Algunas organizaciones han avanzado en la práctica de auditorías en remoto de sistemas de gestión en años recientes. Y lo han hecho, incluso antes de la emergencia sanitaria, porque las auditorías en remoto ofrecen beneficios y posibilidades que, en muchas circunstancias, permiten aumentar el alcance, disminuir costes y lograr los objetivos en tiempo récord. No obstante, la nueva normalidad ha potenciado su empleo como nunca antes.
Hoy, la práctica de auditorías en remoto es posible y fácil gracias a los instrumentos que aportan la tecnología y la digitalización, y traen evidentes ventajas a organizaciones que tienen varias ubicaciones en un mismo país, en otras naciones, o incluso, en otros continentes. De hecho, este tipo de auditoría es reconocido por ISO, y por ello está aceptado en la norma ISO 19011.
Las auditorías en remoto son el futuro en el universo ISO y en las diferentes áreas donde son requeridos procesos de auditoría. Pero ¿en qué consisten y qué tipos de ellas existen?
En qué consisten las auditorías en remoto
Las auditorías en remoto, o auditorias virtuales, permiten auditar procesos en cualquier lugar del mundo, desde una ubicación remota, como su nombre lo indica. Y lo hacen gracias al apoyo tecnológico.
En la práctica, el auditor adopta muchas de las técnicas de auditoría estándar que utilizaría durante una auditoría in situ. Así, la forma de tratar al auditado, tomar como base única los requisitos de la norma que audita, evaluar los procesos de la organización, obtener evidencia, tener una mente abierta y hacer uso de su sentido común son algunos de los comportamientos que no tienen porque variar en una auditoría remota.
No obstante, en la distancia hay elementos que necesariamente han de cambiar. Y para ello existen herramientas que facilitan la práctica de auditorías en remoto. Tenemos Internet, por supuesto, pero también las diferentes plataformas de videoconferencia, teléfonos inteligentes, correo electrónico, sistemas de circuito cerrado de TV, drones…
¿Existen varios tipos de auditorías remotas?
De acuerdo con los requisitos y el alcance, las auditorías en remoto se pueden clasificar en cuatro tipos diferentes:
- Auditoría completa: desde la planificación hasta la práctica, incluido el control y seguimiento posteriores, todo se lleva a cabo de forma remota, utilizando las herramientas necesarias.
- Auditoría restringida: en este modelo, el auditor está presente físicamente en algunas de las actividades, mientras que aquellas que entrañen una gran dificultad de desplazamiento o de seguridad, se llevan a cabo desde la distancia.
- Auditoría posterior: se utilizan las herramientas para auditoría remota para realizar el monitoreo y seguimiento posteriores, especialmente para verificar la implementación de acciones correctivas y su efectividad.
- Auditoría externa: cuando es requerido, el auditor consulta a expertos externos que se encuentran en cualquier lugar del mundo. También es posible solicitar auditorías externas a organismos competentes que ofrecen este tipo de servicio para obtener la certificación correspondiente.
El futuro de las auditorías en remoto
Las auditorías remotas son hoy tendencia. La planificación y la comunicación son esenciales para asegurar que la tarea se ejecute de la mejor manera posible. Garantizar la seguridad de la información protegiendo datos relevantes, así como obtener evidencia confiable a distancia es algo que puede suponer un desafío. Esto ha llevado a ISO 19011:2018 a considerar nuevas especificaciones para realizar auditorías remotas.
De este modo, es lógico esperar que en los programas de formación para auditores, cada día se dé más cabida a las técnicas y metodologías para la práctica de auditorías remotas. Pues disponer de auditores capacitados para realizarlas se está convirtiendo rápidamente en algo imprescindible para las organizaciones.
Curso Método de Auditorías Remotas de Sistemas de Gestión
El futuro de la auditoría ISO viene acompañado de las auditorías remotas que dejan importantes beneficios en muchas circunstancias. Esa es la razón por la que desde la Escuela Europea de Excelencia se ha diseñado el Curso Método de Auditorías Remotas de Sistemas de Gestión. Se trata de un programa que capacita para realizar este tipo de auditorías a través de un manejo de herramientas adecuado, para proteger la información a la vez que se consigue la evidencia necesaria.
Este programa, que ha tenido una gran acogida en tiempos de nueva normalidad, es agregado ahora a varios de nuestros cursos tradicionales, en un atractivo pack dirigido a la gestión de la calidad, a la seguridad y salud en el trabajo o a la seguridad de la información.
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