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jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015

Cómo elegir un jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015

Determinar roles y responsabilidades en ISO 9001 es un requisito que está descrito en la cláusula 5.3, titulada “Funciones de la organización, responsabilidades y autoridades”. La norma nos dice que “La Alta Dirección debe asegurar que las responsabilidades y los papeles de autoridad pertinentes sean asignados, comunicados y entendidos dentro de la organización”.

Elegir un jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015 y designar a los empleados que cumplirán roles de autoridad dentro del sistema, forman parte ineludible del principio de liderazgo que debe cumplir la Alta Dirección de la organización.

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Lo anterior no significa que la Alta Dirección no requiera de una guía para cumplir con este requisito. ¿Cómo, dónde, y con qué criterios elegir a las personas que cumplirán roles de autoridad durante la implementación de la norma y una vez el sistema sea certificado?… ese es nuestro tema de hoy.

Jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015 – ¿A quién elegir?

La primera elección debe ser la del jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015. Después de todo, una acertada decisión puede allanar el camino hacia la designación del resto del equipo de trabajo.

Suponemos que no existe aún un departamento de calidad, a no ser que se trate de un caso de transición desde la versión 2008 de la norma. Salvo en ese caso, el jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015 debe ser un gerente de área intermedia o muy cercano a esta posición, sin que llegue a ser parte de la Alta Dirección.

La explicación es muy sencilla: el gerente del proyecto debe desarrollar muchas actividades operativas, pero también debe contar con la autoridad y el respeto necesarios para liderar el equipo de trabajo y obtener la colaboración decidida de todos los empleados de la organización.

Asignar la gerencia del proyecto a alguien de la gerencia media, es una señal para todos los empleados de la importancia que la Alta Dirección concede a la implementación de la norma y de los resultados que se espera obtener gracias al éxito del proyecto.

Abordamos las claves principales para elegir un jefe de proyecto para la implementación de #ISO9001 Share on X

Jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015 – ¿En dónde buscar?

Ya sabemos a quién elegir y ahora debemos saber dónde buscarlo. Un primer razonamiento nos dice que, si de normas se trata, tal vez el director del Departamento Contable o el Asesor Legal de la organización pueden ser buenos candidatos.

Aunque esto puede parecer una buena idea, ellos no siempre conocen de cerca los procedimientos y procesos que entraña la producción, requisito indispensable a la hora de implementar un SGC basado en la norma ISO 9001:2015.

Una gerencia compartida, entre el director del Departamento Contable y el Jefe de Producción, podría arrojar muy buenos resultados, ya que resultan complementarios. No olvidemos también que, eventualmente, las nuevas tareas pueden desbordar la agenda de trabajo de un solo empleado.

Jefe de proyecto para la implementación de ISO 9001:2015 – Los criterios de elección

El cargo de gerente del Sistema requiere que la persona elegida cuente con experiencia previa en la ejecución de este tipo de proyectos. Esto permite que pueda elegir con acierto las personas que tendrá a su cargo, organizarlas, asignar tareas y recursos.

Por supuesto, contar con experiencia previa en la implementación de proyectos ISO resultaría ideal, pero ello es poco probable. Sin embargo, la formación y la capacitación son herramientas eficaces a la hora de subsanar esa deficiencia.

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Elegir a las personas adecuadas y delegar en ellas las responsabilidades es mucho más fácil cuando sabemos que están capacitadas y cuentan con los conocimientos y las herramientas necesarias.

Una forma de lograr ese objetivo es el Curso Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001 2015. Asegurar una plaza en este programa de formación es muy fácil: solo es preciso inscribirse aquí.

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reducir las acciones correctivas vencidas

Transición ISO 9001:2015 – Cómo reducir las acciones correctivas vencidas

Cuando se produce una no conformidad en sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001, incluyendo las derivadas de las quejas a partir de salidas no conformes o las que surgen a partir de proveedores externos, debe generarse una reacción en cadena para investigar el origen del error y corregirlo lo antes posible. Reducir las acciones correctivas vencidas.

