La auditoría externa en ISO 45001 marca un hito definitorio en el proceso de implementación de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, ya que es el paso que otorga la certificación de que la organización cumple con las mejores prácticas en esta cuestión. Así, se garantiza que los procesos, los sistemas y la documentación son adecuados y alcanzan la conformidad con los requisitos del estándar internacional.
Durante la auditoría externa en ISO 45001, el auditor, y su equipo, cuando es procedente, visitan las instalaciones de la organización en busca de evidencia que pruebe la conformidad con los requisitos del estándar. Es el momento en el que se compara lo que la organización dice que ha hecho con lo que realmente sucede en el día a día, bajo la mirada del auditor externo del organismo certificador.
En este momento culminante, la preparación resulta especialmente importante. Hoy proponemos tres pasos con los que prepararse y con los que la organización pueda obtener el mejor provecho de la auditoría externa en ISO 45001.
Pasos para preparar la auditoría externa ISO 45001
Se supone que la organización que afronta una auditoría externa en ISO 45001 ya ha ajustado su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo; ha detectado problemas potenciales, los ha notificado a los responsables y ha tratado de ponerles solución desde la causa raíz. Es fundamental que esto sea así, porque si se pasan por alto disconformidades, aunque sean pequeñas, puede ocurrir un efecto dominó y llegar a un mal resultado en el proceso de auditoría.
En este sentido, antes de afrontar ese proceso de examen externo, se debe atender la preparación en tres frentes:
1. Preparar a los empleados
Los empleados son la materia prima con la que trabaja el auditor. Por eso, siempre será importante asegurar que todos ellos estén preparados para responder sus preguntas, y puedan suministrarle, sin reparos, la evidencia solicitada.
Es importante que los empleados, en todos los niveles, entiendan que la auditoría, a pesar de que así lo parezca, no es una prueba de conocimientos. Más importante que tener la respuesta de forma inmediata es demostrar que siempre se sabe en dónde buscarla y consultarla.
La preparación de los empleados requiere considerar la respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿El auditor necesitará examinar toda la documentación de los procesos o tan solo una muestra aleatoria?
- ¿Hay miembros específicos del personal con los que el auditor deba hablar y estos están disponibles para la visita?
- ¿Existe algún tipo de glosario o vocabulario que necesiten conocer los empleados para entender con claridad las preguntas del auditor?
2. Preparar las instalaciones
Siempre es necesario proporcionar algún tipo de equipo especial o espacio de oficina para los auditores. Esto implica también verificar que las áreas que visitará el auditor estén limpias y ordenadas; porque el auditor siempre considerará que tras el desorden y el desaseo hay no conformidades escondidas.
Dentro de la preparación de las instalaciones se incluye, asimismo, asegurar la disponibilidad y el acceso a la información desde cualquier punto. Los armarios, cajones de archivos, tableros de anuncios o mostradores, entre otros, son lugares que despiertan especial interés para los auditores externos.
3. Prepararse para el auditor
El auditor tiene requerimientos que son recurrentes y usuales. Una copia del Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como de los procedimientos del sistema, son un ejemplo de ellos. También es probable que el auditor necesite un guía que lo acompañe en su recorrido por las instalaciones y que lo presente ante los empleados que serán entrevistados. Es importante que este guía entienda que su función es apenas asistencial. No debe interferir, responder por los empleados, conducir las entrevistas o interrumpir, a menos que la pregunta sea específicamente dirigida a él.
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