Crear y lanzar un sistema de gestión de riesgos es una tarea fundamental para las organizaciones que desean proteger sus activos y garantizar su sostenibilidad a largo plazo. Para anticiparse y mitigar los riesgos es importante prepararse y entender cuáles son los puntos críticos que enfrenta el profesional que lidera el proyecto de creación del sistema.
Hay un concepto primario que hay que asimilar antes de iniciar la tarea: el sistema de gestión de riesgos se construye para mantener a salvo a la organización. No para cumplir con el requisito de algún regulador o la solicitud de una norma.
Por supuesto, el cumplimiento normativo es importante. Pero las organizaciones necesitan entender que el sistema de gestión de riesgos es en la práctica una importante ventaja competitiva y estratégica. En este artículo, exploramos los 3 pasos fundamentales para comenzar este proceso de manera efectiva.
¿Qué pasos seguir para iniciar la creación de un sistema de gestión de riesgos?
Un sistema de gestión de riesgos tendrá alcance sobre todas las áreas de la organización. Es el escudo protector para toda la organización y la matriz que servirá de ejemplo para el trabajo de tratamiento de riesgos en puntos específicos, como seguridad de la información o gestión ambiental, por ejemplo.
La dimensión del proyecto explica la dificultad en establecer un punto de partida. Los siguientes tres pasos pretenden salvar ese escollo:
1. Crear un marco seguro para el sistema de gestión de riesgos
El sistema de gestión de riesgos requiere una estructura, un marco sólido para operar. Y los elementos que conforman este marco, inicialmente, son tres: gobernanza, cultura y objetivos.
Gobernanza
La gobernanza, a su vez, incluye liderazgo de la Alta Dirección, procesos eficaces, capacidad para tomar las mejores decisiones en el momento oportuno, todo ello alineado con los objetivos de negocio de la organización.
Cultura
La cultura hace referencia al conocimiento y la concienciación que posean los empleados sobre gestión de riesgos y, particularmente, del enfoque basado en el riesgo a la hora de asumir todas las tareas, desarrollar los procesos y tomar decisiones.
Objetivos
Los objetivos, finalmente, se fijan en base a lo que espera la Alta Dirección del proyecto. Estos objetivos deben fijarse para periodos de tiempo inmediatos, a medio y a largo plazo. Es importante que todos los empleados de la organización conozcan los objetivos del sistema, y entiendan por qué se fijaron y por qué son importantes para la Alta Dirección.
2. Crear una política de alto nivel
La política será en adelante el documento que guiará a todos los empleados, especialmente a los que asuman responsabilidades dentro del sistema, en la toma de decisiones y la ejecución de procesos.
La política recoge todo lo que se ha mencionado en la construcción del marco, del primer paso, así como la expresión de liderazgo y compromiso de la Alta Dirección. Es importante conservar en este documento un nivel aceptable de flexibilidad, que permita la actualización ante circunstancias que así lo exijan, pero no tan a menudo que le reste la importancia y el respeto que merece.
Una buena idea es incluir, como puntos de referencia, otros documentos que sí puedan ser modificados con mayor facilidad y frecuencia. Es importante que este documento considere algunos elementos esenciales:
- El lugar jerárquico, ejecutivo y administrativo, que ocupará el sistema dentro del organigrama de la organización.
- La persona responsable del sistema, que debe ser nombrada por su posición o cargo y no por su nombre. Esto implica que la persona que ocupe la gerencia de riesgos, en el futuro, será también responsable de dirigir el sistema de gestión de riesgos.
- Estructura del sistema, que comprende comités, representantes, delegados y personas con responsabilidades en cada área.
Finalmente, se definirán y describirán los mecanismos que tendrá a su disposición la Alta Dirección para inspeccionar, supervisar y revisar el desempeño del sistema. Estos mecanismos los puede ejercer la Alta Dirección por sus propios medios o delegando tal responsabilidad a un auditor cualificado, incluso si este ha sido formado dentro de la organización.
3. Diseñar e implementar los procesos
Con el marco y la política, el sistema está listo para diseñar los procesos necesarios para identificar, comprender, evaluar, clasificar, categorizar y tratar las amenazas en todas las áreas en las que está expuesta la organización.
El diseño de los procesos también necesita incorporar algunos elementos clave:
- Técnicas y modelos a utilizar para la identificación de riesgos.
- Indicadores para definir el rendimiento de los procesos.
- Flujos de trabajo prácticos.
- Recursos tecnológicos requeridos por cada proceso para operar con efectividad.
- Necesidades de capacitación y formación, especialmente de empleados clave con responsabilidades dentro del sistema.
Las organizaciones que cuentan con el soporte tecnológico apropiado para automatizar y digitalizar sus sistemas de gestión, encontraran mejores oportunidades para gestionar sus riesgos. Contar con profesionales formados en Gestión de Riesgos para dirigir y asumir las diferentes tareas del sistema, es finalmente un recurso indispensable para el éxito del proyecto.
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