Sin embargo, no siempre la reacción es tan oportuna como quisiéramos. Al revisar la lista de acciones correctivas vencidas, podemos encontrar que algunas de ellas se encuentran vencidas desde hace dos o tres meses, pudiendo llegar hasta el semestre, ocasionando un aumento en los costes de calidad y, por supuesto, un deterioro de la imagen de la marca. Así, se hace urgente tomar medidas que logren reducir las acciones correctivas vencidas. Pero, ¿cómo lograrlo? Ese es nuestro tema de hoy.

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Cómo reducir las acciones correctivas vencidas

Tener la necesidad de reducir las acciones correctivas vencidas es una situación más común de lo que pensamos en un alto número de organizaciones. El tema cobra mayor relevancia cuando la organización se prepara para afrontar una auditoría de certificación o de seguimiento, que, de persistir la situación, podría tener consecuencias como la pérdida de la certificación. Veamos entonces algunas recomendaciones para reducir las acciones correctivas vencidas:

1) Resolver el problema es más importante que elaborar la documentación

Las acciones correctivas se implementan para resolver problemas reales en la práctica. Aunque documentarlas, de acuerdo con los requisitos de ISO 9001:2015 también es importante, centrarnos en este aspecto en lugar de desplegar esfuerzos para encontrar el origen del problema y resolverlo, hace que la organización no pueda actuar con la inmediatez que la situación reclama.

Recuerde que para adelantar la documentación habrá siempre tiempo suficiente. Lo más urgente es trabajar para encontrar el origen del problema, solucionarlo y asegurar que no se presentará nuevamente.

2) No siempre se requiere crear una acción correctiva

Las organizaciones que ante el más mínimo hallazgo o no conformidad fabrican una acción correctiva, se expone a desbordar su capacidad para atenderlas y más temprano que tarde se encontrará ante la necesidad de reducir las acciones correctivas vencidas.

No siempre se requiere crear una acción correctiva para resolver problemas de calidad. Muchas pequeñas no conformidades pueden ser solucionadas con algunas instrucciones correctivas sobre el terreno, en el momento de detectarlas. Las acciones correctivas deben reservarse para aquellos problemas que requieren investigación profunda y un análisis de causa raíz, siguiendo varios pasos.

Conozca tres estrategias para reducir #AccionesCorrectivas vencidas en la nueva #ISO9001 Share on X

3) Priorizar las acciones correctivas vencidas

Cómo consecuencia de la conducta referenciada en el numeral anterior, muchas organizaciones se ven sobrecargadas con un número inmanejable de acciones correctivas vencidas, de las cuales, un buen número de ellas resultan intrascendentes o, gracias a una iniciativa de algún empleado, ya se solucionaron hace mucho tiempo.

Evaluar y priorizar las acciones correctivas es una forma de reducir su número. Esto es posible siguiendo algunas estrategias muy sencillas:

  • Evaluación del riesgo: agregar una evaluación de riesgos para cada acción correctiva, dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad, permite que un sistema automatizado nos muestre las acciones vencidas ordenadas por su nivel de riesgo y no por su fecha de vencimiento.
  • El principio de Pareto: la regla de Pareto nos indica que el 20 por ciento de las causas originan el 80 por ciento de los problemas. Aunque Pareto es un Sociólogo y Economista, y no un profesional de la calidad, su norma bien puede aplicarse para reducir las acciones correctivas vencidas en un SGC.
  • Personalizar los procesos: crear flujos de trabajo, definidos por categorías, nivel de riesgo, áreas o departamentos, permite organizar las acciones correctivas y establecer conexiones entre los problemas que permiten obtener una visión global del sistema y sus problemas.

Puede iniciar identificando el 20 por ciento de las acciones correctivas, que representen el 80 por ciento de los problemas, y concentrarse en cerrar estas acciones. Aunque estará resolviendo un número reducido de acciones, podrá eliminar el 80 por ciento de los problemas.

Efectuar reuniones periódicas con la Alta Dirección, con el objeto de evaluar y revisar las acciones correctivas, puede ser una buena idea para reducir el número de ellas. Pero mejorar la capacitación a los empleados, puede tener un impacto aún más importante a la hora de reducir las acciones correctivas vencidas.

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El tratamiento de las acciones correctivas es uno de los temas que abordarán los participantes del Curso Transición a la nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave. Se trata de un programa especializado impartido por la Escuela Europea de Excelencia.

