Las acciones correctivas se toman para solucionar un problema que ya se ha presentado. Las preventivas, por el contrario, trabajan para evitar que el problema ocurra y tenga consecuencias.
Por otra parte, es un hecho que las recientes publicaciones ISO, y las actualizaciones, tienen un elemento en común: el Pensamiento Basado en el Riesgo. Una de las consecuencias de la adopción generalizada en todas las áreas de Gestión de este enfoque, es la confusión entre lo que son acciones correctivas y acciones preventivas, y el momento propicio para el uso de cada una.
Es claro que en términos semánticos no tendría por qué existir un problema para entender e identificar cada una de ellas. Pero en el entorno de un Sistema de Gestión ISO, y en la aplicación en la práctica real diaria sí aparece la confusión.
Es por ello que hoy consideramos oportuno definir con claridad las acciones correctivas y la preventivas, y la razón por la que los estándares ISO actuales requieren acciones correctivas y no preventivas.
¿Qué son acciones correctivas?
Un buen punto de partida es definir lo que es cada una de estas acciones, ambas necesarias en la Gestión ISO. Las acciones correctivas son las que se toman para resolver un problema, una vez que este se ha manifestado.
Las acciones correctivas pueden atacar la causa raíz o ser solo un paliativo momentáneo, mientras se investiga el origen del problema y se diseña una acción contundente que implique la no repetición.
Las acciones correctivas fueron durante un buen tiempo el bastión de la Gestión ISO en muchas áreas, iniciando por Calidad, pero sin dejar atrás Seguridad en el Trabajo o Gestión Ambiental. Ahora toman otra posición igualmente importante en las recientes actualizaciones de los estándares, como en las nuevas publicaciones.
Un ejemplo de acciones correctivas
Las acciones correctivas también forman parte de la vida diaria de las personas. Sin embargo, en el contexto en el que hoy las mencionamos, conviene situarlas dentro del escenario de la Gestión ISO:
- Un empleado sufre un accidente al tener contacto con un extremo afilado de una herramienta dejada por olvido sobre una mesa que linda con un área de alto tráfico de personas.
- Retirar todas las herramientas de esa área y ubicarlas en un área restringida y segura, es la primera acción correctiva, que pretende impedir la ocurrencia inmediata de nuevos accidentes, pero no soluciona el problema desde la raíz.
- Tras una investigación de causa raíz se descubre que existen deficiencias de capacitación en los trabajadores, así como ausencia de señalización sobre el riesgo inminente por contacto con herramientas afiladas. Además, se piensa en diseñar estructuras con cubiertas laterales que eviten que los ángulos de las herramientas sobresalgan. Se ponen en práctica estrategias adecuadas para solucionar esos problemas. Son acciones correctivas que evitan la repetición.
¿Qué son acciones preventivas?
La acción preventiva busca evitar que el problema se presente; que el riesgo ocurra. El segundo ejemplo de acción correctiva expuesto en el apartado anterior podría considerarse acción preventiva, si se hubiese diseñado, implementado, probado y mejorado antes de que se hubiese presentado un accidente.
Las acciones preventivas se toman para evitar que los problemas sucedan. Por eso, una buena parte de las acciones preventivas surgen de la formulación de escenarios hipotéticos de riesgo.
Un ejemplo de acciones preventivas
De acuerdo con los requisitos de las actualizaciones de estándares ISO en la última década, la Gestión de Riesgos debe ser preventiva y todas las decisiones se toman pensando en los Riesgos que podrían implicar. Por supuesto, también hay oportunidades.
Un ejemplo de acción preventiva sería el siguiente:
- Se ha diseñado un nuevo producto que implica el uso de un material tóxico y corrosivo. Antes de que se presenten accidentes o incidentes, se determina qué Equipos de Protección Personal tienen la capacidad de preservar la integridad de los trabajadores. Igualmente se imparte la capacitación necesaria y se disponen los mecanismos de atención de emergencia, como ultima barrera de protección.
¿Por qué las normas ISO solicitan acciones correctivas y no preventivas?
Antes de la aparición del Enfoque Basado en el Riesgo, ISO incluía solicitudes para adoptar acciones correctivas y acciones preventivas. Esto ocurrió en las primeras ediciones de las normas sobre Gestión de la Calidad, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información.
Estos estándares, que comparten el Anexo SL, solicitaban el diseño de procesos para cada caso: prevención y reacción. Aunque el procedimiento y los pasos eran similares, el origen de la acción era diferente.
La acción correctiva la desencadenaba un problema evidente que la mayoría de las veces había causado impacto negativo: una infracción de seguridad, un accidente, un incidente ambiental…
La acción preventiva era el resultado de la identificación de un problema dentro del proceso normal de Evaluación de Riesgos. Sin embargo, como se menciona en el ejemplo de acciones correctivas, era posible confundir la acción preventiva con la correctiva.
En algunos casos se optaba por tomar el proceso de acción correctiva, sobre el preventivo, porque el primero era más fácil que el segundo. Por eso, las nuevas publicaciones y las actualizaciones ya no requieren acciones preventivas. Solicitan acciones correctivas.
Pero no se hace solo por eliminar uno de los dos elementos en conflicto. Hay dos razones poderosas para solicitar acciones correctivas y prescindir de las preventivas:
1. La introducción del Pensamiento Basado en Riesgos
El Pensamiento Basado en Riesgos solicita a la organización que tome cada decisión pensando en los riesgos y oportunidades que puede representar. Esto implica pensar en todo momento en los riesgos, pero también en los beneficios. El Pensamiento Basado en Riesgos, que aparece en la sección 6 de los estándares que utilizan el Anexo SL, cumple con las funciones que antes se destinaban a las acciones preventivas, lo que hace innecesario que se sigan mencionando y solicitando en otros apartados de la norma.
2. Mejora continua
La mejora continua es otro requisito común a todos los estándares ISO. Es claro que al solicitar a la organización que mejore sus procesos, sus resultados y sus indicadores de forma constante, se está pidiendo que se adopten acciones preventivas. Las organizaciones diseñan e implementan acciones preventivas para mejorar el rendimiento de sus Sistemas, pero ya no tienen que seguir el formalismo y el complicado proceso que antes implicaba la acción preventiva.
Diseñar e implementar una acción preventiva, o correctiva, sigue siendo una actividad que implica seguir un proceso, realizar actividades, seguir pasos… Las organizaciones que han entrado en procesos de Transformación Digital y que han digitalizado sus Sistemas de Gestión podrán enfrentar estos desafíos con mejores herramientas. Otra herramienta eficaz es la formación.
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