El conflicto de intereses es fácil de detectar en los demás, pero difícil de advertir para los mismos afectados o involucrados. Para muchas personas, el conflicto de intereses es un problema de otros, y no de ellos o mucho menos algo que comprometa el cumplimiento legal de la organización.
Piensan, estos empleados, que ellos siempre podrán conservar la imparcialidad y seguir las normas, aunque un amigo o un familiar forme parte de un proceso comercial o de contratación con la organización en la que trabajan.
El problema parece ser más evidente en los niveles medios y bajos de una organización. De hecho, el conflicto de intereses encuentra mayor facilidad para mimetizarse en estratos medios y bajos, donde se suele aprovechar la escasa visibilidad.
Los líderes y directores de área, así como los miembros de la Alta Dirección, también necesitan tomar medidas para evitar el conflicto de intereses ya que su ejemplo y las consecuencias de sus actos, repercutirán en todos los niveles.
¿Cómo prevenir el conflicto de intereses en la organización?
Hablar sobre el tema, sobre las características del conflicto de intereses, las consecuencias, los riesgos que implica para los involucrados y la organización, es una primera acción efectiva para prevenirlo o evitarlo.
Algunas formas efectivas para prevenir el fraude y la incompatibilidad de intereses son:
- Diseñar e implementar procedimientos de debida diligencia, en cualquier proceso que implique relaciones con terceros, enfocados a establecer cualquier tipo de vínculo con empleados de la organización.
- Revelar casos identificados de conflicto de intereses en cualquier área de la organización, hayan tenido o no consecuencias.
- Crear políticas en las que se enfatice la obligación de informar sobre cualquier circunstancia o condición que genere conflicto de intereses.
- Capacitar a los empleados sobre el tema, para que comprendan que el conflicto de intereses se puede generar, sin que sea un delito o una conducta censurable, siempre que se advierta sobre él a tiempo y a las personas indicadas.
- Alentar la denuncia y los informes en los canales dispuestos por la organización, sean estos anónimos o aportando la identidad del informante.
- Implementar un estándar de gestión reconocido a nivel internacional, como ISO 37301.
- Automatizar la gestión de cumplimiento o anticorrupción, digitalizando los sistemas de gestión de compliance, aprovechando así la tecnología, particularmente en procesos de debida diligencia.
- Dar a conocer casos específicos de eventos o circunstancias que constituyen conflicto de intereses.
¿Qué ejemplos de conflicto de intereses son recurrentes en las organizaciones?
Muchos empleados pueden estar inmersos en relaciones o circunstancias que configuran un conflicto de intereses en un momento dado. Y es probable que solo lo perciban con claridad, si alguien habla sobre el tema. Los siguientes ejemplos suelen repetirse una y otra vez en todo tipo de organizaciones:
1. Relaciones familiares
Las relaciones familiares son un muy buen ejemplo de este tipo de conflictos. Por supuesto, no es malo que un empleado tenga parientes, hermanos, tíos, primos… Y claro está, por el hecho de ser familiares de un empleado de la organización, estas personas no pueden perder el derecho a postularse para ocupar una posición en esa organización, a convertirse en proveedor o a suscribir un contrato como consultor.
El problema está en no advertir la existencia del vínculo familiar. El nepotismo se puede evitar o prevenir apartando al empleado que tiene el vínculo familiar de cualquier proceso que involucre a su allegado, como contrataciones, promociones, adjudicaciones, adquisiciones…
2. Relaciones personales o sentimentales
Las relaciones románticas son la principal fuente de conflicto en las organizaciones. Por esa razón, suelen aparecer en el primer lugar de impedimentos en los reglamentos laborales.
Sin embargo, por alguna razón la prohibición genera un efecto contrario: aumento de relaciones personales entre compañeros de trabajo. Una buena idea es promover una divulgación de este tipo de vínculos, sin que ello conduzca a una penalización.
Las personas que estuvieron involucradas sentimentalmente con compañeros de trabajo, por ejemplo, no son buenos jueces o tomadores de decisiones sobre esa persona que alguna vez fue su pareja. Pueden existir aún sentimientos románticos, o, por el contrario, algún tipo de resentimiento o animadversión.
La prohibición es, por supuesto, una opción. La apertura y divulgación, con normas y políticas claras es otra alternativa válida para prevenir riesgos y limitar el efecto de cualquier conflicto de este tipo.
Aprende a evitar el #ConflictoIntereses en tu organización, conociendo estos ejemplos muy útiles y siguiendo las recomendaciones que entregamos #ISO37001 #Anticorrupción Share on X3. Obsequios, invitaciones o favores
En muchas organizaciones, entregar obsequios, hacer invitaciones u ofrecer un trato preferencial para empleados de empresas vinculadas (clientes o proveedores), suele ser una política, reglamentada y aprobada.
Para la organización que recibe los obsequios, el tema puede no ser tan claro. Los empleados pueden ver comprometido su juicio e inducidos a favorecer a la generosa organización. Es importante que este tipo de obsequios sea generalizado y no específico para algunos puestos de trabajo.
Es igualmente importante, y obligatorio, que la entrega de estos obsequios sea pública y que las prebendas no superen un valor razonable. Una cosa es un soborno y otra un gasto de presentación que solo pretenda mejorar la imagen de una marca.
4. Conocer información privilegiada o reservada
En los procesos de adquisiciones, el empleado que tiene la capacidad para tomar decisiones relevantes, el conocimiento de información privilegiada le permite obtener beneficios personales.
Supongamos que una importante organización reemplazará al proveedor de su principal suministro o materia prima. El negocio, que puede ser de millones de euros al año, incrementará el valor de las acciones de la empresa que obtendrá el contrato. El empleado puede anticiparse a adquirir acciones, o a entregar la información a amigos o familiares, a cambio de una participación en los rendimientos futuros.
Las políticas sobre información privilegiada deben ser muy claras. Es necesario restringir el acceso a este tipo de informes, a niveles muy altos, donde sea fácil controlarlos.
5. Autogestión
La autogestión es, en pocas palabras, el compendio de todas las anteriores expresiones de conflicto. Los empleados que autogestionan, toman decisiones siempre pensando en su beneficio personal, antes que en el de la organización.
Las organizaciones necesitan establecer controles, como la aprobación múltiple, los topes para la autorización de transacciones financieras, la rotación de puestos de trabajo, la toma obligatoria de vacaciones, la promoción de la denuncia, las auditorias e inspecciones, aplicación de la debida diligencia, entre otros, para evitar este tipo de comportamientos.
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