Este programa, que además dotará de herramientas prácticas a los alumnos para emprender y culminar con éxito la transición a la nueva ISO 9001:2015, conociendo los cambios clave de esta nueva edición, puede ser tomado por los interesados en él suscribiéndose aquí.




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Auditoria-de-calidad-a-proveedores-3-consejos-clave

Auditoría de calidad a proveedores: 3 consejos clave

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Contar con una cadena de proveedores capaz de satisfacer las demandas industriales con calidad, y de conformidad con las exigencias y los estándares del SGC, asegura la excelencia en los productos fabricados y la satisfacción del cliente. La auditoría de calidad a proveedores es la herramienta más eficaz para lograr este propósito.

Es fundamental que todos los proveedores sean calificados de acuerdo con los requerimientos del Sistema de Calidad, pero también con las determinaciones y reglamentos que regulan las actividades desempeñadas por la organización. La auditoría de calidad a proveedores, garantiza que la cadena de suministro sea confiable y que esté alineada con los objetivos de calidad perseguidos por la organización.

Pero ¿Cuál es la mejor forma de realizar una auditoría de calidad a proveedores, que resulte eficaz y ofrezca resultados confiables?… Ese es nuestro tema de hoy. Veamos tres consejos clave para lograrlo.




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Consejos para realizar una auditoría de calidad a proveedores efectiva

Los productos y servicios ofrecidos por los proveedores, influyen en forma directa en la calidad y la reputación de la organización contratante. Por lo tanto, es importante mantener una agenda de auditorías a los proveedores, enfocada siempre en la mejora continua de procesos y la reducción de riesgos. Para ello, es importante seguir las siguientes recomendaciones:

1-) Planificar la auditoría

La planificación de la auditoría de calidad a proveedores es esencial, porque gracias a ella podemos comprender la dimensión de la tarea que vamos a emprender y los obstáculos que encontraremos en el camino. La planificación de la auditoría considera los siguientes pasos:

  • Selección de los proveedores que serán auditados: no siempre es posible evaluar a todas y cada una de las organizaciones con las que hemos tercerizado. Por lo tanto, es necesario hacer una selección previa, atendiendo al volumen, pero también a la relevancia de los proveedores escogidos.
  • Programar auditoría: cronogramas, fechas, actividades.
  • Crear listas de verificación: de acuerdo con los requisitos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la norma ISO 9001:2015.
  • Revisar los problemas pasados: la auditoría debe considerar las no conformidades y los hallazgos reportados en auditorías pasadas.
Conozca tres consejos clave para realizar una #AuditoriaCalidad a proveedores de acuerdo con la norma #ISO9001 Share on X

2-) Durante la realización de la auditoría de calidad a proveedores

En la práctica, la realización de la auditoria requiere observar algunos procedimientos básicos:

  • Revisar las observaciones anteriores y la efectividad de las acciones correctivas que se hayan implementado.
  • Enfocarse en los procedimientos antes que en la documentación.
  • Utilizar herramientas móviles que permitan agilizar las auditorías, cuando la organización auditada cuenta con varias ubicaciones.

Además, también puede consultar una serie de artículos anteriores enfocados a superar los obstáculos que se encontrará en su camino durante la realización de la auditoría:

3-) Después de la auditoría

Muchas organizaciones cometen error de realizar auditorías a proveedores, internas o de certificación, y luego archivar los informes pues piensan que ya han cumplido con el requisito exigido por alguna norma.

El trabajo real en cualquier auditoría inicia cuando ha concluido el trabajo de campo. Es entonces cuando debemos analizar los hallazgos, revisar las no conformidades, pero, sobre todo, diseñar e implementar acciones correctivas que se enfoquen en el principio de mejora continua.

Así, los informes y las acciones correctivas se convierten en las dos herramientas clave que ofrece una auditoría de calidad a proveedores, para asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad planteados en el Sistemas de Gestión de la Calidad.

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Un consejo final: la capacitación y la formación son las mejores herramientas para llevar a cabo con éxito una auditoría de calidad a proveedores. Por ello, la Escuela Europea de Excelencia imparte el Curso Auditor Interno ISO 9001:2015 como una forma de poner a disposición de los auditores internos en cualquier tipo de organización, los conceptos y los conocimientos para efectuar su labor cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001.

Si este programa es de su interés, solo es preciso que acceda aquí y reserve una plaza en él.




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