Un sistema de controles internos eficaz es la herramienta con mayor capacidad para prevenir el fraude. Garantizar la implementación de estos controles, y la tarea en general de prevención de actos de corrupción y fraude, corresponde a la Alta Dirección.
Es la Alta Dirección la que puede accionar los mecanismos para asegurar que los registros contables y las operaciones financieras se ajusten a las normas internacionales generalmente aceptadas. Esta es una obligación de cumplimiento impuesta por diferentes regulaciones, de acuerdo con el país y el continente. El objetivo primordial es prevenir el fraude y la corrupción y, para ello, la realización de controles internos es fundamental.
En la práctica, auditores, contables y directores de áreas cómo Tesorería y Finanzas suelen ser depositarios de responsabilidades relacionadas con la prevención contra el fraude y la corrupción. Sin embargo, prevenir el fraude y hacer el seguimiento oportuno sigue siendo responsabilidad de la gerencia de la organización. A continuación, explicamos las funciones de diferentes perfiles relacionados, así como qué controles internos aplicar.
Sistema de controles internos para prevenir el fraude – Las responsabilidades de los auditores
Antes de explicar cómo y qué controles internos implementar, repasamos el aporte que, a través de responsabilidades delegadas por la Alta Dirección, pueden hacer contadores y auditores en el cumplimiento del objetivo de prevenir el fraude:
- Reportar de forma oportuna a la Alta Dirección y los altos ejecutivos, los indicios o banderas rojas que alerten sobre corrupción o fraude.
- Identificar riesgos de fraude y alertar sobre ellos.
- Hablar y discutir con los directores contables y financieros sobre cualquier inexactitud o incorrección en los registros.
- Realizar y llevar a cabo un programa de auditorías enfocadas en el riesgo de corrupción y fraude.
- Revisar de forma aleatoria los registros y libros contables.
- Obtener el aval de la Alta Dirección para realizar su gestión.
Para la práctica de auditorías y análisis de la operativa interna, la norma ISO 19011, estándar internacionalmente aceptado, incluye directrices y principios para la evaluación de sistemas de gestión.
Cómo implementar un sistema de controles internos para prevenir el fraude
Un sistema de controles internos para prevenir el fraude debe reunir procedimientos y políticas, enfocados en tres áreas esenciales:
- La aprobación y autorización de transacciones.
- Controles de acceso y niveles de autoridad.
- Inspección, revisión y conciliación de cuentas y registros contables.
Como un control adicional podemos mencionar la división de responsabilidades, de tal forma que estas tareas funcionen con verificaciones entre sí, reduciendo el riesgo de actos de corrupción. Algunas tareas recurrentes en este rango son:
- Definir necesidades de adquisición.
- Definir los precios de esos bienes o servicios.
- Aprobación de compra o contratación de un servicio.
- Elección de proveedores.
- Negociación con proveedores.
- Verificación de los precios con el mercado.
- Recepción de facturas.
- Registro de las facturas en contabilidad.
- Aprobación para pago de facturas.
La distribución de estas tareas debe darse entre diferentes personas, pero también en diferentes áreas: adquisiciones, tesorería, contabilidad, finanzas… La adecuada e inteligente distribución de funciones es ya un control interno muy eficaz. El número, el tipo y la complejidad de los controles aumenta en proporción con el tamaño de la organización. Conozcamos otros.
Otros controles internos para la prevención del fraude
Entre los controles internos que una organización puede implementar para prevenir o eliminar riesgos de fraude y corrupción encontramos los siguientes:
- Varias personas de diferentes áreas para aprobar una transacción, dependiendo del valor o de la naturaleza de la adquisición o pago. Cuantas más personas se involucren en la aprobación y gestión, menor será la probabilidad de que se presente un acto de corrupción.
- Hacer que los empleados tomen vacaciones o cambien de puesto, ya que los empleados que los reemplacen podrán identificar señales que indiquen que se presentan irregularidades en el cumplimiento de las funciones en ese puesto de trabajo.
- Limitar el uso de determinados equipos, herramientas o accesorios en puestos de trabajo críticos. Teléfonos inteligentes, dispositivos USB o papel son elementos cuyo acceso se restringe en determinadas áreas, como tesorería, centro de llamadas, contabilidad…
- Revisar las pertenencias de los empleados al ingresar y al salir de las instalaciones es una práctica incomoda, pero necesaria en organizaciones como las del sector financiero, farmacéutico y otras similares.
La efectividad de los controles internos para la prevenir el fraude debe ser verificada y monitoreada. Los controles se revisarán de forma periódica y, de acuerdo con los indicadores de rendimiento y con la aparición de nuevos riesgos, pueden incorporarse nuevas medidas.
Un sistema de controles internos eficaz es la mejor herramienta para prevenir el #fraude en la organización. Aprende cómo implementarlo #ISO37001 Share on XDos controles internos especiales para prevenir el fraude
Hemos mencionado hasta este punto ejemplos de controles recurrentes en todo tipo de organizaciones. Dos controles merecen un capítulo aparte, especialmente para áreas en las que se utiliza dinero en efectivo o los empleados tienen facultades para toma de decisiones basadas en la confianza.
Evaluación y debida diligencia para empleados en áreas críticas
La debida diligencia debe practicarse previa a la contratación para todos los puestos de trabajo. Sin embargo, esta debe ser especialmente cuidadosa con empleados que tienen acceso a dinero en efectivo, activos de la organización –coches, inmuebles, dispositivos informáticos- o tendrán la facultad para tomar decisiones relevantes o autorizar transacciones de cierto valor.
La debida diligencia para nuevos empleados incluirá la verificación de antecedentes judiciales, confirmación exhaustiva de calificaciones educativas presentadas, revisión de estados financieros, de experiencia laboral y de la autenticidad de todos los documentos presentados.
Incorporación de la tecnología para el desarrollo de la debida diligencia
La tecnología puede ser el mejor aliado de una organización en su objetivo de prevenir el fraude. La implementación de Sistemas de Gestión Anticorrupción y la digitalización de los mismos, automatizando las tareas repetitivas y recurrentes, proporcionarán un marco de seguridad necesario en un mundo organizacional que hoy se enfoca en la Transformación Digital.
La tecnología es, sin duda, por sí sola, un control eficaz en la lucha contra el fraude y la corrupción. Pero también lo es la formación.
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