Aplicar el alcance de la auditoría puede representar un desafío, si tenemos en cuenta que, a menudo, los auditores ven entorpecida su labor, o incluso, pueden ser objeto de engaño o fraude.
Desarrollar una auditoría, tratando de salvar los obstáculos que pone la organización auditada, es la razón más común por la cual el auditor no logra aplicar el alcance de la auditoría, lo cual es en extremo preocupante, sobre todo si se trata de una auditoría de certificación ISO 9001:2015.
En una de nuestras recientes entregas, hicimos referencia a las estrategias que puede implementar el auditor para evitar los retrasos, cuando los auditados así lo desean.
Pues bien, los obstáculos propuestos por los auditados para impedir al auditor aplicar el alcance de la auditoría, bien pueden complementar nuestro texto anterior. En esta ocasión, a la situación teórica propuesta, agregamos algunas experiencias de auditores que han pasado por nuestro Curso Auditor Interno de Calidad ISO 9001:2015. Veamos:
Obstáculos presentados para impedir aplicar el alcance de la auditoría
1) La Alta Dirección no informa a cada una de las áreas los requisitos específicos de la auditoría, por lo que los empleados evaluados protestan durante la reunión de apertura, consumiendo tiempo valioso y retrasando el cronograma de actividades.
“Durante una auditoría reciente, el alcance era evaluar la implementación de dos fases, como parte de un plan de reconstrucción en varios sitios. Los administradores no informaron en cada una de las sucursales la realización de la auditoría y los requisitos para esta, razón por la cual se presentó una larga discusión que generó retrasos en el cronograma. Pensamos que se trataba de una estrategia para impedir la auditoría.
2) Los empleados impiden la revisión de los registros necesarios para aplicar el alcance de la auditoría. Ellos argumentan que no tienen autorización de la Alta Dirección para suministrar esa información.
“Durante otra auditoría, aunque se efectuó una reunión de apertura ágil y rápida, al iniciar el desarrollo de las actividades programadas, algunos empleados de áreas críticas, se negaron a suministrar registros e información que constituían evidencias, si no presentábamos un permiso firmado por el CEO de la organización.”
3) Los auditados, desvían el propósito de la auditoría, discutiendo sobre temas no pertinentes, como sus condiciones salariales o su relación con sus superiores.
“En una auditoría reciente, el empleado presentaba evidentes muestras de deficiencias en los procesos a su cargo. Cuando se le solicitó que realizara el proceso para tomarlo como evidencia, inicio una diatriba incoherente sobre sus condiciones laborales y la forma en que era tratado por sus superiores”
4) Los Gestores del Sistema, programan la auditoría en horarios en los que la organización funciona al mínimo de su capacidad.
“Cuando este caso se presentó, la línea de producción de la organización auditada estaba prácticamente paralizada, ya que esta era la jornada de menor operación. Aunque los empleados argumentaron que se programó así, con el fin de disponer de mayor tranquilidad para realizar la labor, lo cierto es que los hallazgos y las no conformidades sobresalen durante la hora pico de operación”
Estrategias para evitar que se impida aplicar el alcance de la auditoría
Ya conocemos las estrategias de los auditados para obstaculizar la labor del auditado. Ahora veamos las técnicas que puede poner en práctica el auditor, para aplicar el alcance de la auditoría:
1) Exponer, desde la reunión de apertura, el alcance real de su trabajo. Esto hará que la auditoria progrese y los auditados no se encuentren con sorpresas que resultan incómodas para ambas partes.
2) Obtener confirmación escrita por parte de la Alta Dirección, acerca de la comprensión del trabajo a realizar, así como de los recursos humanos, técnicos, financieros, documentales y de información necesarios para aplicar el alcance de la auditoría.
3) Ser asertivo y demostrar autoridad. Recuerde que el auditor es el que hace las preguntas, el que indaga y el que sigue el plan y el cronograma diseñado para la auditoría. No permita que los auditados impongan sus normas. Ante un obstáculo o un intento deliberado de impedir la labor, registre la no conformidad.
Curso Auditor Interno de Calidad ISO 9001:2015
La capacitación y la formación son herramientas esenciales a la hora de sortear estos inconvenientes. El Curso Auditor Interno de Calidad ISO 9001:2015 proporciona las competencias necesarias para aplicar el alcance de la auditoría en cualquier tipo de organización.
