En el complejo mundo empresarial actual, la implementación y el mantenimiento de Sistemas de Gestión ISO son esenciales para garantizar la calidad, la eficiencia y la mejora continua. La Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO se erige como un pilar fundamental en este proceso, asegurando que las organizaciones cumplan con los rigurosos estándares definidos por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Desde ISO 9001 para la Gestión de Calidad hasta ISO 14001 para la Gestión Ambiental e ISO 27001 para la Seguridad de la Información, estas auditorías son vitales para evaluar la conformidad y la eficacia de los sistemas implementados.
El control de documentos ISO 9001 es uno de los primeros temas que ocupan la atención de los profesionales encargados de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. La percepción inicial, alimentada por los comentarios de quienes ya han pasado por ahí, es que ISO 9001 requiere muchos documentos.
Esto puede ser cierto, especialmente para algún tipo de organización. Pero, ¿es la creación de muchos documentos el objetivo de una Sistema basado en la norma ISO 9001?
El control de documentos ISO 9001 es apenas el necesario para garantizar la operabilidad y la eficacia del Sistema, la capacidad para mejorarse a sí mismo y el cumplimiento del objetivo esencial: mejorar la calidad y la satisfacción de los clientes.
¿Por qué se necesita el control de documentos ISO 9001?
Es importante hacer una aclaración inicial: la expresión “documentos”, que solía aparecer acompañada de “registros”, desaparece en la edición 2015 del estándar de Gestión de la Calidad.
Ahora, el término de uso común es “información documentada”, que hace referencia a la información que la organización debe controlar y mantener, así como el medio que la contiene.
Dos conceptos importantes se derivan de esto: no basta producir documentos. Es preciso controlarlos. Y, además, el término “información documentada” engloba toda clase de formatos, aún aquellos que prescinden del papel, como archivos digitales, memorias USB, discos, servicios en la nube…
¿Cuáles son los requisitos sobre control de documentos ISO 9001?
Aunque el número de documentos disminuye de forma ostensible en la edición 2015 de ISO 9001, la lista de documentos que exigirá el auditor, y que deben ser objeto del control de documentos ISO 9001 sigue siendo relativamente extensa. Los documentos esenciales para obtener la certificación son:
El alcance del Sistema de Gestión.
Los procesos y los mecanismos para verificar su efectividad.
¿Cuáles son los requisitos sobre control de documentos ISO 9001?
El control de documentos ISO 9001 va más allá de producir los documentos mínimos enumerados en el apartado anterior. La norma establece unas pautas sobre cómo debe ejercerse el control de documentos ISO 9001. Algunos de estos requisitos son:
La identificación o etiqueta de nuevos documentos.
Formatos habilitados para crear nuevos documentos.
Verificación de la certeza de la información contenida en el documento.
Verificación periódica de la integridad y preservación de la información.
Disponibilidad y accesibilidad de la información.
Trazabilidad de los cambios de la información.
Herramientas para asegurar el uso del documento actual.
Controles para proteger los documentos y su contenido.
Proceso de actualización de documentos, autorizaciones y permisos.
Organizaciones complejas requerirán de forma inevitable el uso de una plataforma que cuente con un módulo de gestión eficaz de documentos. La Transformación Digital pone hoy a disposición de las organizaciones herramientas eficaces para garantizar la integridad, fidelidad e incorruptibilidad de la información.
¿Cómo ejercer un control de documentos ISO 9001 efectivo?
Muchos documentos se generan, modifican, actualizan y conservan en medios digitales. Esto realza la importancia de contar con herramientas informáticas adecuadas para la gestión de documentos moderna que se integren al uso de herramientas ofimáticas de uso masivo en todo el mundo.
Este tipo de control aborda el ciclo de vida completo del documento, desde su concepción inicial, su creación, su proceso de aprobación, sus actualizaciones, la disponit8ibildiad y accesibilidad, pero, sobre todo, la trazabilidad y el control de versiones.
En algunas organizaciones, el papel sigue reinando. Pero, no por esto se pueden o se deben abandonar los mínimos conceptos de Seguridad de la Información.
