001 es apenas el necesario para garantizar la operabilidad y la eficacia del Sistema, la capacidad para mejorarse a sí mismo y el cumplimiento del objetivo esencial: mejorar la calidad y la satisfacción de los clientes.
¿Por qué se necesita el control de documentos ISO 9001?
Es importante hacer una aclaración inicial: la expresión “documentos”, que solía aparecer acompañada de “registros”, desaparece en la edición 2015 del estándar de Gestión de la Calidad.
Ahora, el término de uso común es “información documentada”, que hace referencia a la información que la organización debe controlar y mantener, así como el medio que la contiene.
Dos conceptos importantes se derivan de esto: no basta producir documentos. Es preciso controlarlos. Y, además, el término “información documentada” engloba toda clase de formatos, aún aquellos que prescinden del papel, como archivos digitales, memorias USB, discos, servicios en la nube…
¿Cuáles son los requisitos sobre control de documentos ISO 9001?
Aunque el número de documentos disminuye de forma ostensible en la edición 2015 de ISO 9001, la lista de documentos que exigirá el auditor, y que deben ser objeto del control de documentos ISO 9001 sigue siendo relativamente extensa. Los documentos esenciales para obtener la certificación son:
El alcance del Sistema de Gestión.
Los procesos y los mecanismos para verificar su efectividad.
¿Cuáles son los requisitos sobre control de documentos ISO 9001?
El control de documentos ISO 9001 va más allá de producir los documentos mínimos enumerados en el apartado anterior. La norma establece unas pautas sobre cómo debe ejercerse el control de documentos ISO 9001. Algunos de estos requisitos son:
La identificación o etiqueta de nuevos documentos.
Formatos habilitados para crear nuevos documentos.
Verificación de la certeza de la información contenida en el documento.
Verificación periódica de la integridad y preservación de la información.
Disponibilidad y accesibilidad de la información.
Trazabilidad de los cambios de la información.
Herramientas para asegurar el uso del documento actual.
Controles para proteger los documentos y su contenido.
Proceso de actualización de documentos, autorizaciones y permisos.
Organizaciones complejas requerirán de forma inevitable el uso de una plataforma que cuente con un módulo de gestión eficaz de documentos. La Transformación Digital pone hoy a disposición de las organizaciones herramientas eficaces para garantizar la integridad, fidelidad e incorruptibilidad de la información.
¿Cómo ejercer un control de documentos ISO 9001 efectivo?
Muchos documentos se generan, modifican, actualizan y conservan en medios digitales. Esto realza la importancia de contar con herramientas informáticas adecuadas para la gestión de documentos moderna que se integren al uso de herramientas ofimáticas de uso masivo en todo el mundo.
Este tipo de control aborda el ciclo de vida completo del documento, desde su concepción inicial, su creación, su proceso de aprobación, sus actualizaciones, la disponit8ibildiad y accesibilidad, pero, sobre todo, la trazabilidad y el control de versiones.
En algunas organizaciones, el papel sigue reinando. Pero, no por esto se pueden o se deben abandonar los mínimos conceptos de Seguridad de la Información.
El control de documentos en ISO 9001 debe basarse en las solicitudes de la norma, sea cual sea el formato en que se almacene la información. Y más allá de la tecnología o del uso o no de papel, es la formación y la capacidad de los profesionales encargados, el elemento esencial de cohesión en la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz.
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