Documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001

Con la publicación de la norma ISO 45001:2018, los expertos en seguridad y salud en el trabajo inician la investigación sobre los requisitos de la norma, bien sea para hacer la transición desde OHSAS 18001 o para emprender el camino hacia la certificación en la nueva norma. Los documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001 son un buen punto de partida en cualquiera de los dos casos.

Dos claves dentro de la norma nos indican el tipo de documento que se está demandando: “conservar información documentada como evidencia de…”, nos indica que los registros deben generarse. Por otra parte, “mantener como información documentada” sugiere que el documento tendrá que ser desarrollado, incluyendo los procedimientos.

Pero ¿Cuáles son esos documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001? Hoy compartimos una lista de ellos, y también de los que no son obligatorios, con el ánimo de facilitar la labor de los expertos en seguridad y salud en el trabajo, para quienes ya empieza a correr el término de tres años para completar la transacción u obtener la certificación.

Lista de documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001:2018

Iniciemos por los documentos obligatorios que son solo 7. A continuación, de cada uno de ellos, encontrará la cláusula que lo exige:

  • Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – 4.3
  • Política de Salud y Seguridad Ocupacional – 5.2
  • Autoridades y responsabilidades dentro del SG-SST – 5.3
  • Procesos dentro del plan de Salud y Seguridad Ocupacional para abordar riesgos y oportunidades – 6.1.1
  • Criterios y Metodologías para la evaluación de los riesgos en el SG-SST – 6.1.2.2
  • Planes y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional para ser alcanzados – 6.2.2
  • Preparación para emergencia y planes de respuesta – 8.2

Hasta aquí, los documentos obligatorios requeridos por ISO 45001. Veamos los registros:

  • Riesgos y oportunidades en Salud Ocupacional y Seguridad en el Trabajo. Acciones para abordarlos – 6.1.1
  • Requisitos legales y de otro tipo – 6.1.3
  • Evidencia de competencia – 7.3
  • Evidencia de comunicaciones – 7.4.1
  • Planes de respuesta a situaciones de emergencia – 8.2
  • Resultados de mediciones, monitoreos y análisis de desempeño – 9.1.1
  • Mantenimiento, calibración o verificación del equipo de monitoreo – 9.1.1
  • Resultados de las evaluaciones de cumplimiento – 9.1.2
  • Programación de auditorías internas – 9.2.2
  • Informes de auditorías internas – 9.2.2
  • Resultados de la revisión de la gestión – 9.3
  • Incidentes, no conformidades y las acciones correctivas que hayan tomado – 10.2
  • Resultados de cualquier acción y acción correctiva, incluida su calificación de efectividad – 10.2
  • Evidencia de los resultados de la mejora continua – 10.3
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Documentos no obligatorios

Muchos documentos no son obligatorios según ISO 45001. Sin embargo, pueden resultar de gran utilidad en la implementación del sistema:

  • Cómo determinar el contexto de la organización y las partes interesadas – 4.1
  • Manual de Salud Ocupacional y Seguridad en el Trabajo – 4
  • Procedimiento de consulta y participación de los trabajadores – 5.4
  • Procedimiento para la identificación y evaluación de riesgos – 6.1.2.1
  • Procedimiento para la identificación de requisitos legales – 6.1.3
  • Procedimiento para la comunicación – 7.4.1
  • Procedimiento para el control de documentos y registros – 7.5
  • Procedimiento para la planificación y el control operativos – 8.1
  • Procedimiento para la gestión del cambio – 8.1.3
  • Procedimiento para la medición, monitoreo y análisis – 9.1.1
  • Procedimiento para la evaluación del cumplimiento – 9.1.2
  • Procedimiento para la auditoría interna – 9.2
  • Procedimiento para la revisión de la gestión – 9.3
  • Procedimiento para la investigación de incidentes – 10.1
  • Procedimiento para el Manejo de No Conformidades y Acciones Correctivas – 10.1
  • Procedimiento para la mejora continua – 10.3

Si nos detenemos un poco en los documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001, notaremos que se conserva el mismo enfoque de otros estándares que han sido revisados en años recientes.

Los documentos y los registros en un sistema de gestión permiten garantizar la coherencia entre los procesos y proporcionar evidencia de que los procedimientos requeridos han sido implementados y se aplican en la práctica, lo que, al final del día, significa que el sistema funciona, es eficaz y su implementación ha resultado exitosa.

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