Información documentada en ISO 14001 es una exigencia del estándar contenida en la cláusula 7.5. Reúne dos términos utilizados hasta la edición 2004 de ISO 14001, de modo que, tras la revisión de 2015, información documentada integra tanto documentos como registros.
En términos generales, la cláusula 7.5 define como información documentada la información en sí, pero también el medio que la contiene. Los términos registro y procedimiento documentado desaparecen. Este aspecto puede generar alguna confusión, de ahí la utilidad de esta guía detallada sobre información documentada en ISO 14001.
¿Cuál es el requisito sobre información documentada en ISO 14001?
La cláusula 7.5.1 solicita a la organización mantener y conservar información documentada, requerida en otras cláusulas de la norma. También aquella que la organización considere necesaria para demostrar el cumplimiento o para garantizar el funcionamiento y el logro de objetivos del sistema de gestión ambiental.
Sobre información documentada en ISO 14001, la norma no exige un procedimiento documentado para hacerlo. Sin embargo, garantizar la accesibilidad, disponibilidad, integridad, transparencia y seguridad de uso de la versión actual son temas que preocupan siempre que se habla de documentación.
En ese sentido, será imprescindible contar con un procedimiento para tratar la información documentada en ISO 14001. Pero también lo es apoyarse para ello en una plataforma que automatice la gestión ambiental y que, entre otras funcionalidades, ofrezca un módulo de gestión de documentos.
¿Qué se incluye como información documentada en ISO 14001?
La definición sobre información documentada en ISO 14001 es clara: “cualquier dato relevante que deba ser controlado y mantenido por la organización, incluyendo el medio que lo contiene”. Sin embargo, y haciendo un repaso de los requisitos de la norma, se observa que son pocas las exigencias para documentar. Al añadir a lo solicitado de forma concreta “lo que la organización considere necesario”, el espectro de documentos se amplía.
1. Ejemplos de información documentada en ISO 14001
Por supuesto, las políticas, el contexto y el alcance se documentan. Otros ejemplos son:
- Aspectos ambientales.
- Requisitos legales, normativos o regulatorios.
- Competencia y formación.
- Control operacional.
- Planes de preparación y respuesta ante emergencias.
- Procedimientos de evaluación, seguimiento y medición.
Dentro de la libertad que se da a la organización, esta puede decidir documentar las siguientes cuestiones:
- Flujos de trabajo.
- Procesos y procedimientos.
- Instrucciones y manuales de trabajo.
- Programas de inspección, revisión o auditoría.
- Especificaciones técnicas.
- Comunicaciones.
- Organigramas.
- Planes estratégicos.
- Evaluaciones de riesgos.
- Estrategias para gestión de riesgos.
2. Medios que contienen información documentada
Los medios que contienen la información forman parte de la información documentada en ISO 14001. Algunos de ellos son digitales, otros físicos:
- Papel.
- Dispositivos de almacenamiento digital: USB, discos duros internos o externos, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.
- Imágenes, dibujos, esquemas, fotografías, etc.
- Cuentas de correo electrónico.
¿Cuáles son las exigencias de información documentada en ISO 14001?
Las exigencias normativas sobre documentación y la cláusula en las que se declararan son las que se indican a continuación:
| Cláusula | Descripción del Requisito |
| 4.3 | Alcance del sistema |
| 5.2 | Política ambiental |
| 6.1.1. | Gestión de riesgos y oportunidades |
| 6.1.2. | Aspectos ambientales |
| 6.1.3. | Obligaciones de cumplimiento |
| 6.2.1. | Objetivos ambientales |
| 7.2. | Evidencia de competencia |
| 7.4.1. | Evidencia de comunicaciones |
| 7.5.1. | Información que la organización considere necesaria |
| 8.1. | Información que evidencia el funcionamiento correcto de procesos |
| 8.2. | Información sobre el funcionamiento de procesos de acuerdo con lo planificado |
| 9.1.1. | Resultados de evaluación, medición, monitoreo y análisis |
| 9.1.2. | Resultados de evaluaciones de cumplimiento |
| 9.2.2. | Resultados de auditoría |
| 9.3. | Revisiones de la gestión |
| 10.2. | No conformidades y acciones correctivas y sus resultados |
¿Qué verificar en la información documentada en ISO 14001?
En la creación y actualización de documentos en cualquier formato es necesario verificar que dentro del texto, si se trata de un documento, o en la etiqueta cuando se trata de información contenida en un dispositivo u otro formato diferente, aparezca la siguiente información:
- Fecha de creación o actualización.
- Número de versión.
- Autor del contenido o responsable de la creación.
- Idioma, número de páginas o folios.
- Trazabilidad sobre la aprobación.
- Nivel de seguridad y accesibilidad.
- Periodo de conservación de la información documentada.
Además de todo ello, por lo general, el proceso de creación o actualización de un documento pasa por varias etapas: solicitud, aprobación, revisión y fecha estimada para una nueva actualización.
Finalmente, con respecto al periodo de conservación de la información documentada, sobre la que no existe una solicitud explicita en la norma, algunos tiempos sugeridos de acuerdo con el tipo de documento son:
| Tipo de Documento | Tiempo sugerido |
| Actas de revisión de la Alta Dirección | 2 años |
| Informes de auditoría | 5 años |
| Registros de vigilancia e inspección | 5 años |
| Registros de cumplimiento | 10 años |
| Aspectos ambientales | 10 años |
| Planes de preparación y respuesta ante emergencias | 10 años |
| Registro de incidentes ambientales | 10 años |
| Evaluaciones de riesgos y oportunidades | 10 años |
| Planes de negocios | 5 años |
| Análisis DAFO, matrices de riesgo y otros modelos de evaluación | 5 años |
| Análisis PESTLE | 5 años |
| Acciones correctivas | 5 años |
| Informes de no conformidades | 5 años |
| Registros de formación y competencias | 10 años |
| Resultados de calibración | 5 años |
Cumplir con las exigencias de control de documentos puede representar un desafío para el equipo de gestión ambiental y para la organización en general. Por eso es tan importante apoyar esta área con tecnología. Un software de gestión ambiental está preparado para garantizar el almacenamiento en una unidad central segura, presentar la trazabilidad del documento, asegurar el acceso a las personas indicadas, realizar seguimiento del proceso de creación y actualización o verificar la integridad e incorruptibilidad de la información, entre otros objetivos de gran relevancia.
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