Una documentación del Sistema de Gestión Ambiental clara, coherente y bien estructurada no es solo un requisito de la norma ISO 14001: es la clave de una gestión eficiente, capaz de superar cualquier auditoría. Pero, para que pueda cumplir su función, es imprescindible el trabajo de profesionales cualificados, capaces de interpretar los requisitos, adaptarlos al contexto de la organización y garantizar que cada documento tenga un propósito marcado dentro del sistema.
Atender los requisitos sobre documentación del sistema de Gestión Ambiental solicitados por ISO 14001 es un buen punto de inicio en la tarea de implementación del sistema. Conocerlos, por supuesto, es el punto de inicio lógico y natural.
Por qué es importante la documentación del Sistema de Gestión Ambiental
La norma ISO 14001 solicita a las organizaciones desarrollar procesos de documentación del Sistema de Gestión Ambiental. La organización necesita recopilar, analizar, registrar, almacenar información y registros, así como garantizar la accesibilidad requerida para que se alcancen los objetivos propuestos.
Para que esto suceda, es preciso diseñar un sistema de control de documentación del Sistema de Gestión Ambiental en el que se tome en cuenta la jerarquía dispuesta por el estándar. De esta forma se facilitará que las tareas de creación de documentos, actualización, acceso, publicación y almacenamiento se alineen con los requisitos de ISO 14001.
Estas consideraciones se hacen extensivas a los registros. Es necesario entender que, de acuerdo con la más reciente actualización de la norma, documentos y registros forman parte de lo que se conoce como información documentada.
¿Cuál es la documentación del Sistema de Gestión Ambiental?
Aclarada la parte conceptual, lo que procede es crear los documentos que solicita la norma, entendiendo el trabajo que cada uno de ellos desempeñará dentro del sistema. Dentro de lo que se conoce como información documentada, se encuentran seis tipos diferentes de documentos:
- Políticas.
- Manuales.
- Procedimientos.
- Instrucciones de trabajo.
- Directrices u orientaciones operativas.
- Registros y formularios.
Antes de crear los documentos, es preciso considerar la jerarquía de cada documento. La jerarquía define la importancia del documento y de la información que contiene de acuerdo con tres criterios:
- El autor del documento.
- El destinatario de la información.
- El objetivo u objetivos del documento.
La jerarquía indica, por ejemplo, que un documento creado por la Alta Dirección, como las políticas, ocupa una posición muy alta en el nivel prioridad. Los manuales de operaciones suelen ser emitidos por directores de área o gerentes y por ello ocupan un nivel medio de prioridad. Finalmente, los registros o formularios completados por empleados ocupan el nivel bajo en la jerarquía de documentación del Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con ISO 14001.
Estructura de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental
Según ISO 14001, la documentación del Sistema de Gestión Ambiental clave para cumplir con los requisitos del estándar y para garantizar el logro de objetivos ambientales es la siguiente:
| Documentos obligatorios | Registros Obligatorios | Documentos no obligatorios, pero recomendables. |
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Jerarquía de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001
Un sistema de gestión estructurado y eficaz se alinea con la jerarquía estructurada de acuerdo con el siguiente orden:
1. Políticas
Son documentos de obligatorio cumplimiento, emitidos por la más alta autoridad dentro de la organización. La política ambiental define los grandes objetivos del sistema, pero también expresan el compromiso de la Alta Dirección con la asignación de recursos y el apoyo irrestricto con las tareas necesarias para alcanzar la conformidad con los requisitos de ISO 14001.
2. Manual de la operación del sistema
Es un documento no obligatorio, pero sí muy útil. Con un manual de operación, la organización puede definir una estructura de gobernanza que facilita la comprensión sobre quién debe hacer algo o quién puede ordenar que se haga alguna actividad.
3. Manuales de procedimiento
Los manuales de procedimiento indican qué se debe hacer, cuándo se debe hacer, quién lo debe hacer y cuáles son las especificaciones técnicas de la tarea que se ordena o del resultado que se espera obtener.
Los manuales de procedimiento no son necesariamente documentos de texto, pueden ser diagramas de flujo, infografías o, incluso, vídeos o audios. Lo importante es que dentro del contenido se defina con claridad el autor, el tema central, objetivos que se espera alcanzar, el alcance del documento, quiénes están obligados a cumplirlo y, por supuesto, las instrucciones detalladas del procedimiento.
4. Instrucciones de trabajo
Las instrucciones de trabajo cumplen la misma función que los manuales de procedimiento. La diferencia radica en que lo hacen con respecto a una tarea específica, detallando uno a uno los pasos que es preciso desarrollar para alcanzar el objetivo. Las instrucciones de trabajo pueden ser adendas incorporadas a los manuales de procedimiento y, de hecho, es lo que se aconseja.
5. Registros y formularios
Constituyen la evidencia de que una tarea, un procedimiento o acción relevante dentro del sistema se hizo y cómo se hizo. Los registros suelen ser responsabilidad de los empleados. Las fuentes son diversas y algunos son conocidos, e incluso aprobados, por la Alta Dirección. Muchos de los registros forman parte de la evidencia de cumplimiento de requisitos de ISO 14001.
Prácticas para gestionar la documentación del Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001
La primera recomendación es utilizar una lista de verificación que permita establecer que los documentos obligatorios mínimos se han creado de acuerdo con las solicitudes del estándar. Además, se recomienda:
- Identificar con claridad el documento.
- Almacenarlo en un lugar accesible pero seguro.
- Crear un sistema de copias de seguridad.
- Especificar la fecha de actualización.
- Eliminar los documentos obsoletos o garantizar su almacenamiento adecuado.
- Asegurar la comprensión del contenido.
La gestión de Documentación del Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con los requisitos de ISO 14001 es una de las tareas puede resolver una plataforma tecnológica que ofrezca tal funcionalidad. Los profesionales especializados en gestión ambiental, con un profundo conocimiento del estándar y sus requisitos, complementan el paquete de recursos necesarios para lograr los objetivos del sistema.
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