Cualquier sistema de gestión tiene un coste. Presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001 ayuda a la organización a conocer el valor económico estimado que representa dicho proyecto y que permite obtener los beneficios de un sistema para la seguridad y salud en el trabajo.
Presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001 implica considerar recursos organizacionales, horas de trabajo de muchas personas, recursos físicos, capacitación… Cuanto mayor conocimiento se tenga de la fuente y el valor de cada uno de estos recursos, mayores son las posibilidades de ajustarse en el presupuesto y alcanzar el éxito en el proyecto. De ahí la importancia de realizar un presupuesto de modo adecuado.
Presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001
Implementar un sistema de gestión basado en la norma ISO 45001 no difiere mucho de otros proyectos similares, como ISO 14001 o ISO 9001. En estos proyectos, se requiere utilizar personas con conocimientos y habilidades para alcanzar metas y objetivos.
Los beneficios resultantes de contar con un presupuesto correcto son varios. Entre ellos, el más importante es que nos permite disponer de una garantía mucho mayor en cuanto a la asignación de recursos durante el proceso.
Dos momentos que implican costes a tener en cuenta
Básicamente encontramos dos tipos de costes durante el proceso de implementación de ISO 45001 que requieren atención y asignación de recursos para asegurar la marcha del proyecto:
- Costes iniciales: se trata de los costes en los que se incurre para cumplir con los requisitos del estándar y hacer que estos funcionen para la organización. Al presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001 podemos anticipar y predecir la asignación de recursos, y así, planificar y controlar el progreso del proyecto.
- Costes continuos: la implementación de un sistema de seguridad y salud en el trabajo no tiene fin. Es una tarea continua que demanda recursos de operación constantes. Esto no significa que no podamos conocerlos con anticipación. Al presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001, podemos proyectar estos costes en el tiempo y asegurar una asignación de recursos anual.
Pasos a considerar para garantizar la asignación de recursos
Ya sabemos que presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001 marca una gran diferencia en comparación con las implementaciones que se realizan a ciegas en términos de asignación de recursos. Pero, ¿cuáles son exactamente los pasos que afectan en este presupuesto?
- Obtener apoyo para la gestión inicial: el inicio del proyecto requiere una mayor inyección de recursos, y esta es una responsabilidad de la alta dirección.
- Estructurar el proyecto: es posible eliminar las pérdidas y optimizar el uso de los recursos con un modelo que permite pronosticar y planificar costes, evaluando los riesgos y las oportunidades del proyecto.
- Definir el contexto y el alcance: el alcance del sistema y el contexto de la organización definen en gran medida la asignación necesaria de recursos para el proyecto de implementación.
- Implementación básica del sistema: en esta etapa se definen necesidades ineludibles en materia de documentación, por ejemplo, que igualmente significan costes y por ende asignación de recursos.
- Identificar riesgos y oportunidades, evaluarlos y tratarlos: esto requiere mucho tiempo, esfuerzo y personal para recopilar información (por ejemplo, propietarios de procesos, usuarios clave, etc.) Cuanto mayor sea el alcance, más costes se asociarán con esta actividad.
- Implementar los procesos y procedimientos: los recursos que intervienen aquí son difíciles de planificar al inicio del proyecto, porque requieren información precisa que aparece tras desarrollar las primeras etapas. Sin embargo, un análisis de brechas inicial puede aportar una luz sobre los costes que implicará en su momento esta implementación de procesos y procedimientos.
- Entrenamiento, sensibilización y comunicación: el número de personas que tienen que involucrarse en el proyecto, conocerlo y recibir capacitación, así como sus conocimientos previos determina los recursos necesarios para lograr este objetivo.
- Supervisar, monitorear y evaluar: la marcha normal del sistema no debería suponer mayores costes, pero sí actividades de monitoreo, medición y supervisión, dentro de las cuales se incluyen, por supuesto, las auditorías tanto internas como de certificación.
- Mejora continua: el diseño e implementación de acciones correctivas o para aprovechar las oportunidades suponen costes que deben ser considerados al presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001.
- Certificación: finalmente, la certificación tiene un coste que varía para cada país, y dependiendo del organismo certificador elegido, el tamaño de la organización y su complejidad.
Tipos de costes asociados a un proyecto de implementación de ISO 45001
Según los pasos a los que hemos hecho referencia, podemos identificar diferentes tipos de costes asociados con la implementación:
- Costes de personal.
- Costes de materiales, equipos, herramientas, instalaciones, documentos, software, alquileres, estructura…
- Costes de proveedores de servicios, contratistas, transportes…
- Costes de capacitación y formación.
En la elaboración de un presupuesto, es necesario calcular estos costes para cada paso para obtener una imagen presupuestaria completa.
Impacto del modelo de implementación elegido para la planificación presupuestaria
Presupuestar un proyecto de implementación de ISO 45001 ayuda a la organización a elegir el enfoque de implementación que resulta más adecuado. Algunas de las opciones son: realizarlo por cuenta propia, contratar un consultor externo o aplicar un modelo híbrido en el que se capaciten empleados en el interior de la organización, pero también se obtenga soporte externo.
Se quiera realizar la implementación con apoyo externo o no, la capacitación y la formación resultan ser elementos clave para el éxito del proyecto, aunque lo son en muy diferentes grados. Conviene hacer las siguientes preguntas:
- ¿Las personas del equipo de implementación tienen conocimientos asociados a la gestión de proyectos?
- ¿Tienen experiencia con proyectos similares?
- ¿Pueden asumir responsabilidades en el SG-SST tras la implementación?
- ¿Qué conocimientos, experiencias y capacidades requieren de acuerdo al modelo que perseguimos emplear?
La respuesta a estas preguntas determina las necesidades de capacitación y formación, que también han de incluirse en un presupuesto para ISO 45001. En este sentido, hemos de valorar que esa inversión se queda en la organización por largo tiempo, mientras el gasto en un consultor externo, por ejemplo, debe asumirse cada vez que necesitemos de nuevo su apoyo. Según las circunstancias hay que decantarse por uno u otro modelo y en cualquier caso incluir los costes derivados al presupuestar el proyecto.
Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001
La Escuela Europea de Excelencia ha pensado en las organizaciones que encuentran necesidades de formación y capacitación durante la implementación de sus sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Por ello, ha diseñado el Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001. Se trata de un programa de excelencia que realiza un recorrido por todos los requisitos de la norma y las claves para la transición desde OHSAS 18001, para que sus alumnos puedan implementar, mantener y auditar este sistema de gestión en cualquier organización.
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