Las señales de alerta contra el fraude se refieren a situaciones o condiciones indeseables que contribuyen constantemente al fraude, el despilfarro y el abuso de recursos.
Todas las organizaciones se enfrentan al riesgo de fraude, que puede ser interno o externo. Los riesgos internos provienen de personas dentro de la organización que pueden usar su posición para enriquecerse mediante la apropiación indebida de recursos y activos, propiedad de la organización. Por otro lado, los riesgos externos provienen de funcionarios gubernamentales, clientes y contratistas que pueden tratar de obtener dinero ilegalmente.
Por lo general, son los auditores internos los primeros que identifican esas señales de alerta contra el fraude y quienes pueden activar los protocolos para evitar o eliminar actos de corrupción. Pero, para ello, es preciso que conozcan qué conductas suelen estar detrás de actos fraudulentos y qué acciones se pueden tomar para prevenir la corrupción. Lo analizamos a continuación.
¿Qué rol desempeñan los auditores internos en la detección de señales de alerta contra el fraude?
Las auditorías contables o financieras, por su naturaleza y por los objetivos que persiguen, tienen en un primer lugar en sus listas de verificación la identificación de señales de alerta contra el fraude.
También son elementos esenciales en una auditoría de cumplimiento o en una de gestión anticorrupción, como es apenas obvio. Pero, ¿es posible identificar señales de alerta contra el fraude en una auditoría de calidad o de gestión de seguridad y salud en el trabajo?
Son apenas dos ejemplos válidos. Lo cierto es que, en una estructura administrativa basada en procesos interrelacionados, el auditor asume una visión holística de su evaluación, en la que puede y debe estar atento a cualquier tipo de conductas irregulares.
Si bien, un comentario o una nota sobre posibles actos de corrupción, en una auditoría de gestión ambiental, puede pasar inadvertida para los objetivos generales de ese tipo de evaluación, el auditor puede identificar y dar parte a los directamente interesados, sobre la presencia de señales de alerta contra el fraude.
¿Cuáles son las señales de alerta contra el fraude que pueden aparecer en una auditoría interna?
Es importante aclarar que se habla de señales o de banderas rojas. No de evidencia de un delito o algo similar. Estos indicadores, que hemos dado en llamar señales de alerta contra el fraude, son de hecho muy común. Sin embargo, deben ser investigados porque un número relevante de ellos implican hechos reales de corrupción. Algunos de ellos son:
1. Empleados que tratan de obstaculizar el acceso a terceros
En todo tipo de auditoría, el auditor puede y debe entrevistar u observar procesos a cargo de terceros: proveedores, clientes, contratistas, subcontratistas, pasantes… Se trata de obtener información que se pueda cruzar con las declaraciones de los empleados, con el valor que ello tiene para cualquier tipo de inspección o evaluación.
Sin embargo, es frecuente encontrar empleados que obstaculizan esa gestión, se molestan porque se lleve a cabo o simplemente no suministran información que permita contactar al tercero. Ahí existe una clara bandera roja.
2. Empleados demasiado cordiales
Las auditorías, pese a su innegable valor, son recibidas con cierta molestia por los empleados. Especialmente por aquellos que ven retrasado el cumplimiento de sus deberes. Lo contrario, resulta muy sospechoso.
Empleados que ofrecen todo tipo de agasajos, abandonan su escritorio para cederlo al auditor, parecen no tener ningún afán, son conversadores y en extremo amables, parecen estar enarbolando una inmensa bandera roja que alerta sobre fraude o corrupción.
3. Empleados hostiles y agresivos
El otro extremo también constituye una señal de alerta contra el fraude. Los empleados que asumen una posición hostil y grosera contra los auditores, no suministran con la debida oportunidad los documentos o la evidencia solicitada o se niegan a desarrollar un proceso o ejecutar su trabajo normal en presencia del auditor, llevan a suponer la presencia de conductas irregulares.
