La auditoría interna ISO 14001 es una de las acciones que más contribuye a la eficacia de un sistema de gestión ambiental. La auditoría es el punto de partida y de llegada para la mejora continua. Solo por eso, ya puede considerarse como la tarea más relevante en un SGA.
La auditoría interna ISO 14001 es también un requisito del estándar. De hecho, es la única forma de preparar el sistema para las auditorías de terceros, sean estas de certificación o de confirmación. Si es tan relevante, ¿por qué no hacer lo posible para obtener todos los beneficios que puede ofrecer? Realizar la tarea de la forma adecuada es una forma de lograrlo.
Cómo realizar una auditoría interna ISO 14001 productiva y exitosa
La auditoría ISO 14001 tiene unos requerimientos propios que se incluyen en el texto de la norma. Es importante, por tanto, conocer y comprender lo que ISO 14001 dice sobre el proceso de auditoría. Esta, por otra parte, no se aparta de las directrices y de las mejores prácticas adoptadas a nivel global con respecto a la evaluación de sistemas de gestión entregadas por ISO 19011.
El éxito de un sistema de gestión ambiental depende de dos componentes esenciales: los recursos tecnológicos adecuados para digitalizar y automatizar el sistema y contar con profesionales formados en gestión ambiental y en auditoría interna.
Con este necesario preámbulo, es posible avanzar en el proceso de auditoría interna ISO 14001, que se desarrolla en cinco pasos:
1. Conocer y entender lo que dice ISO 14001 sobre auditoría interna
La solicitud que ISO 14001 hace en la cláusula 9.2.1 es muy clara. Señala que la organización realizará auditorías internas con intervalos de tiempo planificados. El objetivo es verificar que el sistema cumple con todos los requisitos de la norma, con regulaciones locales o internacionales, que ha sido implementado y mantenido de forma adecuada y que presenta evidencias de mejora continua.
En este resumen, que en el texto de la norma es mucho más extenso, se advierte que es obligatorio realizar auditorías internas al SGA, pero no dice cuántas o con qué periodicidad. En este aspecto, los encargados de la gestión encuentran cierta flexibilidad, que deberá resolverse de acuerdo con la dinámica propia de la organización y los resultados que arroja el sistema.
Crear un programa de auditoría interna ISO 14001
En el programa de auditoría interna, la organización define la frecuencia de las evaluaciones, los métodos que utilizará, las responsabilidades y otras particularidades de la tarea, entre las que se incluyen formalidades como la presentación de informes y los requisitos de documentación.
Tener un programa de auditoría que incluya los elementos mencionados es necesario y obligatorio. En la práctica, un sistema que se prepara para la certificación pasa por tantas auditorías internas como se consideren necesarias. Tras la certificación es posible ver un programa de auditoría interna ISO 14001 operando con normalidad.
2. Elegir el auditor
A la hora de elegir el auditor, la organización encuentra dos opciones: empleados de la organización con capacidad para realizar la tarea o consultores externos. Las organizaciones grandes y complejas suelen tener sus propios auditores certificados porque los han formado o porque en el momento de contratarlos exigieron como requisito la cualificación necesaria.
En organizaciones pequeñas no es muy común encontrar auditores certificados. Por supuesto, siempre será mejor tener auditores que no tenerlos. Una aclaración: los auditores contratados que no pertenecen a la organización también son auditores internos, a menos que la auditoría sea contratada y pagada por un agente externo, como un cliente o un organismo regulador.
Bajo el supuesto de que la organización tiene varias opciones dentro de su personal, es importante utilizar los siguientes criterios de selección:
- Conocimiento del estándar ISO 14001.
- Dominio de las técnicas de auditoría generalmente aceptadas.
- Conocimiento de la industria.
- Independencia del sistema de gestión.
El último criterio hace referencia al precepto universal sobre auditorías: nadie se evalúa a sí mismo. Eso significa que el profesional encargado de dirigir el sistema, aunque tenga las capacidades para auditarlo, no debe hacerlo.
3. Crear un plan de auditoría y realizar la tarea
Con el auditor elegido, y siguiendo el programa establecido, se elabora un plan de trabajo para la auditoría interna ISO 14001. En este plan se fijan el alcance y los objetivos de la evaluación. La auditoría puede ser para un área o proceso, una ubicación o puede ser general. Los objetivos también son diferentes: comprobar la resolución de no conformidades reportadas en auditorías anteriores, verificar la eficacia general del sistema, evaluar el comportamiento de procesos nuevos, etc.
