La cláusula 7.4 del estándar de gestión de seguridad y salud en el trabajo especifica los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001. La comunicación, al igual que la formación y la concienciación, son temas críticos en la implementación del sistema y de ellos depende en buena medida el éxito del proyecto ISO 45001.
Los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001 garantizan que la información sobre cambios en la legislación o regulatorios, así como los eventos que forman parte del contexto de la organización, internos o externos, sean conocidos por las personas que necesitan tal información y en el momento oportuno.
Pese a la importancia del tema, no siempre está claro quién es el responsable de verificar la conformidad con los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001, cuándo debe hacerlo y cómo debe hacerlo. Son cuestiones que se abordan a continuación.
Cuáles son los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001
ISO 45001 solicita a la organización, en la mencionada cláusula 7.4, diseñar, planificar e implementar un proceso de comunicación interna y externa. Este debe garantizar que la información relevante y los documentos del sistema, obligatorios o no, se gestionen de tal forma que lleguen a los destinatarios correctos, en el momento oportuno y su almacenamiento sea seguro y accesible para las personas indicadas.
Entre esa información relevante se encuentra la política de seguridad y salud en el trabajo. Es preciso, entonces, que dentro del equipo que se ocupa de la implementación y mantenimiento del SGSST, exista una persona responsable del proceso de comunicación y, por tanto, de verificar la conformidad con los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001.
Cómo cumplir con los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001
Para cumplir con los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001 se pueden implementar diferentes acciones. Entre ellas, cabe mencionar las siguientes:
1. Implementar carteleras o tablones de anuncios
Las carteleras o tablones de anuncios, que también pueden ser un apartado en el sitio web o en la intranet, facilitan la divulgación de buena parte de la información que requiere el sistema, como instrucciones generales, cambios normativos, legislativos o regulatorios y otro tipo de documentos que no son reservados y que, por el contrario, se espera que sean conocidos por todas las personas.
Es importante hablar de estas carteleras físicas y virtuales a todos los empleados, contratistas, pasantes o cualquier otra parte interesada en la seguridad en el trabajo.
2. Cuentas de correo electrónico
Por supuesto, la información que se publica en las carteleras también se puede distribuir por correo electrónico. Este canal, no obstante, permite entregar documentación ISO 45001 específica a personas definidas, con cierto grado de seguridad y confidencialidad.
3. Foros, charlas o conferencias
Hablar de los temas de seguridad y salud en el trabajo en charlas, conferencias, foros o debates es también una forma efectiva de compartir información. Es un mecanismo que, además, contribuye a generar concienciación y cultura de seguridad.
4. Reuniones de evaluación periódicas
Es preciso crear comités de seguridad en todas las áreas y programar reuniones semanales o mensuales para actualizar la información. Es un escenario ideal para divulgar cambios legislativos, regulatorios o contractuales, pero también para proponer iniciativas o informar sobre el progreso de alguna actividad o proyecto en curso.
Encuentra y aprovecha una guía para cumplir con los requisitos de comunicación de la #NormaISO45001. Share on X5. Instaurar la firma obligatoria de documentos
La firma obligatoria de documentos, física o electrónica, garantiza que el destinatario los lee y afirma comprender y conocer la información. Esta funcionalidad forma parte de un software diseñado para automatizar la gestión de seguridad y salud en el trabajo.
La digitalización de los sistemas de gestión permite subsanar cualquier deficiencia, elimina el error humano y ayuda a obtener una visión en tiempo real del estado de la gestión para identificar problemas, riesgos o cuellos de botella.
6. Crear procesos para asegurar la trazabilidad de los documentos
Otro de los aportes que puede hacer la transformación digital en los sistemas de gestión es, precisamente automatizar la gestión de documentos. Se trata así de evitar que versiones obsoletas estén disponibles, sin afectar por ello a una trazabilidad de los documentos que permita establecer cuántos cambios han tenido, en qué momentos, qué personas los aprobaron y cuándo será preciso revisar y actualizar cada uno de ellos.
7. Documentar todo
Todo lo que se haga para cumplir con los requisitos de comunicación de la norma ISO 45001 debe ser documentado, registrado y comunicado. La buena comunicación produce beneficios para el sistema, para la organización, para los empleados y, por supuesto, para los objetivos de seguridad.
La mala comunicación constituye una no conformidad en ISO 45001 y tiene graves implicaciones para los empleados y contratistas: falta de información precisa sobre cómo proceder ante una emergencia y evaluaciones de riesgos incompletas o ineficaces; aumento de accidentes, casi accidentes o incidentes; e incumplimiento regulatorio, multas y sanciones, entre otras consecuencias de igual o mayor gravedad.
Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001
El Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001 entrega a sus alumnos las herramientas, conocimientos y competencias necesarias para planificar, implementar, auditar y mejorar un sistema de gestión basado en el estándar internacional.
Los alumnos de este programa reciben, además, certificación como auditores internos de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Por otra parte, si lo desean, pueden aplicar para obtener el Certificado del Registro Europeo de Auditores Certificados, ERCA, que les permitirá trabajar en cualquier país de la Unión Europea o de América Latina.
Es una gran oportunidad de desarrollo y crecimiento profesional. Además, la convocatoria del Diplomado está abierta. Si quieres más información, solo tienes que contactar con uno de nuestros asesores.
