La adopción e integración de sistemas de gestión ISO es un proceso complejo incluso para los profesionales del área. El conjunto básico de estándares está conformado por ISO 9001 (Calidad), ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo) e ISO 14001 (Gestión Ambiental), a los que perfectamente se podrían añadir Seguridad de la Información o Cumplimiento. En este escenario, la aplicación de la IA puede ser de gran utilidad para implementar sistemas ISO.
Las empresas necesitan de estas herramientas de gestión para garantizar su operabilidad, su eficiencia y el cumplimiento de sus objetivos ambientales y de sostenibilidad. Si es posible utilizar la IA para implementar sistemas ISO, para disminuir los tiempos de implementación, optimizar los recursos, automatizar tareas y mejorar los resultados finales, no aprovecharse de ello es un error.
Cómo utilizar la IA para implementar sistemas ISO eficientes
Las formas en que puede ser útil la IA para implementar sistemas ISO de forma eficiente son varias y muy diferentes, entre ellas, las que se mencionan a continuación:
1. Gestión de riesgos
La gestión de riesgos es el eje central en cualquier sistema de gestión ISO. Siendo un poco más precisos, es posible entender que existen una serie de requisitos, en las cláusulas 4 y 5, que sirven para establecer contexto y dotar al sistema de herramientas útiles para esta tarea.
A continuación, vienen requisitos específicos para realizar la gestión de riesgos y luego, en las cláusulas finales, requisitos para medir la eficacia, identificar problemas y reiniciar un ciclo que conduce de nuevo a un nuevo proceso de identificación, evaluación, priorización y tratamiento de amenazas. ¿Cómo puede apoyar este trabajo la IA para implementar sistemas ISO?
- IA realiza análisis predictivo con base en informes y registros históricos, propios o de otras industrias similares, que permite identificar riesgos con suficiente anticipación.
- IA vigila, supervisa y monitorea de forma continua la evolución de las estrategias implementadas, advirtiendo sobre desviaciones en los procesos, anomalías o la aparición de riesgos emergentes.
- IA automatiza tareas de identificación y evaluación de riesgos agilizando los procesos, creando algoritmos que incluyen criterios lógicos y alertando sobre el hallazgo de riesgos nunca identificados, informado cuándo podrían ocurrir y cómo pueden ser eliminados o mitigados.
2. Auditorías internas
La IA para implementar sistemas ISO también es útil en las auditorías internas. Estas, además de ser requisito obligatorio en todos los sistemas ISO, son el motor de la mejora continua. Sin embargo, consumen muchos recursos y tiempo. La Inteligencia Artificial puede facilitar las cosas:
- Planificando las auditorías, analizando los resultados y los datos de anteriores revisiones, inspecciones y auditorías y facilitando la tarea del auditor, que encuentra una bitácora que lo guía por los procesos, áreas o actividades que concentran más puntos críticos.
- Recopilando información y datos de forma automática, reduciendo el trabajo para el equipo auditor y eliminando la probabilidad de que el auditor olvide u omita algo.
- Entregando información en tiempo real que le permite al auditor abordar problemas con los auditados en el momento y agilizar la entrega de informes a la Alta Dirección, al área de cumplimiento o a cualquier otra parte interesada.
3. Necesidades de formación y capacitación
Al implementar sistemas ISO hay que tener en cuenta que solicitan que la organización verifique que los empleados cuentan con competencias, formación y capacitación adecuadas y, de no ser así, que identifique las brechas de formación y las resuelva. Para el cumplimiento de estos requisitos, también es posible contar con el apoyo de la IA:
- IA puede analizar el comportamiento de aprendizaje de cada empleado para formular programas que se acomoden a esas características individuales y específicas.
- Monitorea y supervisa la evolución de cada empleado, de forma individual y en grupo, para establecer la utilidad de los programas y los niveles de absorción de conocimiento.
- Gestiona los procesos de certificación, los adjunta a la ficha digital de cada empleado y conforma un historial que permite establecer qué temas están pendientes y cuáles necesitan actualización periódica.
4. Gestión de proveedores y clientes
Gestionar la relación con proveedores y clientes es una solicitud en sistemas como ISO 9001 o ISO 14001. La colaboración de IA para implementar sistemas ISO en este campo se evidencia en los siguientes aspectos:
- Evaluaciones analíticas de indicadores de rendimiento, de proveedores y clientes, para evaluar el cumplimiento con la respectiva norma ISO.
- Recopilando, analizando y evaluando los comentarios de los clientes para establecer tendencias, identificar problemas u oportunidades de mejora.
- Mejorando procesos en la cadena de suministro para que alcancen la conformidad con los requisitos de los estándares y satisfagan las necesidades y las expectativas de los clientes.
5. Mejora continua
La mejora continua es un requisito presente en todos los estándares ISO. Es una solicitud que requiere que la organización aporte evidencia de cumplimiento. La utilidad de la IA para implementar sistemas ISO, en los que se promueve y evidencia la mejora continua se manifiesta de estas formas:
- Toma de decisiones de IA con base en el análisis de grandes cantidades de datos. Estos informes muestran un mapa digital que muestra áreas susceptibles de ser mejoradas con información detallada sobre lo que hay que hacer para lograrlo.
- Identificación de fallos en los procesos que generan ineficacia, obstaculizan la mejora continua o generan riesgos de no conformidades.
- Comparación del rendimiento de las diferentes áreas de gestión, de los procesos y de los empleados, con respecto a otras empresas de la misma industria o del mismo país.
6. Cumplimiento regulatorio y normativo
IA utiliza asistentes virtuales que pueden realizar vigilancia estricta para verificar el cumplimiento legal y regulatorio, que es requisito obligatorio para implementar sistemas ISO. También puede realizar seguimiento al cumplimiento normativo en cada uno de los sistemas de gestión. Esto lo hace de las siguientes maneras:
- Guiando a los empleados, orientándolos y llevándolos a través de la red de procesos y procedimientos para que encuentren siempre asistencia y cumplan con los requisitos de todo orden.
- Monitoreando los procesos en tiempo real para alertar sobre desviaciones que puedan conducir a incumplimiento normativo, legal o regulatorio.
- Facilitando y automatizando la comunicación entre áreas, departamentos o líderes de los diferentes campos de gestión, para que todos estén alineados con objetivos comunes.
7. Sostenibilidad
Los objetivos de sostenibilidad guardan estrecha vinculación con diferentes estándares: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o ISO 37301. La IA para implementar sistemas ISO también puede desempeñar un rol relevante en el trabajo para alcanzar objetivos de sostenibilidad:
- IA puede regular de forma automática el consumo de energía y de recursos naturales para entregar indicadores riesgo y de rendimiento y ayudar así a lograr objetivos de sostenibilidad.
- Identificando formas de reducir los residuos y optimizando los procesos de eliminación y de disposición final para contribuir al logro de objetivos ESG.
- Analizando y rastreando las emisiones de carbono para obtener indicadores y reducir el impacto ambiental.
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