Implementar un Sistema Integrado de Gestión ISO, cualquiera que sea el enfoque que se adopte, es una labor que debe ser tratada y administrada como un proyecto. Ello indica que es necesario seguir una serie de pasos para armonizar la gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, de forma coherente y exitosa.
El sistema no solo debe armonizar los diferentes temas que abarcan los estándares involucrados, sino que debe acoplarse con la estrategia de negocios de la organización.
Hay pasos que resultan clave en el camino hacia la integración. Implementar un Sistema Integrado de Gestión ISO, requiere de la existencia de un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la norma ISO 9001, certificado y auditado.
De no ser así, el camino será mucho más largo. A continuación, describimos los pasos a seguir, partiendo de la base de que la organización ya cuenta con un sistema de gestión de la calidad eficaz y operativo.
Pasos a seguir para implementar un Sistema Integrado de Gestión ISO
Como ya lo hemos advertido, la integración se debe gerenciar como un proyecto. Por tal razón, el primer paso es designar un equipo de proyectos, que cuente con un líder y en el que no debe faltar un representante de la Alta Dirección.
A continuación, podemos seguir con:
- Determinar los objetivos de la integración, definiendo el alcance del sistema integrado y elaborando un plan de producción que incluya un cronograma de actividades con fechas de vencimiento.
- Acordar como se tratará la transición de los sistemas existentes, al nuevo sistema armonizado, lo cual puede requerir la participación de varias partes interesadas, en los temas laborales, de calidad y medioambientales.
- Establecer los documentos clave y la nueva estructura general de los documentos que producirá el sistema integrado. Es importante que las partes interesadas participen aportando experiencias que permitan entender cómo se relacionan los diversos tipos de documentos entre sí.
- Definir un plan de proyecto detallado, en el que se considere el monitoreo y la revisión periódica. Este plan requiere aprobación de la Alta Dirección y la asignación de recursos por parte de ella – la Alta Dirección —.
- Realizar un análisis de las partes interesadas para establecer sus necesidades y sus expectativas sobre la integración.
- Analizarlos procesos del negocio.
- Determinar, clasificar y priorizar los riesgos en todas las áreas de la organización.
- Formular políticas operativas que conduzcan a la formulación de estructuras de control, que servirán de guía para el diseño de procesos administrativos y comerciales dentro de la organización. En este punto, es relevante definir con claridad, “quien hace que”, “donde lo hace” y “como lo hace”.
- Recopilar la información, el conocimiento sobre la documentación existente.
- Documentar el sistema de gestión integrado.
- Comunicar el plan del proyecto a los gestores de los diversos sistemas – si es que existen —, y a las partes interesadas en cada uno de ellos.
- Capacitar y formar empleados en la gestión de sistemas integrados.
- Formular un plan para que se logre la continuidad en la certificación de los sistemas de gestión existentes.
Implementar un Sistema Integrado de Gestión – La formación
Estos son los pasos, pero sin duda la capacitación y la formación son fundamentales a la hora de emprender el camino hacia la integración. Esto resulta mucho más fácil gracias al Curso Sistemas Integrados de Gestión que puede encontrar en nuestra Oferta Formativa.
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