Para ser un buen auditor de calidad hay que contar con competencias y habilidades que permitan desarrollar la labor auditora de manera óptima y que se garantice la mejora continua del sistema.
El conocimiento se convierte en la fuente principal para lograr las capacidades necesarias; pues saber cómo funciona un proceso de auditoría, no solo sirve para llevarla a cabo, sino también para poder resolver cualquier obstáculo que pueda surgir en la tarea y para contar y ofrecer la confianza requerida para superarla con éxito.
El número de empresas certificadas en alguna de la serie de normas ISO 9000 en el mundo ya pasan del millón. Se trata de organizaciones que han invertido en la implementación de sistemas de gestión de la calidad, algunas de ellas desde la aparición de la primera versión de las normas en 1987.
Hoy, 32 años después, la serie de normas ISO 9000 se convierte en el estándar de calidad más utilizado en el mundo. Conocer y comprender su origen, así como su proyección hacia el futuro, puede ser un aliciente más que allane el camino hacia la certificación.
La producción y prestación de servicios según ISO 9001 es una cuestión clave para asegurar la calidad y se aborda en la cláusula 8.5 de la norma. Se trata de un requisito ya presente en la revisión de 2008, en concreto en su punto 7.5.2 y figura de nuevo con algunas variaciones en la revisión de 2015.
Pocas cláusulas de ISO 9001:2015 resultan tan completas como la 7.4 sobre comunicación. La comunicación con la alta dirección, concretamente, es un requisito de gran interés, pero también presenta una gran complejidad.
Sin una comunicación eficiente, fluida y transparente, la posibilidad de que las cosas no salgan como se desea es mucho mayor. Y esto es aun más relevante cuando el déficit se encuentra en la comunicación con la alta dirección. Así, resulta esencial romper las barreras e intentar cerrar la brecha que separa a los profesionales de la calidad con la alta dirección de la organización.
Una organización funciona como un enorme organismo que está dividido en áreas y departamentos que ejercen su función particular. De este modo, la capacitación en ISO 27001 es uno de los elementos que hace posible que un sistema de gestión de la seguridad de la información funcione como debe y cumpla con su parte dentro de la complejidad del sistema general al que pertenece.
La capacitación en ISO 27001 requiere especial atención, pues gracias a ella, la organización puede garantizar la integridad de uno de los activos comerciales más importantes: la información.
GAP análisis, auditoría interna y evaluación previason herramientas de gran importancia para la gestión de sistemas basados en normas ISO. Sin embargo, para muchos profesionales en ese ámbito, y en particular dentro de la gestión de la calidad, no siempre está claro en qué difieren entre ellas. Por eso, hoy llevamos a cabo una comparativa con la intención de aclarar cuál es la diferencia entre GAP análisis, auditoría interna y evaluación previa.
Comprender y definir el contexto para la gestión de riesgos en ISO 9001 es una de las modificaciones más importantes promovidas por la revisión 2015 de la norma. Esto supone que el sistema de gestión de la calidad tome en consideración, para la gestión de riesgos, el contexto en el que la organización está insertada.
Además de establecer ese contexto, la organización debe demostrar haberlo hecho. Contar con algunas pautas, como las que ofrecemos a continuación, puede facilitar llevar a cabo este proceso.
Cuando una organización afronta un proceso de auditoría de ISO 9001, es preciso programarlo y conocer cuánto tiempo será necesario para llevarlo a cabo. Los días de auditoría estarán determinados por el tamaño de la organización, el número de empleados, la complejidad, la naturaleza de la organización y los riesgos a los que está expuesta.
Los días de auditoría están definidos de acuerdo con los parámetros dispuestos por el IAF (Foro Internacional de Acreditación). Mientras las auditorías internas pueden ser flexibles en este punto, las auditorías externas deben ser más rigurosas.
ISO 9001, en su cláusula 8.4, solicita a las organizaciones determinar y aplicar criterios para la evaluación, selección y calificación de proveedores externos. De lo anterior se infiere que la organización debe establecer asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001, para satisfacer el requisito de la norma.
Se entienden como proveedores externos aquellos que la organización necesita para realizar sus procesos, productos y servicios, en conformidad con los requisitos de la norma, atendiendo los requisitos de calidad de sus clientes. Crear asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001 puede ser un desafío muy positivo, ya que evitará que se generen problemas más adelante. Veamos cómo debe hacerse.
Establecer asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001 parte de la calificación
Las organizaciones certificadas buscan otras organizaciones que también lo están para establecer asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001. La calificación de los proveedores es el primer paso en el camino de la creación de esta colaboración.
Al realizar la calificación de los proveedores, es importante tener en cuenta que no basta con evaluar unos documentos. El contexto que la norma describe es mucho más complejo. Parte de un proceso de selección inicial, llegando hasta el seguimiento y la evaluación del desempeño.
En el proceso de calificación, previo a la creación de asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001, podemos considerar tres etapas principales:
1. Evaluación inicial del proveedor
Por regla general, es importante solicitar toda documentación que garantice la ejecución de las actividades del proveedor de acuerdo con los requisitos legales, estatutarios y los que solicita ISO 9001. Algunos ejemplos de información solicitada pueden ser:
Datos de registro.
Licencia de operación, o equivalente en cada país.
Certificaciones ISO.
En este momento es usual pedir al proveedor que responda algunos cuestionarios. Estos sirven para verificar el historial de suministro y aportan datos muy útiles para la evaluación inicial.
Debemos siempre analizar los posibles impactos que un determinado proveedor puede tener sobre el producto o servicio de la organización. En muchos casos, realizar una visita a las instalaciones del proveedor resulta imprescindible para identificar posibles problemas que no se puedan hallar en un análisis documental.
La evaluación inicial, aunque arroje resultados altamente satisfactorios, no basta para asegurar que no se presentarán problemas. Lo importante es tener herramientas de prevención. Así, durante el ciclo de vida de asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001, la supervisión y el monitoreo constante son fundamentales.
Si existe concordancia entre la orden de pedido y la factura.
La calidad del producto o servicio recibido.
Elementos como precio, atención, garantía, soporte, posición en el mercado, localización, también tienen impacto importante y deben ser monitoreados de forma constante.
3. La reevaluación
Las reevaluaciones son esenciales para demostrar si los documentos y las certificaciones del proveedor siguen respaldando su calidad y si los controles y el monitoreo han sido efectivos.
Generalmente, estas reevaluaciones se producen con una periodicidad predeterminada: anual o semestral. Sin embargo, cada organización define estos parámetros para cada proveedor, de acuerdo con su trayectoria e historial de cumplimiento.
Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
Con el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, dispuesto por la Escuela Europea de Excelencia, estará perfectamente preparado para implementar todos los requisitos de la norma con seguridad, y también para auditar un sistema de gestión basado en ella.
