Las empresas que implementan sistemas ISO trabajan para mejorar su gestión interna en áreas como calidad, medio ambiente, seguridad en el trabajo o seguridad de la información, entre otras de igual relevancia. La etapa final del trabajo de implementación se inicia cuando se toma la decisión de elegir un organismo de certificación ISO.
En cada país existen varios organismos designados por ISO para auditar, evaluar y expedir acreditaciones a los diferentes sistemas de gestión. En algunos es posible elegir un organismo de certificación ISO en una lista de diez o más posibilidades. Es entonces cuando vale la pena contar con criterios válidos de selección.
Por qué es necesario elegir un organismo de certificación ISO
Los organismos certificadores revisan, evalúan y califican el funcionamiento de un sistema de gestión para entregar la certificación. Esta confirma que ese sistema cumple con los requisitos y objetivos de la norma en cuestión y que tiene la capacidad para mejorar de forma continua. La inspección y revisión del sistema de gestión se hace en una auditoría de certificación o auditoría de terceros.
Los organismos certificadores reconocidos, avalados y designados por la Organización Internacional de Normalización (ISO por sus iniciales en inglés), son las únicas entidades que pueden emitir certificaciones ISO. Por eso, elegir un organismo de certificación ISO es necesario y obligatorio para las empresas que ya han terminado la implementación de un sistema de gestión y consideran que está listo para afrontar la auditoría de terceros.
A pesar del vínculo que mantienen con ISO, los organismos de certificación son entidades independientes, confiables y responsables. No obstante, no todos son iguales y es probable que, por causa de criterios de selección específicos, uno resulte más adecuado para una organización que otro. Son esos criterios los que se deben tener en cuenta para elegir un organismo de certificación ISO.
Qué criterios evaluar para elegir un organismo de certificación
ISO cuenta con más de 170 organizaciones conocidas como ONN (Organismos Nacionales de Normalización) en igual número de países. Aunque estos organismos son en su mayoría empresas del sector privado, al igual que ISO, algunos son estatales y otros son estamentos híbridos.
Muchos de estos organismos, cuya función principal es representar a ISO en sus respectivos países, tienen la facultad para auditar sistemas de gestión y certificarlos. Sin embargo, un número similar de organizaciones especializadas en supervisión, inspección, certificación y acreditación también han recibido el encargo y autorización de ISO para certificar sus sistemas de gestión alrededor del mundo.
En algunos países, especialmente en América Latina y África, elegir un organismo de certificación ISO implica escoger entre tres a cinco opciones, lo que de por sí facilita la tarea. Pero en otras regiones geográficas, como Europa, las empresas tienen que evaluar diez o más candidatos. ¿Qué criterios se pueden utilizar para elegir el organismo que mejor se adapte a las necesidades de la organización?
1. Reputación
El sello de ISO aparecerá en la certificación, pero también el del organismo de certificación. No todos cuentan con la misma reputación, pese a la responsabilidad que adquiere al ser designado como organismo certificador. La recomendación es elegir un organismo de certificación ISO que goce de gran reconocimiento.
2. Aval de ISO
Muchos organismos, por su tamaño, su historia y su reputación, no admiten duda alguna sobre su autoridad para expedir certificados ISO. Pero existen organizaciones que afirman tener el aval de ISO para emitir acreditaciones a pesar de no estar autorizadas para ello. Es sobre esas que se debe realizar un proceso de debida diligencia para verificar su autenticidad, y de paso, su reputación.
3. Área de especialización
Existen organismos de certificación que se especializan en determinadas industrias. Esto es muy común, especialmente en sectores de alta regulación: alimentario, financiero, farmacéutico, sanitario, etc. Aunque los organismos especializados en el sector alimentario bien podrían certificar a un banco, es probable que este tipo de certificación no resulte tan creíble para las partes interesadas.
4. Años de experiencia
Los certificadores decanos tienen auditores experimentados. Es posible que, por ello, su nivel de exigencia sea mayor que el de organismos con menos experiencia. Sin embargo, esa exigencia, no siempre representa un problema, al contrario, es una gran oportunidad.
5. Auditorías integradas
Organizaciones que cuentan con diversos sistemas de gestión (calidad, de medio ambiente, seguridad, etc.) pueden necesitar una auditoría integrada, aunque sus sistemas operen de forma independiente. No todos los organismos certificadores tienen la capacidad para realizar auditorías integradas o a sistemas integrados. Es un punto importante para verificar al elegir un organismo de certificación ISO.
Sí trabajas en la implementación de un #SistemaGestión tendrás que elegir un organismo de #CertificaciónISO. Infórmate de qué aspectos considerar #NormasISO Share on X6. Disponibilidad
Los organismos de certificación tardan semanas e incluso meses en asignar citas para la auditoría. Si existe alguna urgencia manifiesta, como la necesidad de cumplir un mandato regulatorio o participar en una licitación, es probable que no sea factible esperar tanto tiempo. La disponibilidad se convierte en estos casos en un factor determinante para elegir un organismo de certificación ISO.
7. Servicios
La certificación es el objetivo y el motivo por el que se acude a un organismo certificado ISO. Sin embargo, algunas de estas empresas vinculan otros servicios, agrupándolos en la misma tarifa. Estos servicios accesorios que pueden resultar atractivos son consultorías, acompañamiento post certificación, transferencia de certificación o análisis para implementar otros sistemas de gestión, entre otros.
8. Precio
Si se han aplicado todos los criterios, y aún quedan varias posibilidades para elegir un organismo de certificación ISO, el precio es un criterio que se puede tener en cuenta. Sin embargo, tiene que ser el último factor de evaluación.
Consejos para elegir un organismo de certificación ISO adecuado
Iniciar la búsqueda de los posibles organismos de certificación con tiempo, desde el momento en el que arranca el proyecto de implementación, es una buena estrategia. Las organizaciones que se anticipan tienen tiempo para reunir información suficiente sobre las opciones, aplicar los filtros adecuados y, en pocas palabras, elegir un organismo de certificación ideal.
Hay otros consejos básicos que también pueden ayudar a avanzar en ese proceso para elegir un organismo de certificación ISO:
- Elaborar una lista de verificación con los requisitos mínimos que se esperan del organismo, los beneficios que se podrían obtener y lo que no se admitirá de ninguna forma.
- Consultar con el equipo implementador las fechas mínimas y máximas para la práctica de la auditoria de terceros.
- Realizar una encuesta con otras empresas de la industria para establecer qué organismos utilizan y cuál ha sido su experiencia.
- Verificar el portafolio de servicios para saber qué se puede obtener, qué está vedado y qué accesorios se pueden obtener aún pagando más.
- Visitar a los auditores en sus oficinas para resolver dudas, obtener una impresión acerca de la capacidad del organismo y, de paso, iniciar la construcción de un vínculo comercial que será favorable en el futuro.
Elegir un organismo de certificación ISO ideal para el contexto de la organización, su industria y sus condiciones particulares es algo positivo para la gestión, pero el trabajo no termina con la certificación. Dos elementos serán esenciales para el éxito: por un lado, el soporte tecnológico para automatizar y digitalizar el sistema de gestión; por otro, contar con profesionales expertos en gestión ISO y, en particular, en auditoría interna de sistemas de gestión ISO.
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Algunos de los programas incluyen la certificación como auditores internos y un interesante valor agregado: la posibilidad de obtener la certificación ERCA (Registro Europeo de Auditores Certificados), que facilita a los alumnos trabajar en cualquier país de Europa o de América Latina.
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