Metodología para actualizar el Sistema de Gestión de Calidad a la nueva ISO 9001:2015

Actualizar el Sistema de Gestión de Calidad a la nueva ISO 9001:2015

Con la publicación de la última actualización de la norma ISO 9001, es preciso actualizar el Sistema de Gestión de Calidad y aplicar una metodología para la implementación y certificación, así como la transición y actualización, de los sistemas a la nueva versión ISO 9001:2015.

Metodología para actualizar el Sistema de Gestión de Calidad a la nueva ISO 9001:2015

Para aquellas organizaciones que aún no hayan comenzado a actualizar el Sistema de gestión de Calidad, proponemos seguir los siguientes pasos:

Estudiar los nuevos requisitos de la norma

Dentro de la organización es importante estudiar los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015 de forma tanto individual como colectiva para conseguir una consolidación del trabajo en equipo.

Dado que el periodo de tiempo disponible para realizar la transición (septiembre de 2018) es ajustado, realizar formaciones y talleres acerca de las novedades de ISO 9001:2015 contribuirá en gran medida a acelerar este paso.

Diagnóstico sobre el sistema de gestión actual

Tomando como base de referencia la nueva versión ISO 9001:2015, la organización debe identificar qué requisitos ya se cumplen en su sistema actual, los que deben ser revisados, mejorados y actualizados debido a las modificaciones de la nueva versión de la norma, y los requisitos que aún no se encuentran en el sistema y deben ser diseñados, elaborados e implantados.

Este paso es clave para actualizar el Sistema de Gestión de Calidad a la nueva ISO 9001:2015, ya que permitirá a cada organización detectar fisuras en el cumplimiento de cada requisito de la norma, y diseñar y ejecutar un plan de acción eficaz que actúe como guía en el proceso. Esto ayudará a la exitosa implementación y certificación de ISO 9001:2015.

Herramientas de análisis, como la metodología GAP, son de gran ayuda para evaluar el grado de madurez, la evaluación de los recursos necesarios, realizar una priorización de actividades, así como evaluar el impacto que supone el cambio.

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Diseñar y aplicar un plan de acción

Una vez que todos los nuevos requisitos y brechas han sido identificados, es necesario elaborar un plan de acción que contenga los pasos a seguir para llevar a cabo la transición y una guía de implementación.

También se debe tener en cuenta que el plan de acción se puede modificar y ajustar dependiendo de las necesidades y recomendaciones que pueden llegar a surgir en la implementación del sistema de gestión de la calidad.

Algunos de los pasos a seguir que podemos incluir en un plan de acción son:

• Hacer el análisis del contexto interno y externo de la organización. La nueva versión de la norma ISO 9001:2015 hace mucho hincapié en la identificación de los factores internos y externos que afectan la actividad de la organización, ya que de estos depende la consecución de los objetivos marcados.
• Invertir en formación para los miembros de la organización. Es importante que todas las personas que integran el equipo de trabajo tengan la formación adecuada sobre los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015, para que el camino se realice eficazmente.
• Determinar las partes interesadas de la organización. La última actualización de la norma define con detalle las personas u organizaciones que pueden afectar o verse afectados por la organización, las partes interesadas juegan un papel relevante en la toma de decisiones o en la actividad de negocio.
• Analizar que el alcance del sistema es el adecuado para las partes interesadas y el contexto de la organización. Los propósitos de la organización pueden estar definidos en los objetivos, la visión o la misión, entre otros. Los factores tanto internos (cultura, los valores, etc.) como externos (legales, tecnológicos, etc.) deben ser tenidos en consideración a la hora de analizar el contexto de la organización.
• Hacer el análisis de la política de calidad, la misión y la visión de la organización. En la última revisión de la norma, la Alta Dirección cobra mayor protagonismo, como responsable de que la política y los objetivos de calidad estén integrados con el contexto y la estrategia organizativa.
• Realizar una verificación en los objetivos de calidad. Los objetivos de calidad deben estar claramente definidos en el Sistema de Gestión de Calidad para su evaluación y mejora continua.
• Analizar y actualizar los enfoques que intervienen en la organización. Estos enfoques pueden ser: entender las expectativas y necesidades de los clientes, medir y hacer el seguimiento de la satisfacción del cliente o llevar a cabo las acciones adecuadas, entre otros.
• Hacer una comprobación al mapa de procesos. Este debe ser sencillo y breve, y al mismo tiempo, debe ser comprendido e interpretado adecuadamente por todas las partes interesadas. Si bien, también se debe tener en cuenta la corrección de los procesos y su interacción en la operatividad.
• Analizar cómo se hace la gestión de riesgos en la organización. La nueva versión de la norma hace especial énfasis en el enfoque basado en riesgos en los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015, dado que, los riesgos —positivos o negativos— afectan a la actividad de negocio.
• Realizar una buena gestión documentada. La nueva norma establece la necesidad de identificar los documentos del sistema que necesitan ser actualizados, actualizarlos y, si se da el caso, elaborar unos nuevos. Y que la información relativa a todo el sistema esté documentada.
• Integrar a los miembros de la organización. La Alta Dirección debe asegurarse de que el personal tiene la formación adecuada y que están implicados con los nuevos cambios.
• Dar formación a los auditores internos. Con la última actualización de la norma ISO 9001:2015, los auditores internos son quienes deben tener un conocimiento detallado de cada requisito o requerimiento de la nueva versión de la norma.
• Hacer una auditoría interna en la organización. Teniendo como referencia la nueva norma ISO 9001:2015, llevar a cabo una evaluación crítica es importante para la mejora continua en la organización.
• Llevar a cabo un plan de acciones correctivas. Se establecen acciones correctivas para los hallazgos, no conformidades y oportunidades que han sido encontramos en la auditoría interna.
• Realizar una revisión general. Finalmente, se debe llevar a cano una comprobación por parte de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad para implantar los nuevos objetivos, esto ayudará a encaminar a la organización en la mejora continua.

Si necesita profundizar en la metodología para actualizar el Sistema de Gestión de Calidad a la nueva ISO 9001:2015 en su organización, nuestro Curso Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001 2015, le ayudará a detectar brechas en el cumplimiento de los nuevos requisitos así como diseñar un plan de acción.