Crear los documentos obligatorios para la ISO 14001:2015 es una de las primeras tareas que deben realizar los profesionales que trabajan en el proyecto de implementación del estándar de Gestión Ambiental. La lectura del texto de la norma permite establecer cuáles son esos documentos, sin embargo, quienes no están muy familiarizados con la estructura y el léxico propio de ISO pueden encontrar ciertas dificultades.
Una de las dudas que pueden surgir es diferenciar claramente cuándo se habla de documentos obligatorios para la ISO 14001:2015 y cuándo se sugiere su uso sin que se exija. También es frecuente no entender con precisión el alcance de la expresión «información documentada«, de uso frecuente en todos los estándares ISO y adoptada por ISO 14001 desde su revisión 2015.
Por estas razones, es importante contar con un listado de documentos obligatorios para la ISO 14001:2015. Es lo que ofrecemos a continuación, complementado con algunos documentos sugeridos que serán apreciados por el auditor de certificación.
¿Cuáles son los documentos obligatorios para la ISO 14001:2015?
Antes de presentar la lista de documentos obligatorios para la ISO 14001:2015 conviene hacer una precisión: desde la edición 2015 de la norma, información documentada agrupa tanto documentos como registros.
En una definición muy sucinta. Se puede decir que los documentos expresan lo que se debe hacer o relatan la forma en que algo se hizo. El registro es un dato, una cifra, una evidencia que se recopila en un momento específico para demostrar que un proceso se ha ejecutado, un procedimiento se ha efectuado o se está cumpliendo con lo dispuesto por una política o por un requisito del estándar.
1. Documentos obligatorios para la ISO 14001:2015
Es importante tener en cuenta que ISO 14001:2015 solo haba de información documentada. Hecha esta aclaración, la lista de documentos obligatorios para la ISO 14001:2015 es la siguiente:
| Cláusula | Nombre del Documento |
| 4.3 | Alcance del Sistema de Gestión Ambiental |
| 5.2 | Política ambiental |
| 6.1.1. | Riesgos y oportunidades para tratar y procesos necesarios |
| 6.1.2. | Criterios para evaluar aspectos ambientales significativos |
| 6.1.2. | Aspectos ambientales con impactos ambientales asociados |
| 6.1.2. | Aspectos ambientales significativos |
| 6.1.3. | Documentos de obligaciones de cumplimiento |
| 6.2. | Objetivos ambientales y planes para alcanzarlos |
| 8.1. | Control operativo |
| 8.2. | Preparación y respuesta ante emergencias |
2. Registros obligatorios para ISO 14001:2015
Una de las razones por las cuales es importante e interesante diferenciar los documentos de los registros es el formalismo que cada uno representa. El documento tiene las formalidades que se conoce para ellos, tanto en su estructura física como en su proceso de creación, actualización y almacenamiento.
El registro puede ser una imagen, un informe, el resultado de un análisis o un examen de laboratorio, pero también puede ser un documento. Lo importante es que sirva como evidencia de que un hecho ocurre u ocurrió o que algo sucede como debería. La lista de registros obligatorios en ISO 14001 es:
| Cláusula | Nombre del Registro |
| 7.2. | Registros de capacitación, habilidades, experiencia y calificación |
| 7.4. | Evidencia de comunicación |
| 9.1.1. | Resultados de monitoreo, seguimiento y medición |
| 9.1.2. | Evidencia de resultados de la evaluación de cumplimiento |
| 9.2. | Programa de auditoría interna |
| 9.2. | Resultados de las auditorías internas |
| 9.3. | Resultados de la revisión de la gestión |
| 10.2. | Resultados de las acciones correctivas |
¿Qué información documentada se sugiere para la ISO 14001:2015?
La información documentada que se revisará en una auditoría no puede excluir ninguno de los documentos obligatorios para la ISO 14001:2015. Sin embargo, los auditores valorarán el esfuerzo adicional que haga la organización para acoger las siguientes sugerencias:
| Cláusula | Descripción |
| 4.1. – 4.2. | Determinación del contexto y de las partes interesadas. |
| 6.1.1. – 6.1.2. | Identificación y evaluación de aspectos y riesgos ambientales |
| 7.2. – 7.3. | Competencia, formación y sensibilización |
| 7.4. | Evidencia sobre comunicación EMS |
| 7.5. | Control de documentos y registros |
| 9.1.1. | Monitoreo y medición |
| 9.1.2. | Evaluación del cumplimiento (requisitos legales) |
| 9.2. | Procedimiento de auditoría interna |
| 9.3. | Procedimiento para revisión de la alta dirección |
| 10.2. | Procedimiento de no conformidades y acciones correctivas |
La gestión de documentos suele convertirse en un punto crítico en la implementación de un sistema de gestión. Para avanzar en esta etapa se necesitan dos elementos clave. El primero de ellos es una plataforma para digitalizar y automatizar la gestión que incluya funcionalidades avanzadas para la gestión de documentos, como el control de versiones, el almacenamiento en una ubicación centralizada y el acceso seguro con base en perfiles con privilegios. El segundo elemento son profesionales cualificados.
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