Aun para un auditor interno experimentado, la situación de auditar a la alta dirección puede resultar intimidante; pero es un requisito que se debe cumplir. Por ello, es necesario, especialmente para un profesional novel, conocer los requisitos para auditoría ISO 9001 y recibir algunos consejos prácticos para abordar la misión.
Los requisitos para auditoría ISO 9001 son la carta de navegación del auditor interno en esta complicada labor. Pero, dada la calidad y la jerarquía del auditado, debe navegar estas aguas con cautela y precaución.
La tarea no será fácil, pero lograrlo con éxito es posible siguiendo algunos consejos.
Consejos para auditar a la alta dirección según los requisitos para auditoría ISO 9001
Incluso el CEO de la organización, desde su alta posición, entiende la importancia y la necesidad de las auditorías internas. Así, puede ser el más interesado en que la labor del auditor interno sea exitosa. Pero también es posible que no lo entienda así, o que no se muestre totalmente abierto durante la misma. Es entonces cuando los siguientes consejos serán de gran utilidad:
Los requisitos para auditoría ISO 9001 son la base de la entrevista
Cuando le encomiendan la importante labor de auditar a la alta dirección, uno debe conocer la norma ISO que ofrece directrices para la práctica de auditorías: ISO 19011:2018.
De acuerdo con este estándar, y con los requisitos para auditoría ISO 9001, deben abordarse los siguientes temas cuando se audita a la alta dirección:
- Compromiso de gestión de la alta dirección.
- Contexto y partes interesadas.
- Riesgos y oportunidades.
- Enfoque en la satisfacción del cliente.
- Política de calidad, objetivos y planes de acción.
- Responsabilidad y autoridad.
- Comunicación interna.
- Rendimiento de la producción, los servicios y los procesos.
- Revisión de la gestión en general.
Una vez tenemos claro los temas que trataremos, una forma de romper el hielo e iniciar la entrevista es hablar sobre el contexto de la organización. Sobre esta cuestión se puede esperar una respuesta amplia y de la que será posible extraer valiosas conclusiones para la auditoría. Y para que así sea, el auditor debe tener un gran conocimiento sobre esta cuestión .
Limite la entrevista a la norma ISO 9001
No olvide que en este campo el auditor es el experto. Es quien mejor conoce los requisitos para auditoría ISO 9001 y la conversación no tiene por qué abandonar el terreno de la norma en el que se encuentra cómodo. También deberá dejar a un lado los temores y las emociones.
Cuando se aborda un tema, es mejor realizar preguntas concretas y directas, de tal forma que el auditado responda con precisión y prontitud. Recuerde que el tiempo más importante dentro de la organización es el de este auditado.
Al final, los informes de auditoría se alimentan con las respuestas. En la medida en la que las preguntas sean las correctas, y hayan sido bien planificadas, el resultado será óptimo. Después de todo, se está hablando con la persona que mejor conoce la organización.
La #AltaDirección también debe ser auditada. Esta es una de las labores más difíciles para un #AuditorInterno. Conozca tres consejos útiles. Share on XUtilice un lenguaje técnico, pero comprensible para el director
Un auditor interno de calidad tendría que ser la persona que mayor conocimiento tenga sobre ISO 9001 en la organización. Pero no conviene abusar de la terminología y las expresiones técnicas. Seguramente el auditado tiene conocimientos de la norma, pero no siendo su área de trabajo, nunca serán iguales que los del auditor.
Para que la alta dirección se sienta cómoda y la conversación fluya de forma armónica, el auditor debe traducir los términos propios de ISO al idioma cotidiano y de negocios utilizado en el sector de la economía en que opera la organización.
Por ejemplo, no es apropiado mencionar que existen no conformidades derivadas de información mal documentada. Es mejor hablar de los costes ocasionados por el uso de documentos desactualizados, como instrucciones técnicas obsoletas.
Y ¿qué pasa con las no conformidades?
Este es uno de los temas que más preocupa a los auditores en el evento que nos ocupa. Un primer consejo sería tratar de ser muy diplomáticos y educados cuando se trate de comunicar a la alta dirección el incumplimiento de alguna de sus responsabilidades con el sistema de gestión de la calidad.
Pero si se tiene algún problema con eso, simplemente se puede terminar la entrevista y reservar los comentarios sobre no conformidades para el informe final de la auditoría, el cual seguramente será suscrito por el auditor en jefe y por todo el equipo de auditores.
De cualquier forma, la alta dirección debe entender que el objetivo principal de la auditoría no es otro que perseguir la mejora continua de la calidad. Y este es un objetivo que al final beneficia a toda la organización, en todos los niveles.
Curso Auditor Interno ISO 9001:2015
Para el auditor interno que asuma la responsabilidad de auditar a la alta dirección, el conocimiento y la formación son esenciales. La Escuela Europea de Excelencia ha dispuesto el Curso Auditor Interno ISO 9001:2015, para los profesionales del área de calidad que deseen especializarse como auditores o que necesiten actualizarse a la edición 2015 de la norma.
Este programa de formación, está avalado por ERCA y faculta así a los auditores para ejercer su labor en la Comunidad Europea. Se trata de un programa de cupos limitados, pero aún puede obtener su plaza inscribiéndose aquí.