El control de documentos en ISO 9001 debe basarse en las solicitudes de la norma, sea cual sea el formato en que se almacene la información. Y más allá de la tecnología o del uso o no de papel, es la formación y la capacidad de los profesionales encargados, el elemento esencial de cohesión en la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz.
Diplomado en Gestión de la Calidad ISO – 9001:2015
El Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 es el programa de formación más completo y reconocido del mercado, para la formación de profesionales expertos en el área de calidad y en la auditoria de Sistemas de Gestión de la Calidad.
Los alumnos de este programa de excelencia, tienen además la oportunidad de aplicar para obtener el Certificado ERCA – Registro de Auditores Certificados de Europa -, reconocimiento que les permitirá trabajar en cualquier país de Europa o de América Latina. Este Diplomado tiene una convocatoria abierta ahora. Conócela aquí.
Cada vez más organizaciones optan por implementar ISO 14001 a nivel global. Las razones son varias, pero la principal es que la visión sobre la Gestión Ambiental ha cambiado de forma radical en este siglo.
El cuidado del medio ambiente ha dejado de ser un asunto de imagen o una tendencia, para convertirse en un tema de supervivencia. El objetivo ahora va más allá de detener el deterioro del planeta: se busca revertir los efectos de la industrialización y el consumo excesivo.
En la cláusula 1 del estándar de Gestión de Calidad, se aborda el alcance de ISO 9001, es decir, el propósito y ámbito de aplicación de la norma.
El alcance define los logros que se anticipan del sistema de gestión y, como se detalla en la cláusula 4, estos deben estar en consonancia con el contexto de la organización. Es importante tener en cuenta que el alcance de ISO 9001 es único para cada organización.
El mercado laboral en los niveles más altos y especializados es altamente competitivo. El Auditor ISO es un profesional que desarrolla su carrera en esas esferas, y por ello está obligado a ofrecer cada día mejores resultados, utilizando menos tiempo y menos recursos.
El Auditor ISO es el eje de la mejora continua en diversos Sistemas de Gestión en su organización, o en varias, cuando actúa como consultor externo. Destacarse y obtener una reputación como profesional idóneo, eficiente, confiable y reconocido, es el objetivo de cualquier Auditor ISO.
El número de organizaciones que optan por implementar un Sistema de Calidad basado en ISO 9001:2015 crece en todo el mundo. Las razones son muchas: aprovechar oportunidades comerciales sin fronteras, satisfacer las expectativas de los clientes, adoptar las mejores practicas de gestión de la calidad, mejorar de forma continua y, en general, generar credibilidad y confianza en todas las partes interesadas que trabajan de forma integrada con el negocio.
En 2030, el mercado de certificaciones ISO sobrepasará los treinta mil millones de dólares en el mundo. El incremento anual es superior a la tasa de crecimiento global de las naciones, y la estandarización de procesos en diferentes áreas se convierte en una forma de asegurar el cumplimiento, pero también en una herramienta estratégica y competitiva para las organizaciones.
Entre las certificaciones ISO se destaca la de calidad, ISO 9001. Es la que mayor tradición y experiencia reúne, la más implementada y la que se convierte en punto de referencia al hablar de certificaciones ISO.
Aumentar la satisfacción del cliente con ISO 9001 es uno de los objetivos que esperan alcanzar las organizaciones que implementan el estándar internacional para la gestión de la calidad más adoptado en el planeta.
Aumentar la satisfacción del cliente con ISO 9001 es algo más que mejorar un indicador. Es una ventaja competitiva real y evidente. Los clientes satisfechos repiten compras a lo largo del tiempo, atraen nuevos consumidores y mejoran la imagen de la marca.
Además de los objetivos de negocio que fijan cada año, las organizaciones también persiguen metas como obtener la certificación de una norma ISO, implementar Sistemas de Gestión y mejorar su capacidad de cumplimiento en diversas áreas, como calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo o seguridad de la información.
Lograr la certificación de una norma ISO contribuye a alcanzar los objetivos comerciales. Pero también asegura la operabilidad de la organización en un marco de seguridad normativo y regulatorio en las áreas que aborda el estándar que se adopta.