4. Empleados que no toman vacaciones
Pero tampoco están dispuestos a compartir sus obligaciones y mucho menos a cambiar de posición dentro de la organización. De hecho, esta es una de las señales de alerta contra el fraude más comunes. Es típica de empleados que llevan muchos años en la organización y han acumulado cierto poder. Poder suficiente para hacer de su puesto de trabajo un fuerte inexpugnable.
5. Empleados que hablan mal de su organización
Es un comportamiento hasta cierto punto habitual. Pero no por ello deja de ser una clara señal de alerta. Muchos actos de corrupción no son el resultado de una necesidad o de la ambición. Son la expresión de un malestar en contra del empleador que, en ocasiones, puede ser apenas el superior inmediato, el director del área o un miembro de la Alta Dirección.
Encuentra aquí una lista de señales de alerta contra el #fraude que observar en las #auditoríasinternas, eficaces para prevenir conductas indeseables #ISO37001 Share on X¿Existen otras señales de alerta contra el fraude que se pueden advertir en una auditoría interna?
El trabajo de los auditores es muy interesante y muy productivo. Las señales que se han descrito en el apartado anterior, constituyen una muestra de ello. No obstante, existen señales claras que difícilmente encajan dentro de la metodología y los objetivos que puede perseguir una auditoría.
Sin embargo, si pueden ser la razón para una nota o una advertencia al área pertinente. Algunas de ellas son:
- Empleados que sustituyen a terceros, como proveedores o contratistas, sin motivación razonable.
- Empleados que no cumplen con las normas.
- Empleados que no siguen los pasos de aprobación, y siempre tienen una argumentación para hacerlo.
- Empleados que tienen un estilo de vida que supera sus ingresos.
- Empleados que siempre tienen atrasados sus registros o documentación.
- Empleados que se muestran nerviosos o estresados siempre.
- Empleados que tienen malas relaciones con sus compañeros.
- Empleados con evidentes problemas económicos.
¿En qué áreas buscar señales de alerta contra el fraude?
El fraude puede aparecer en cualquier área. Desde la Alta Dirección, hasta el área de mantenimiento. Sin embargo, es claro que aquellas en las que se generan transacciones económicas, como el área de adquisiciones, son mucho más proclives a actos de corrupción. Entre otras, es posible considerar:
- Tesorería y Caja.
- Contabilidad y Finanzas.
- Gestión de Contratos.
- Recursos Humanos.
- TI y Seguridad de la Información.
¿Cómo tratar las señales de alerta contra el fraude?
La gestión anticorrupción tiene en la Debida Diligencia una eficaz herramienta para prevenir la corrupción. El apoyo de la tecnología, automatizando las tareas propias de un programa anticorrupción, resultará definitivo en la lucha contra este tipo de actos irregulares.
Los sistemas anticorrupción digitalizados, en los que se generan procesos automatizados, entregan información oportuna que permite actuar con la debida celeridad. Entre otras acciones igualmente eficaces tenemos:
- Generar una cultura ética sólida en la organización.
- Implementar controles eficaces, como el cambio obligatorio de puesto de trabajo con determinada periodicidad.
- Establecer funciones de trabajo cruzadas.
- Implementar diferentes niveles de aprobación.
- Supervisar la gestión en los procesos que impliquen transacciones de dinero.
- Mantener canales de comunicación fluidos y confiables con proveedores, contratistas, clientes y otros terceros.
- Obligar la toma de vacaciones.
- Crear políticas de obsequios.
- Contar con profesionales capacitados en Gestión Anticorrupción.
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ISO 37001 es el estándar internacional que ayuda a las organizaciones a luchar contra fenómenos como la corrupción, el fraude y el soborno. La norma, además, ayuda a promover la ética en todos los niveles y proporciona protección para la organización en caso de que se vea involucrada en actos como sobornos o fraude, a causa de alguno de sus empleados.
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