Definir el alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001 es una solicitud que aparece en la cláusula 4.3 del texto del estándar. Es una de las primeras acciones que debe realizar el equipo de implementación del SGA.
El número de regulaciones, obligaciones y requisitos legales para alcanzar el cumplimiento que involucran la gestión en esta área hacen que la definición del alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001 sea un poco más compleja que la misma tarea en otros campos como Calidad o Seguridad de la Información, por ejemplo.
Es importante contar con una guía que, de acuerdo con lo solicitado por la norma y en concordancia con las consideraciones legales y regulatorias, permita determinar un alcance del Sistema de Gestión Ambiental que satisfaga las expectativas de todas las partes interesadas, sin dejar de alcanzar la conformidad con el requisito de ISO 14001.
Qué es el alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001
El alcance, en cualquier sistema de gestión ISO, equivale a la delimitación del área sobre la cual los requisitos del estándar serán aplicables. El alcance se podría equiparar a la jurisdicción o a la competencia, términos utilizados en otros ámbitos.
La dificultad está en que el alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001 no se refiere estrictamente a un espacio físico. Aunque los límites físicos forman parte del alcance, no son los únicos, y en algunos casos, no son los más relevantes.
El alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001 es la declaración de los espacios físicos, procesos (procedimientos, actividades y tareas), productos o líneas de productos y actividades de la organización sobre los cuales tendrá influencia y aplicación el sistema y los requisitos del estándar.
Esto en cuanto al significado de la palabra “alcance” en el contexto de ISO 14001. Pero la norma lo convierte en documentación para el SGA. ISO 14001 solicita documentar el alcance y, además de incluir la información señalada, mencionar los aspectos ambientales considerados en la definición y especificar cuáles están bajo el control de la organización y cuáles no.
Estos aspectos ambientales deben estar de acuerdo con lo expresado en la política medioambiental y respetar las obligaciones de cumplimiento legal o regulatorio de la organización, dependiendo de su actividad, de su tamaño o del espacio en el que opera.
Qué pide la norma ISO 14001 para determinar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental
El alcance, en términos formales, necesita ser breve, conciso y claro. La brevedad, no obstante, no significa falta de complejidad. Implica considerar:
- Las actividades de la organización que pueden estar asociadas a impactos o aspectos ambientales.
- Los productos, líneas de productos o residuos y resultantes de estos que impliquen riegos ambientales.
- Los espacios, instalaciones o ambientes naturales afectados por la producción.
Esto son los puntos en los que debe fijar la atención la organización para determinar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001. Pero también es preciso observar los requisitos de la norma:
1. Contexto interno y externo
La organización necesita considerar el contexto interno y externo de acuerdo con la solicitud de la cláusula 4.1. La razón es que el contexto integra condiciones y factores que determinan aspectos e impactos ambientales que afectarán a un proceso, una ubicación o una actividad de la empresa, que puede estar dentro del alcance del sistema.
El contexto es cambiante. Los factores o condiciones que lo definen lo son igualmente. Por ello, es necesario prever un contexto posible futuro, en la medida de las posibilidades.
2. Requisitos legales y expectativas de partes interesadas
La cláusula 4.2 solicita determinar expectativas y necesidades de las partes interesadas para determinar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental. Algunas de esas partes interesadas serán organismos reguladores o dependencias estatales.
Las personas, organizaciones, organismos, entidades o grupos de personas que manifiesten ser reguladores, vigilantes del cumplimiento o tengan solicitudes que atañen a la gestión ambiental hacen que el alcance tenga que ampliarse o desplazarse hasta determinados lugares o involucrar a un área dentro de la organización.
Los clientes, por ejemplo, pueden exigir empaques y embalajes biodegradables. Es una actividad, el embalaje, que entraría dentro del alcance del sistema.
3. Actividades, servicios y productos
Todas las organizaciones generan un impacto ambiental con sus operaciones, incluso las que solo entregan servicios y todos sus empleados son teletrabajadores. Por supuesto, para unas es mucho más crítica la gestión ambiental que para otras.
Lo cierto es que todas las actividades, de todas las empresas, se deben evaluar de acuerdo con su posible impacto ambiental. Si el impacto es grave, relevante y genera riesgos ambientales que no es posible mitigar hasta un nivel aceptable, sin duda, esa actividad y el procedimiento al que pertenece necesitan estar dentro del alcance del Sistema de Gestión Ambiental.
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El alcance, por definición, es el que marcan los límites físicos. Si una organización tiene operaciones en otros países, en otras ciudades o varias instalaciones dentro de una misma población, tendrá que definir sobre cuáles de ellas necesita cobertura para el SGA.
Los límites físicos no son estrictamente los muros de las instalaciones. La comunidad circundante puede ser incluida, en un radio tan extenso como lo indique la actividad de la organización, por los impactos que la actividad genere en el aire, en los recursos naturales y en la biodiversidad.
5. Control de la organización sobre sus aspectos ambientales
El criterio es que, a mayor control, menor dependencia del SGA. Canalizar el uso del Sistema de Gestión Ambiental hacia los puntos críticos en donde el impacto es mayor y la falta de control menor es una medida razonable.
Quiénes definen el alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001
Determinar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental es una tarea que ISO 14001 asigna a la Alta Dirección. En la práctica, no suele ocuparse de ello o, por lo menos, no de forma directa. Si se ha conformado un equipo implementador, serán ellos quienes se ocupen de proponer los escenarios de alcance que consideran acertados.
La idea es conformar un comité interdisciplinario, en el que participen profesionales expertos en Gestión Ambiental, directores de áreas como cumplimiento o legal, algunos empleados que tienen a su cargo procesos críticos y algún miembro de la Alta Dirección.
Es importante recordar que una definición errada, por exceso o por defecto, acarrea costes adicionales, en forma de multas, sanciones, falta de operabilidad y otras consecuencias que nadie desea.
Finalmente, es importante precisar que todas las actividades y tareas que se desarrollen para definir el alcance del Sistema de Gestión Ambiental forman parte de los documentos obligatorios para la ISO 14001 y deben ser comunicados a las partes interesadas.
Esta última cuestión es una de las razones por las que es conveniente digitalizar y automatizar el sistema de gestión desde las etapas tempranas, desde el mismo momento en el que se decide planificar e implementar un Sistema de Gestión Ambiental. Es también el momento oportuno para definir las necesidades de formación que requerirá la organización.
Diplomado en Gestión Ambiental ISO 14001
La gestión ambiental es una preocupación para todas las organizaciones. Es de tal relevancia, que se considera un área estratégica, ya que tiene un alto impacto en la decisión de compra de los consumidores. El Diplomado en Gestión Ambiental ISO 14001 es un programa que integra el conocimiento sobre el área, sobre el estándar, sobre el cumplimiento y sobre las técnicas de auditoría de SGA.
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