Organizar un manual de políticas y procedimientos de Calidad, es una tarea que requiere investigación, recopilación de información y planeación, incluso si usted es un avezado profesional en Gestión de la Calidad, conocedor a fondo del negocio de la organización.
Recopilar información es el primer paso para organizar un manual de políticas y procedimientos de Calidad, y es probable que sea esta la labor que más dificultad entrañe. Después, la redacción puede ser una tarea compleja, ya que se debe asegurar la legibilidad y la facilidad de consulta del documento por parte de los interesados.
¿Cómo hacerlo? Compartimos en nuestra entrada de hoy 3 pautas para organizar un manual de políticas y procedimientos de Calidad con éxito y, hasta cierto punto, con facilidad.
Pautas para organizar un manual de políticas y procedimientos de Calidad
1 – La estructura
Si ya hizo un análisis profundo de la organización, es apenas natural que haya recolectado una gran cantidad de información para incluir en el manual de políticas y procedimientos de calidad.
Lo procedente ahora es clasificarla de acuerdo con los temas, así:
1— Términos y definiciones.
2— Identidad de la organización.
2.1— Misión.
2.2— Visión.
2.3— Valores.
3— Certificaciones Sistema de Gestión.
4— Política de Calidad.
5— Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
6— Procedimientos de Calidad.
7— Documentación de los Procedimientos de Calidad.
8— Interacción de los procesos.
2 – Explicar cada uno de los temas de la forma más sencilla posible
Ahora que ha definido la estructura, solo es cuestión de completar cada ítem, de acuerdo con la información recopilada. Para seguir esta estructura, es bueno explicar algunos de los elementos enumerados:
La “Identidad de la Organización” describe qué es la organización y su cultura como tal. Este tema lo podemos dividir en cuatro tópicos, a saber:
- Presentación de la organización: breve descripción de ella, de lo que hace y sus datos principales como ubicación, formas de contacto, nombres de los funcionarios principales, etc.
- Misión: es la razón principal de la existencia de la organización. La razón por la cual está en un determinado mercado y el papel que desempeña en la sociedad.
- Visión: son las metas y los desafíos que la organización enfrenta hacia el futuro. La posición que desea ganar en el mercado, cómo quiere ser reconocida, los indicadores financieros que desea alcanzar. Aclaremos que esto NO es un requisito exigido por ISO 9001. Sin embargo, contribuye a la comprensión de los objetivos de calidad propuestos y a la creación de una cultura de calidad sólida y sostenible.
- Valores: son los principios que deben guiar las acciones dentro de la organización, códigos éticos de comportamiento y todo aquello que delimite las actuaciones de todos los miembros de la organización en su trabajo diario.
El alcance determina los límites del Sistema de Gestión de la Calidad en su organización, especificando, por ejemplo, las áreas, productos o líneas de productos que están cubiertos por la certificación.
En cuanto a los procesos documentados, las organizaciones deben documentar aquellos procesos clave en el desarrollo de su actividad.
Finalmente, para concluir este capítulo, la interacción de los procesos hace referencia a la manera como se conecta uno con otro o con otros, de forma sencilla. Las infografías, diagramas de flujo y organigramas son herramientas muy útiles para desarrollar este punto.
3 – Tenga cuidado con la legibilidad del manual
No ayuda organizar un manual de política y procedimientos de Calidad, utilizando una gran cantidad de palabras técnicas que algunos o muchos empleados no conocen.
Debemos entender que leer un manual, asistido por un diccionario técnico, no resulta para nada práctico, sobre todo cuando hablamos de empleados esenciales para algún proceso, pero que solo cumplen funciones operativas.
Si es imprescindible usar alguna palabra técnica compleja, lo mejor es añadir una explicación comprensible para todo tipo de lector, entre paréntesis. Otra opción es colocar un apóstrofe que remita a una nota explicativa o añadir un glosario al final de la edición.
El tamaño de la letra, el tipo de fuente, la lógica en la numeración y acudir a una buena estructura práctica y organizada contribuyen a mejorar la legibilidad del manual y su facilidad para consultarlo.
Si se emplean gráficas, diagramas o imágenes, conviene contar con la asesoría de un diseñador gráfico, para no correr el riesgo de crear una especie de “Frankenstein” que, con solo abrirlo, espante a quien se atreva a consultarlo.
Por último, hágase la siguiente reflexión: ¿el manual de políticas y procedimientos de Calidad, es el primer ejemplo de que existe una cultura de calidad en su organización?
Si aún tiene dificultades para organizar un manual de políticas y procedimientos de Calidad, tenemos para usted una recomendación más:
Curso Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001 2015
La Escuela Europea de Excelencia ha desarrollado un programa de formación titulado Curso Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001 2015, en el cual los alumnos sumarán competencias que les permitan asumir con profesionalismo las tareas prácticas que implica la certificación o la migración a la edición 2015 de la norma ISO 9001.
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