Checklist de Auditoría Interna ISO 14001
Preparar una checklist de auditoría interna ISO 14001, que evalúe el desempeño del Sistema de Gestión ambiental, puede representar para la organización un desafío de enormes proporciones.
Los requisitos de la norma, el conocimiento de los procesos internos y la comprobación de los mismos, probablemente requieran la participación de un gran número de empleados e involucrar a varios departamentos.
Determinar un punto de inicio de esta labor puede ser muy difícil, más aún, si tenemos en cuenta que ISO 14001 no proporciona una lista de control para esta labor.
¿Por qué necesitamos elaborar una checklist de auditoría interna ISO 14001?
Veamos algunas razones por las que es imprescindible el uso de una lista de verificación para realizar la auditoría interna a ISO 14001:
- Información documentada: si revisamos la información que hemos publicado, acerca de la importancia del enfoque en las normas ISO, descubriremos cuáles son los requisitos que debe reunir la documentación para satisfacer el estándar establecido. Es un buen punto de partida para iniciar la elaboración de la checklist.
- En forma simultánea a la revisión de la documentación, podemos definir los requisitos específicos que se derivan de esos documentos. Un ejemplo de ello es, el compromiso de verificación de los aspectos ambientales cada seis meses. La auditoría debe garantizar que esto se está cumpliendo, al igual que otros compromisos del sistema. Por supuesto, aquí encontramos un punto importante de nuestra lista de revisión.
- La planificación es esencial en el momento de pensar en una checklist de auditoría interna ISO 14001. Tengamos en cuenta que la auditoría requerirá visitar muchas personas, muchos departamentos, recibir mucha información, probar y comprobar muchos procesos. En la planificación está gran parte del éxito de la labor.
- Durante la ejecución de la auditoría, la checklist garantiza que no se omitan pasos críticos, o el registro de algunos eventos, recepción de información, entrevistas o toma de notas que son cruciales para el buen resultado de la operación.
- Finalmente, una vez realizada la auditoría, será preciso escribir un informe con los resultados, las conclusiones y las acciones correctivas a tomar. La checklist, junto con las anotaciones tomadas al margen, serán la base para la identificación de aspectos tan importantes como las no conformidades, y así mismo, para sugerir las acciones correctivas que correspondan.
- Normalmente, el auditor debe hacer un seguimiento posterior, con el fin de revisar el cierre de no conformidades, y la implementación de medidas correctivas. La lista de verificación, con sus notas anexas, son vitales para este proceso.
En cuanto a los requisitos de la norma misma, hay una gran cantidad de información a procesar, especialmente para aquellos que cuentan con poca experiencia en el entorno ISO. Por lo tanto, sería muy provechoso someterse a algún tipo de formación para subsanar la falta de conocimiento. Así mismo, es relevante para los empleados que interactúan en la auditoría, entender que esta no es una situación de entrevista y que las preguntas de control que aparecen en la checklist, están diseñadas para obtener una visión global de la interacción de los empleados, como parte interesada, en el proceso.
¿Qué debe incluir una checklist de auditoría interna ISO 14001?
La lista de comprobación debe incluir como mínimo cuatro columnas, lo cual no es óbice para que se añadan más, dependiendo de las necesidades específicas de la organización. Veamos las principales:
- Referencia, en donde se definirá la cláusula de la norma que aplica para efectos de auditoría. Puede ser también el número de registro del documento interno alusivo al proceso establecido por la norma.
- Tema: una breve descripción de lo que se pretende hallar en la auditoría.
- Cumplimiento: es el registro del resultado encontrado y si cumple o no con los términos de la auditoría.
- Notas y conclusiones: anotaciones acerca de los resultados de las entrevistas, aspectos relevantes, quien respondió y los eventos que se presentaron durante la auditoría.
Como podemos apreciar, una checklist puede facilitar mucho la labor de auditoría, que, en un comienzo, parecía tan difícil. La auditoría interna es un elemento esencial para el óptimo funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.
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