Prácticamente cada momento de nuestras vidas nos encontramos obteniendo datos, en ocasiones estimamos distancias y en otras medimos el consumo de agua en nuestras casas. Siempre que comparamos la magnitud de una variable contra una unidad de medida estandarizada por nosotros mismos o por un organismo internacionalmente válido, estamos midiendo.
Imagine una vida sin comparar, en esa circunstancia no podríamos elegir, ni afirmar cuando un auto consume menos gasolina que otro. En las organizaciones, las mediciones son necesarias en todos los niveles y ámbitos.
Las comparaciones generan datos, cuantitativos, cualitativos, textuales o sensoriales, y gracias a ellos se pueden tomar las decisiones correctas en el momento adecuado. ¿Cuándo fue la última vez que tomó la temperatura corporal de un ser querido? ¿Cuál fue la decisión tomada? … Y un investigador… ¿qué clase de mediciones realiza?, un profesor o un vendedor de alimentos al menudeo?
En las organizaciones, la necesidad de tomar decisiones es algo cotidiano, sin embargo, no todos los emprendedores o los Directivos pueden describir el sistema de medición que tienen instalado. Esto dificultaría actividades como la comercialización de cualquier bien, o la globalización.
En cada comparación, la medición arroja el valor que en ese momento tiene una variable, por ejemplo, y ese dato “indica” su estado permitiendo comprender algún síntoma. Los indicadores, entonces, indican el estado de algo., son los signos vitales. Saber si se logra la visión o la misión, requiere un indicador, así mismo, saber si el cliente está satisfecho exige otro indicador específico.
Cuando los indicadores han sido definidos de forma coherente e integral respecto de la visión, la misión, la estrategia y las políticas, entonces se puede afirmar que se cuenta con un sistema de medición alineado a la estrategia.
No existe un conjunto de “indicadores correctos” para medir un nivel de desempeño. Las referencias de distintos autores sobre las características de los indicadores varían en número y tipología, pero de manera general se puede afirmar que no cualquier dato es un buen indicador, tampoco se deben tener muchos indicadores. Al contrario, se deben usar la menor cantidad posible de indicadores, los que ofrezcan la mayor cantidad posible de información. No todo lo que se mide es útil, con frecuencia se pierde el enfoque.
Una de las maneras de no perder el enfoque es diseñar un sistema de medición con indicadores propios, manual o con software, pero que genere información útil, información que permita proponer hipótesis en las relaciones causa efecto y lleve paulatinamente a la mejora de la gestión.
Conviene recordar que cada indicador requiere de responsables de su medición, de técnicas o equipo para su medición y tiempo para su medición, tratamiento y reporte, en suma, cada indicador consume recursos. Entonces los aspectos de presupuesto y personas que midan, analicen y evalúen, también forman parte del diseño del sistema de medición. Por malos diseños se ha escuchado alguna vez mitos como “cada vez que se mide el proceso ruedan cabezas”, o “la medición es difícil y costosa” o peor aún “no hay tiempo para medir”.
Se invita al lector a considerar las múltiples aristas que tiene este tema, a considerar todos los aspectos a revisar, definir o redefinir en sus organizaciones, para afinar el sistema de medición.
