Planificar auditorías internas de sistemas de gestión ISO es una necesidad y una obligación. Los beneficios que aportan las auditorías internas explican la necesidad. La obligación parte del requisito contenido en el capítulo IX de los estándares que utilizan la estructura de Alto Nivel.




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Las motivaciones y la frecuencia para planificar auditorías internas varían. Para una organización que aún trabaja en la implementación y está lista para elegir un organismo de certificación ISO, la tarea es mucho más intensa, insistente y un tanto acelerada. El objetivo es poner el sistema a punto para la revisión del auditor de terceros.

Las organizaciones que trabajan para mantener la certificación asumen la tarea de planificar auditorías internas con calma y serenidad, pero no por ello con menos rigor. Después de todo, está en juego conservar la certificación.

Cómo planificar auditorías internas de sistemas de gestión ISO

La finalidad de la auditoría interna no es solo comprobar la conformidad con unos requisitos. El auditor interno necesita la percepción, la capacidad de análisis y la mente abierta para solucionar problemas de inmediato, sin necesidad de abrir un proceso de no conformidad de calidad. También puede identificar oportunidades de mejora y potenciarlas.

Estas razones ponen de manifiesto la importancia de planificar auditorías internas de sistemas de gestión ISO de manera proactiva, inteligente y estratégica. A continuación, se abordan algunas recomendaciones para lograr los objetivos y obtener los mejores resultados.

1. Crear un programa de trabajo

El programa de trabajo para planificar auditorías internas detalla cómo, cuándo, dónde, por qué y quién realizará la tarea. Este documento debe incorporar la siguiente información:

  • Intervalos y frecuencia de las auditorías, así como fechas de inicio y culminación de cada una de ellas.
  • Objetivos específicos de cada una de las auditorías.
  • Alcance de cada tarea: ubicación, procesos, niveles, productos, etc.
  • Designación del auditor interno o del equipo de auditores.
  • Listas de verificación que se utilizarán.
  • Personas comprometidas con entrevistas, aporte de pruebas documentales o ejecución de procesos ante el auditor.

El objetivo en esta primera etapa es entregar información útil tanto para los auditados como para el equipo auditor y la Alta Dirección. Esto asegura la disponibilidad, la coherencia en el trabajo y la asignación de recursos suficientes.

2. Crear un cronograma de trabajo

Al planificar auditorías internas de sistemas de gestión ISO es importante considerar los objetivos propios de cada auditoría y el programa de trabajo que se propone. Gran parte del éxito de una auditoría a un sistema de gestión está en la preparación.

El cronograma necesita incluir la fecha de la reunión de apertura y la fecha de la que se espera será la reunión de cierre. Las fechas y horarios de las actividades específicas y las personas sobre las que se espera contar con disponibilidad absoluta también se incluyen en el documento.

Cuanto más completo y detallado sea el cronograma, menor será la posibilidad de encontrar tropiezos, de no contar con las personas adecuadas o sufrir interrupciones injustificadas.

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3. Conformar el equipo de auditores

Las organizaciones pequeñas pueden necesitar un solo auditor. Las grandes, estructurar un equipo de auditoría interna. Las organizaciones medianas y pequeñas no suelen contar con un auditor certificado en sus filas, las grandes sí.

Es importante tener en cuenta que el auditor interno puede no ser empleado de la organización, y no por ello deja de ser auditor interno. Contratar la auditoría interna con un consultor externo es una alternativa.

Por supuesto, siempre será mejor formar auditores internos entre los empleados, especialmente entre aquellos que tienen funciones en el sistema de gestión. Los auditores internos necesitan reunir unos requisitos mínimos:

  • Dominio de las técnicas de auditoría generalmente aceptadas (ISO 19011).
  • Conocimiento del estándar de gestión que auditará.
  • Independencia del área que auditará.

4. Realizar la auditoría interna

Si se ha acometido la tarea de planificar auditorías internas con seriedad, coherencia y siguiendo la guía, los auditores no tendrán otra cosa que hacer que seguir el programa y no esperar mayores dificultades. Lo demás es cuestión de habilidades propias de un buen auditor: empatía, respeto, imparcialidad, capacidad de análisis y agilidad en la tarea de conducir la auditoría.

5. Evaluar el resultado

Las auditorías representan el comienzo y el fin de cada proceso de mejora continua para un sistema de gestión. La auditoría identifica, documenta, comunica y propone acciones de mejora, que se constituyen en el inicio del siguiente ciclo que, a su vez, culmina con una nueva auditoría. Así, planificar auditorías internas es planificar mejora continua.

La evaluación de los resultados es un elemento crítico de este proceso y en el logro de objetivos. Evaluar los resultados y presentar informes eficaces, que permitan tomar decisiones acertadas e implementar acciones correctivas adecuadas, facilitarán la tarea en el futuro y asegurarán la mejora del sistema auditado.

Los recursos tecnológicos ayudan a los equipos de auditores a planificar y ejecutar su trabajo. Las organizaciones que tienen la oportunidad de digitalizar y automatizar sus sistemas de gestión encuentran mejores oportunidades para obtener beneficios de este tipo de evaluación. El resto lo hace el conocimiento y la formación.

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