La necesidad de certificar más de una entidad legal bajo una misma acreditación ISO 9001 es más común de lo que creemos. Y también lo es para las pequeñas y medianas empresas, que representan la mayor parte del conglomerado económico, no solo en Europa.
Este tipo de organizaciones son dinámicas, creativas, innovadoras y, sobre todo, ingeniosas a la hora de optimizar sus recursos de espacio, recursos humanos y logística. Se trata de organizaciones con localizaciones o producciones separadas que pueden corresponder a diferentes entidades legales, lo que genera la necesidad de certificar más de una entidad legal bajo una certificación ISO 9001.
¿Es esto posible? lo cierto es que sí, pero es preciso tener en cuenta algunas consideraciones, especialmente al determinar el alcance.
Certificar más de una entidad legal bajo una misma certificación
Empecemos por hacer una aclaración: la estructura legal no es el criterio para expedir una certificación ISO, por lo menos no lo es en el caso del estándar de calidad ISO 9001. Esa es una de las razones por las que en el escenario ISO se habla de organizaciones, y no de empresas o compañías como solemos hacer en el mundo comercial o en el lenguaje coloquial.
Una organización es un complejo articulado de personas y recursos que comparten un espacio y una dirección común para alcanzar unos objetivos y producir bienes y servicios de acuerdo con una conducción estratégica coordinada.
La entidad legal, por otra parte, atiende a la necesidad gubernamental de individualizar empresas de acuerdo con objetivos fiscales, tributarios y de aplicación de normas regulatorias.
Siguiendo este criterio sí es posible certificar más de una entidad legal bajo una certificación ISO 9001. Pero, por supuesto, es necesario que el organismo certificador comparta esta interpretación. Por ello, el primer paso es exponer el caso ante el organismo escogido y esperar su respuesta.
Más allá de eso, es preciso realizar otras consideraciones:
La importancia del alcance
Sabemos que ISO 9001:2015 requiere que determinemos el alcance del sistema como una de las primeras acciones para implementar la norma en una organización (cláusula 4.3). La norma también nos solicita determinar el contexto y las partes interesadas.
En resumen, se trata de reunir el conocimiento que se tiene sobre la organización y los factores que afectan a la misma y a sus partes interesadas. Sobre ese conocimiento es sobre el que se deben basar las políticas y el mismo sistema de gestión de la calidad.
Entonces, el primer paso es recopilar la información completa que nos permita definir el contexto, el alcance y las partes interesadas y sus necesidades para todas las entidades legales o ubicaciones, cuidando que nada quede fuera. Esto puede ser así tanto para una organización que fabrica dos productos diferentes bajo dos entidades legales distintas como para aquella que elabora el mismo producto en diferentes localizaciones correspondientes a distintas entidades legales.
En este punto puede surgir una pregunta interesante: dos organizaciones vecinas, con el propósito de ahorrar costes, ¿podrían implementar un SGC común y obtener una única certificación? Evidentemente no. Demos un repaso hacia atrás en este mismo texto y recordemos que la definición de organización requiere “una dirección común”.
Aclarado este punto y una vez queden bien definidos hasta dónde abarcan estos conceptos de alcance, contexto y partes interesadas en la organización, es preciso tenerlos en cuenta para elaborar políticas, plantear objetivos y en definitiva para implementar el sistema de gestión apropiado.
Por supuesto, el ahorro de dinero y la simplificación en el proceso de implementación y certificación es el factor más interesante para optar por certificar más de una entidad legal bajo una certificación ISO 9001. Pero, en algunos casos, abordar la definición de contexto y alcance y su aplicarla en la gestión del sistema en este tipo de situaciones puede llegar a ser un verdadero problema.
Es aquí en donde se requiere un profesional cualificado y experto en la norma ISO 9001:2015, que ayude a la organización a tomar la mejor decisión.
Muchos profesionales preguntan si pueden certificar más de una entidad legal bajo una misma #CertificaciónISO9001. Aprendemos cómo hacerlo. Share on X31
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