ISO 14001: Elementos necesarios para un programa de auditoría

ISO 14001

Hay  varios elementos que son necesarios para realizar un programa de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental de una forma eficiente, según la norma ISO 14001. Durante este post vamos  a tratar cada uno de ellos por separado, ya que los elementos obligatorios son:

• Planificación
• Comunicación
• Compromiso de la alta dirección
• Preparación de la auditoría
• Buena actitud
• Auditores competentes
• Controlar las no conformidades

Comenzamos explicando cada uno por separado.

La planificación puede ser la parte más importante a la hora de realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001, ya que si se falla a la hora de establecer la planificación seguramente está condenada al fracaso. La planificación debe incluir muchos elementos, como pueden ser:

• Tener preparados todos los procedimientos necesarios y el programa de auditoría.
• Preparar un esquema claro y la agenda de la auditoría, para conocer las fechas en las que se darán todos los acontecimientos.
• Definición de las tareas y las responsabilidades de todo el proceso de auditoría.
• Recopilar y resumir la información ofrecida por el auditor como centro de control del negocio, los esquemas de cómo está organizada la empresa para conocer la situación de cada zona y otras informaciones necesarias.

Otro de los elementos que es muy importante al realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001, ya que una comunicación fluida y oportuna facilita mucho la labor. De una forma normal, auditor coordina el punto focal de la comunicación durante todo el proceso de la auditoría. Se debe clarificar la comunicación de todos los resultados de la auditoría, ya que es de gran importancia, aunque normalmente hay una generación de comunicaciones que son necesarias durante el proceso de auditoría. Éstas incluyen todas las comunicaciones acerca de los cambios que se pueden realizar en el esquema de la auditoría, y comunicaciones acerca de la logística, como puede ser la necesidad de accesos a las áreas restringidas de la organización, la necesidad del equipo de protección para los trabajadores, la guía que tiene que acompañar al auditor, las disposiciones sobre los almuerzos y otros tipos de necesidades que surjan del día a día. La persona que sea responsable de asegurar que las comunicaciones son las adecuadas se tiene que organizar y presentar buenas relaciones interpersonales.

La norma ISO 14001 exige que la organización contraiga un fuerte compromiso con el Sistema de Gestión Ambiental de la empresa, y dicho compromiso de la dirección general con los procesos de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental es obligatorio para que la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental tenga sentido. La alta dirección establece cual será la adecuación, la efectividad y la conformidad de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental que se encuentra basado en los resultados obtenidos de la auditoría, aunque el proceso de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental puede ser una buena herramienta para identificar todas las áreas de mejora continua. Se recomienda que la dirección general forme parte del proceso de auditoría,  asistiendo a las sesiones de apertura y clausura, así como a la programación con todos los auditores durante el tiempo necesario que se estime oportuno para realizar el proceso de revisión.

Se debe ofrece un resumen a los auditados con las cuestiones que se pueden esperar durante la realización de la auditoría en su área de trabajo. Si el tiempo lo permite, se tiene que mantener la comunicación directa entre la dirección, los gerentes, el equipo ambiental, un consultor legal, el responsable de comunicaciones, los trabajadores y las subcontratas.

Presentar una buena actitud frente a la auditoría muestra a los auditores que la empresa desea que su Sistema de Gestión Ambiental sea fuerte y efectivo, además es capaz de realizar los cambios que sean necesarios para poder alinear el Sistema de Gestión Ambiental con los diferentes requisitos de la norma ISO14001. La auditoría del Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001 no tiene que ser contemplada como una lucha por probar quien tiene razón, sino que tiene que ser un intercambio de información con el fin de mejorar dicho SGA.

Si los auditores no son lo suficientemente competentes para llevar a cabo una auditoría del Sistema de Gestión Ambiental según la educación, la formación y la experiencia, todo el proceso de auditoría se encuentra en peligro. La empresa puede definir qué cualidades son requeridas para que el auditor o el equipo de auditoría se consideren competentes. Una vez han sido definidos, la empresa no tiene que admitir a ningún auditor o equipo de auditoría que no cumplan con todas las cualificaciones.

Aunque la auditoría se realice de forma minuciosa, las no conformidades no se tratan con acciones correctivas y preventivas, siguiéndolas hasta el final, el principal objetivo de las auditorías será frustrado. El auditor jefe es el que consolida la respuesta del auditado ante una no conformidad. En muchos casos, la empresa puede que desee ir tras la pista de las no conformidades utilizando una herramienta tipo software u otro método más centralizado.

El Software ISOTools Excellence simplifica la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes medioambientales, haciendo mucho más fácil la recopilación de información frente a una auditoría, bien sea interna o externa para obtener la certificación. Además de posibilitar la integración de la norma ISO 14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.