El plan de auditoría incluye las fechas y tiempo estimado de duración de cada actividad. Las actividades suelen ser entrevistas, revisión de procesos, recolección de evidencia documental y toma de registros y datos. Involucran a empleados de la organización a cargo de esas tareas, quienes deben aparecer en el plan para que destinen el tiempo necesario.
Los recursos imprescindibles, además de la disponibilidad de las personas indicadas, también forman parte del plan: estos pueden ser tecnológicos, físicos, financieros o logísticos. Finalmente, el auditor, que ya está en funciones, fija una fecha para una reunión de apertura y otra para una reunión de cierre.
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El eje central del informe de auditoría, que tiene como destinatario a la Alta Dirección, son las no conformidades y los hallazgos. Para llegar a ese punto es preciso hacer un resumen ejecutivo que reproduzca los hechos relevantes de la tarea, así como las metodologías utilizadas y los objetivos que se persiguen.
Ese resumen, aunque breve, debe ser claro, de lectura fácil, con el menor número de tecnicismos y haciendo énfasis en los problemas que requieren solución inmediata. El propósito es entregar una visión real sobre el estado del sistema.
Aunque se mencionen los aspectos positivos, el punto central son las no conformidades. Y no basta con mencionarlas, el auditor necesita ofrecer soluciones. Algunos problemas menores pueden tratarse apenas con una observación, sin que esto obligue a seguir el proceso de tratamiento de no conformidades, que no deja de ser complejo.
El informe de auditoría interna ISO 14001 es un documento útil que debe producir unos efectos positivos para el SGA. Entregado a la Alta Dirección, este debe comunicarse a las partes interesadas, con enfoque en las áreas o los empleados que tendrán que trabajar en el diseño e implementación de acciones correctivas.
El informe de auditoría final tiene como respuesta un informe de gestión en el que se presentan las acciones correctivas que se implementarán para solucionar los problemas. El auditor tiene entre sus funciones la de inspeccionar el proceso y verificar la eficacia de las acciones.
5. Crear una estructura de auditorías tras la certificación
Las auditorías previas a la certificación tienen por objetivo poner a punto el sistema para afrontar la auditoría de terceros. Cuando ya se ha obtenido la certificación, la premura es reemplazada por la flexibilidad y por objetivos a largo plazo. Es entonces cuando los encargados de la gestión y los auditores, si forman parte de la organización, pueden definir un enfoque de auditoría interna ISO 14001 propio.
Enfoque basado en cláusulas
Busca hacer un recorrido ordenado por cada uno de los capítulos del estándar en busca de no conformidades. Si bien es posible obtener una seguridad absoluta sobre el cumplimiento, es posible que se despliegue un esfuerzo muy grande en busca de no conformidades que no siempre son tan relevantes.
Enfoque basado en áreas o departamentos
Es mucho más específico que el anterior. Al delimitar el alcance de la auditoría interna ISO 14001, permite realizar una evaluación profunda y detallada. Sin embargo, es posible que un sistema que adopte este enfoque requiera dos o tres auditorías simultáneas, tantas como departamentos o áreas sea preciso revisar.
Enfoque basado en procesos
Es aún más específico. La auditoría interna ISO 14001 basada en procesos es adecuada para sistemas que han alcanzado niveles de madurez altos, en los que la revisión se puede limitar a unos procesos críticos en los que suelen aparecer problemas recurrentes.
Enfoque basado en riesgos
Propone llevar a cabo la auditoría interna ISO 14001 de acuerdo con los resultados de la gestión de riesgos. Esto significa que, si la evaluación de riesgos determina una alta probabilidad en un proceso o en un área determinada, será en esos puntos en los que se enfocará la auditoría.
Reiterando un concepto ya expresado, una auditoría interna ISO 14001 exitosa incorpora dos componentes esenciales: tecnología y formación. El primero requiere implementar una plataforma tecnológica que automatice y digitalice la gestión. El segundo, profesionales cualificados.
Diplomado en Gestión Ambiental ISO 14001
Las organizaciones modernas necesitan gestionar sus impactos ambientales por responsabilidad social y porque existe un marco regulatorio que así lo exige. El Diplomado en Gestión Ambiental ISO 14001 es un programa de Alto Nivel que tiene por objetivo capacitar a profesionales con un profundo conocimiento de los sistemas de gestión ambiental y del estándar de certificación.
Los alumnos adquieren con él la formación necesaria para planificar e implementar un SGA, pero también para poder realizar su seguimiento con vista a la mejora continua. Con este diplomado, además, podrán realizar auditorías internas al sistema de gestión.
Si estás interesado, inicia ya tu formación. Puedes comprobar, además, si cumples los requisitos para acceder a una de las becas de la Escuela Europea de Excelencia.
