El plan de emergencias en ISO 14001 es un requerimiento que aparece recogido en la cláusula 8.2 de la norma. Es, además, una medida preventiva importante dentro de la gestión ambiental, puesto que ayuda a minimizar el impacto de un incidente o un accidente ambiental.
El plan de emergencias en ISO 14001 es un documento que evidencia la conformidad con el requisito del estándar. Es también una guía para proceder en otras áreas, enfocando los esfuerzos siempre hacia la reducción de daños, lesiones o afectaciones físicas o económicas.
El plan de emergencias en ISO 14001 tiene unos objetivos específicos, utiliza terminología propia y su diseño e implementación necesitan seguir unos pasos preestablecidos. Son las cuestiones que abordamos a continuación.
¿Cuál es el propósito del plan de emergencias en ISO 14001?
La norma solicita a la organización establecer, implementar y mantener un plan de control operacional para evitar situaciones de emergencia y capacidad de respuesta cuando, a pesar de todo, estas se produzcan.
Su propósito es comunicar lo que se debe hacer, quién lo debe hacer, en qué momento, qué recursos consumirá y quién los suministrará, en caso de que se produzca un incidente o accidente que genere un impacto negativo sobre el medio ambiente.
El plan de emergencias es un conjunto de procedimientos, una guía detallada para proceder si se producen eventos que han sido previstos. Por supuesto, la norma solicita que los riesgos se identifiquen, evalúen, prioricen y traten. Pero esto no excluye la probabilidad de que algo salga mal. Por eso aparece el plan de emergencias en ISO 14001 como la última barrera de defensa para minimizar el impacto negativo.
¿Qué términos específicos utiliza el plan de emergencias en ISO 14001?
En el contexto de la gestión ambiental, y específicamente del plan de emergencias en ISO 14001 que recoge el estándar, las siguientes expresiones son de uso común:
- Incidente: se trata de un hecho, un evento o una situación que, aunque no produce una afectación negativa sobre el medio ambiente, tiene potencial y capacidad para hacerlo.
- Casi accidente: es un incidente en el que se activan las condiciones o circunstancias necesarias para producir el impacto negativo, pero lo evita una intervención oportuna de una persona o la aparición de una condición no prevista. La inminencia de la afectación es el factor que determina que un evento deje de ser incidente para convertirse en cuasi o casi accidente.
- Accidente: evento que afecta real y materialmente al medio ambiente. Un derrame de petróleo, la liberación no prevista o programada sobre fuentes de agua de desechos tóxicos o un incendio que aumente de forma drástica las emisiones de GEI son algunos ejemplos de accidentes.
- Emergencia: la emergencia es el accidente que escala hasta un nivel en el que, además de afectar al medio ambiente, puede impactar la seguridad de personas, empleados o habitantes de la comunidad.
El accidente sucede y tiene un impacto leve, grave o muy grave, pero es un hecho que no generará problemas posteriores porque el hecho ya concluyó. La emergencia es la noticia en desarrollo, un hecho que requiere intervención para evitar que las consecuencias sean mayores en número y en gravedad.
Usualmente, la emergencia ambiental requiere atención de personal especializado, bomberos, cuerpos de seguridad, etc. Estas son las contingencias que prevé el plan de emergencias en ISO 14001.
¿Cómo establecer un plan de emergencias en ISO 14001?
ISO 14001 no propone ni sugiere ningún procedimiento para crear el plan de emergencias. Este, por otra parte, es un documento de ISO 14001 que se basa en el contexto único y particular de cada organización. Sin embargo, las buenas prácticas permiten formular un procedimiento general para la creación del plan en cinco pasos:
1. Identificar los posibles generadores de emergencias
En esta etapa del plan de emergencias en ISO 14001 se buscan e identifican elementos, condiciones o circunstancias que pueden desencadenar una situación de emergencia. Aunque la tarea tiene ciertas similitudes con la gestión de riesgos, y de hecho puede apoyarse en ella, se diferencia en el alcance.
En este primer paso se buscan eventos que pueden generar una emergencia. Por supuesto, si a la vez se puede implementar alguna acción para eliminar el riesgo o disminuir la probabilidad de que suceda, se hará. Pero, por lo pronto, el plan supone que el evento puede ocurrir y es preciso saber qué hacer cuando suceda.
2. Acciones para prevenir, eliminar o minimizar el impacto
Esta es la parte medular del plan de emergencias en ISO 14001. Es aquí donde se diseñan las estrategias para prevenir, eliminar o minimizar el impacto negativo sobre el medio ambiente. Las fuentes de esas estrategias pueden ser las siguientes:
- Lluvia de ideas.
- Experiencia en otras industrias similares.
- Recomendaciones de especialistas.
- Literatura o contenidos especializados.
- Aportes de trabajadores, miembros de la comunidad u organizaciones dedicadas al cuidado del medio ambiente.
3. Planificar la respuesta a las emergencias
Con los riesgos identificados y las estrategias definidas, lo que sigue es planificar la implementación y uso práctico. Algunas serán muy complejas, otras muy simples. El plan detallará con precisión la siguiente información:
- Tipo de accidente o emergencia cuyo impacto se pretende minimizar.
- Acciones específicas a desarrollar durante la emergencia.
- Personas encargadas de desarrollar las acciones.
- Recursos necesarios, físicos, tecnológicos, información (números de contacto, nombres de personas…).
- Ubicación de los recursos o de la persona que tiene la capacidad para proporcionarlos.
- Detalles adicionales como rutas de evacuación, puntos de encuentro o señales de alerta.
Es importante que este tercer paso del plan de emergencias en ISO 14001 sea detallado y preciso. La terminología y las instrucciones del procedimiento requieren claridad, transparencia y un lenguaje sencillo y comprensible para todos. Finalmente, es importante que todo esté previsto y no se deje nada a la percepción de los trabajadores.
4. Comunicar y probar el plan de emergencias en ISO 14001
El plan no es un documento secreto. Todos los empleados, en todos los niveles, necesitan conocerlo. Por supuesto, el énfasis está en las personas que tienen alguna tarea o responsabilidad asignada.
El cumplimiento de esas tareas puede requerir procesos de capacitación adicionales. Es necesario establecerlo y proporcionar la formación indicada, antes de realizar la primera prueba.
Cuando todos los empleados conocen el plan, y los que tienen tareas o responsabilidades asignadas las comprenden y saben lo que tienen que hacer, lo procedente es probar el plan de respuesta a emergencias con un simulacro.
Los simulacros se realizarán tantas veces como sean necesarias, se evaluarán y se tomará nota de las deficiencias en su ejecución. Estos fallos evidenciar falta de comprensión de algunos empleados o errores en el diseño de las estrategias y acciones planificadas.
5. Evaluación y mejora
El objetivo de los simulacros periódicos es encontrar problemas, solucionarlos para llevar el plan a un proceso de mejora continua. Este es, al final, uno de los requisitos del estándar ISO 14001. Algunas organizaciones tendrán la oportunidad de poner el plan a prueba en una emergencia real, no es lo deseable, pero si sucede, es bueno aprovecharlo al máximo.
Por otra parte, la solución de problemas, de acuerdo con un informe sobre rendimiento del plan, se atiene al procedimiento establecido para la atención de No Conformidades en ISO 14001.
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El cuidado del medio ambiente es una preocupación de primer nivel para las organizaciones. A ello se une la exigencia regulatoria sobre presentación de informes. Son cuestiones que llevan a considerar como un recurso prioritario la formación especializada en el área.
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