Las auditorías internas en las organizaciones
Antes de analizar hoy los pasos para hacer una auditoría interna, debemos prestar atención a que este proceso de realización de las auditorías internas, es visto a menudo por algunas de las organizaciones como un mero proceso que tienen que realizar con el fin de poder mantener la certificación ISO 9001.
Sin embargo, esta percepción sobre las auditorías internas que tienen algunas empresas es errónea, ya que su función es mucho más importante que tan solo esa. Tienen una función mucho más eficaz dado que al hacer un seguimiento de los procesos de la organización con mayor frecuencia y detalle, permite la mejora de los mismos y, en consecuencia, contribuye a la mejora continua de la organización de su conjunto.
Más información sobre las auditorías necesarias según la ISO 9001 podéis encontrarla en el siguiente vídeo “El enfoque de las auditorías en la ISO 9001 2015 [Vídeo]”.
Pasos para hacer una auditoría interna
Los encargados de los diferentes procesos que tienen lugar en la organización, han de ver la auditoría interna como una forma de contar con una visión externa que le permita observar con detenimiento cada proceso y así de esta forma poder identificar las áreas a mejorar para lograr una mayor eficiencia del mismo.
Pues bien, sin más, vamos a presentar los cinco pasos para hacer una auditoría interna, viendo la mejor forma en que la misma puede servir a los propietarios o encargados de los procesos internos para mejorarlos.
Paso 1 La planificación del programa de auditoría
En este primer paso, se va a plantear un calendario de auditorías. Este paso de contar con un programa de auditoría global es sumamente relevante dado que permite que todos puedan saber cuándo será auditado cada uno de los procesos durante el próximo ciclo para el cual se defina el programa, que normalmente suele ser un año.
Cuando una organización muestra esta transparencia al tener un calendario con las futuras fechas de auditoría, está transmitiendo un mensaje de confianza a sus empleados así como un apoyo a los propios encargados de los diferentes procesos al permitir a estos aplicar a tiempo las mejoras y la recopilación de la información necesaria ante estas auditorías previstas en el calendario.
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Paso 2 Planificación de la auditoría de procesos
Una vez establecido el plan general anterior, el siguiente de los pasos para hacer una auditoría interna es planificar y confirmar con los propietarios de los procesos las auditorías de proceso individual.
El plan general, que se define en el paso uno, es una guía de referencia para tener una aproximación sobre la frecuencia y fechas con la que los procesos serán auditados. Sin embargo, es en este segundo paso cuando se llega a una confirmación con mayor exactitud mediante la colaboración entre el auditor y el propietario de cada proceso respecto al mejor momento para revisar el proceso. El mejor momento para realizar tal auditoría de cada proceso, será cuando el propio auditor compruebe los comentarios anotados sobre el propio proceso en auditorías previas y cuando el propietario de proceso identifique las áreas a comprobar por el auditor.
Paso 3 Realización de la Auditoría
Toda auditoría se debe iniciar con una previa reunión entre el auditor y el propietario del proceso, para que entre ambos aprueben el plan de auditoría.
El auditor podrá reunir la información que necesite por varias vías, como pueden ser la revisión de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un análisis de los datos extraídos del proceso o bien a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento.
Con esta recaudación de información, el auditor busca verificar que el proceso es eficaz produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona según lo previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.
Para aportar valor al proceso que se está auditando, una buena acción del auditor es no solo reflejar las partes que no funcionan bien, sino también indicar aquellas áreas del proceso que pueden funcionar aún mejor de lo que lo hacen si se hacen algunas modificaciones. En nuestro artículo 5 cosas que un auditor interno nunca debería decir, recogemos también algunos ejemplos prácticos a tener en cuenta durante la realización de la auditoría.
Paso 4 Informar sobre la auditoría
Una vez finalizado el proceso de comprobación y recopilación de información sobre el proceso objeto de la auditoría, es necesario efectuar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso con el fin de que haya un flujo de información. En esta reunión, el encargado del proceso debe quedar informado sobre las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que, aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.
Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho flujo de información del auditor al encargado quede grabada y así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias.
Paso 5 Seguimiento de las mejoras planteadas
Este quinto y último de los pasos para hacer una auditoría interna es un paso esencial. El seguimiento de los problemas encontrados, así como de las posibles mejoras sugeridas, es vital para asegurarnos el éxito de la auditoría efectuada y, en última instancia, de la mejora continua del proceso en cuestión.
Conclusión
En resumen, con este artículo hemos visto el buen provecho que se puede sacar a las auditorías internas desde un enfoque de mejora de procesos, ya que vemos la auditoría interna no sólo como un procedimiento para mantener nuestros certificados, sino como una herramienta de gran utilidad para ayudar a mejorar continuamente a los procesos llevados a cabo en el seno de la organización. Y como bien sabemos, el enfoque de mejora continua de procesos es uno de los elementos clave de todo Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001 en su versión de 2015.
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