Los requisitos de documentación ISO 45001 no son muy restrictivos. Lo que la norma ordena documentar en el estándar de Seguridad y Salud en el Trabajo no es en exceso minucioso. Así, al dejar posibilidad de elegir la “documentación de lo que la organización considere como necesario para la eficacia del sistema”, como indica en la cláusula 7.5, pone a la organización en un interesante dilema.
El concepto de documentación ISO 45001 se amplía de esta manera. Una solución sería documentar todas las actividades en el centro de trabajo para no caer en el defecto, aunque se incurra en el exceso. Ningún auditor censurará la abundancia de documentos.
Pero realmente no hay necesidad de llegar tan lejos. Lo más acertado es fijar criterios claros sobre documentación ISO 45001 que permitan establecer qué es lo que realmente se debe documentar y cómo.
¿Qué criterio aplicar para cumplir con los requisitos de documentación ISO 45001?
ISO 45001 es un estándar diseñado para operar en cualquier tipo de organización y en cualquier lugar del mundo. Al exigir pocos documentos y dejar libertad a la organización para elegir lo que conformará su documentación ISO 45001, ISO está siendo coherente con una realidad: las exigencias regulatorias, los riesgos y la cultura de los trabajadores es diversa. Las posibilidades son infinitas y, por eso, lo que es importante documentar para una no lo será para otra.
Muchos documentos se elaboran porque algún regulador lo exige. No lo pide expresamente ISO 45001, aunque sí lo hace de forma indirecta al solicitar a la organización cumplir con todas sus obligaciones en materia legal o regulatoria.
Los criterios para cumplir con los requisitos de documentación ISO 45001, en su orden, serían los siguientes:
1. Aspectos obligatorios
Las políticas son documentos obligatorios en cualquier estándar. En cuanto a documentación ISO 45001, también se incluyen los planes y registros, el alcance y el contexto. Si de obligatoriedad se trata, el trabajo terminaría con estos documentos.
2. Aquello que es necesario de acuerdo con la formación de los empleados
Los procedimientos e instrucciones de trabajo no tendrían que documentarse. Pero si la fuerza laboral por alguna razón es inexperta y si presenta muchas brechas de formación, lo mejor es documentar todos los procedimientos e instrucciones.
3. Procesos que entrañan riesgo de fallo
Un proceso o un procedimiento puede salir mal por muchas razones: porque es muy complicado y difícil de entender, porque los trabajadores tienen dificultades para seguir órdenes o porque el proceso es novedoso. En cualquier caso, si la posibilidad de que surjan problemas es alta, lo mejor es documentar.
4. Cuestiones relacionadas con seguridad y salud en el trabajo
Todo aquello que tenga relación con seguridad y salud en el trabajo debe ser claro, preciso y contundente. Además, es necesario que exista la certeza de que se comunicó el mensaje de forma adecuada. Las cuestiones relacionadas con SST necesitan documentarse porque es la evidencia del cumplimiento de algún requisito que en algún momento exigirá el auditor.
5. Lo relativo a lugares de trabajo con riesgos significativos
El trabajo en alturas, en condiciones climáticas extremas o en aislamiento, por citar tres ejemplos, requieren que las instrucciones, manuales o directivas, se documenten. Cada organización necesita identificar sus puestos de trabajo con un riesgo significativo.
6. Procedimientos de respuesta a emergencia
Si hay algo que merece formar parte de la documentación ISO 45001 es el procedimiento de respuesta a emergencias. Es importante que todos los que tienen responsabilidades en el desarrollo del plan sepan qué hacer y cuándo hacerlo. Los que no tienen alguna responsabilidad asignada también necesitan saber cómo proceder ante un hecho disruptivo de alto impacto.
Simplifica las operaciones de tu #SG-SST conociendo los criterios que puedes aplicar para la documentación #ISO45001 Share on X¿Qué más debe formar parte de la documentación ISO 45001?
Algunos procesos que requieren documentación, dentro de la libertad que tiene la organización para hacerlo, son los siguientes:
- Proceso de control de documentos y registros.
- Gestión de riesgos.
- Gestión de no conformidades.
- Diseño, implementación y monitoreo de acciones correctivas y acciones preventivas.
- Programa de auditorías internas y realización de estas.
- Revisión de la gestión.
¿Cómo afecta la transformación digital a la documentación ISO 45001?
El control de documentos es un aspecto de vital importancia para un sistema de gestión. Trabajar en base a información obsoleta o divulgar información sensible son riesgos que se pueden evitar con herramientas diseñadas para automatizar el sistema de gestión y digitalizarlo. Es una de las oportunidades que ofrece la transformación digital a la gestión ISO en cualquier área.
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