Gestión de Proyectos
La administración de proyectos se orienta, básicamente a gestionar actividades de carácter finito y con objetivos concretos, los que determinarán su finalización una vez que se cumplan.
La administración de proyectos se debe nutrir de la planificación, organización, dirección de recursos, ya sean recursos humanos o materiales, y de la ejecución de control de planes que logren cumplir con los objetivos del proyecto.
Un proyecto puede ser definido como un desafío temporal creado para obtener un producto o servicio. Todos los proyectos buscan lograr un resultado deseado en una fecha límite y con un presupuesto limitado.
Para comprender mejor qué es un proyecto pondremos algunos ejemplos. Un proyecto puede ser la construcción de un edificio, el diseño de un nuevo software, la instalación de una planta industrial, la creación de un libro, el desarrollo de una estrategia comercial…
Existe una distinción importante de conceptos que debemos conocer antes de profundizar en la administración de proyectos, estamos hablando de la distinción entre proyecto y tareas repetitivas.
Las tareas suelen confundirse con los proyectos, aunque lo único que tienen en común es que son llevados a cabo por personas, que están limitados por recursos, en la mayoría de ocasiones, escasos y que requieren ser planificados y controlados.
Entonces, ¿cuáles son las diferencias? Una de las diferencias más importantes entre tarea y proyecto es que las primeras son repetitivas y se mantienen en el tiempo. Por el contrario, los proyectos son únicos y temporales.
Volviendo a los proyectos, tenemos que decir que éstos se dividen en fases para hacer más eficiente la administración y control de los mismos. Al conjunto de todas las fases se les denomina ciclo de vida del proyecto.
Una fase de un proyecto termina cuando lo hace la producción de entregables. Con los entregables nos referimos a los bienes o servicios definidos que se producen durante el proyecto. Por ejemplo, un entregable puede ser el diseño de un producto, la implementación de un producto cualquiera en el mercado…
La mayoría de los proyectos están formados por cuatro o cinco fases pero esto puede variar en función del tamaño de la actividad. El ciclo de vida de cada proyecto será específico para cada proyecto en particular.
En la administración de proyectos se aplica el conocimiento, las habilidades, herramientas y técnicas que hacen posible el alcance de los objetivos del proyecto.
La administración eficiente del proyecto conlleva la utilización de procesos de gestión en las diferentes etapas: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Cada proyecto tendrá su esquema de procesos, que dependerá de la naturaleza del mismo.
Ante cualquier proyecto que nos enfrentemos vamos a tener tres restricciones básicas: tiempo, costos y alcance, es lo que se denomina restricción triple del proyecto.
El director del proyecto se encontrará con un conflicto. Tendrá que manejar intereses contrapuestos de cuatro variables, siendo: alcance, tiempo, costos y calidad. Solo tres de ellas podrán fijarse a la vez.
Por ejemplo, si el cliente solicita un determinado alcance de las tareas del proyecto, con una calidad y plazos fijados, la única variable que podremos ajustar será el coste o los recursos imprescindibles para desarrollar el proyecto, ya sean económicos, materiales o humanos.
Si se han predeterminado el alcance, la calidad y los recursos disponibles para un determinado proyecto, en ese caso el factor tiempo será la variable que podremos ajustar para la finalización del mismo.
Lo que nunca puede ocurrir es que estas variables: alcance, tiempo, recursos y calidad, se fijen de forma arbitraria. En estos casos el proyecto está destinado al fracaso.
Es lo que sucede con proyectos en los que el inversor exige para “ayer” la finalización del proyecto, con un presupuesto lo más bajo posible y con una calidad elevada. Es necesario que el director del proyecto negocie el alcance de las tareas a efectuar, pero si el inversor insiste en lo que exige puede desembocar en un fracaso.
Las técnicas de administración de proyectos harán que los directores alcancen la capacidad de conseguir lo “más rápido, más barato y mejor”.
Una de las etapas de la administración de proyectos, la planificación, es clave para responder a preguntas como:
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Quién lo va a hacer?
- ¿Cuánto nos costará?
- ¿Cómo hay que hacerlo?
- ¿Cuándo hay que hacerlo?
El plan es lo que hará que cumplir con el objetivo final sea más fácil o más difícil.
Un buen plan de proyecto debería incluir al menos los siguientes ítems:
- Definición del problema.
- Misión.
- Objetivos.
- Necesidades del cliente traducidas en productos o servicios.
- Alcance del proyecto, incluyendo justificación, descripción del producto, entregables y objetivos.
- Requerimientos contractuales.
- Estructura de división del trabajo.
- Agendas.
- Cronograma de trabajo.
- Recursos necesarios: personas, equipos, materiales, servicios de apoyo…
- Análisis de riesgo.
- Sistemas de control.
Para una planificación efectiva necesitamos:
- Definir claramente el problema a resolver.
- Participación de los responsables de implementar las tareas del proyecto en la elaboración del plan.
- Desglosar el proyecto en tareas menores.
- Estimar la duración de cada tarea, su coste y recursos necesarios.
- Analizar el riesgo inherente al proyecto.
- Elaborar un plan B para imprevistos.
En definitiva la administración de un proyecto es una labor que requiere el control de ciertas variables y su armonización y, por supuesto la coordinación entre todas las partes involucradas en el proyecto.
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