La cláusula 4.4 del estándar de Seguridad y Salud en el Trabajo requiere definir el alcance de la norma ISO 45001 y del sistema de gestión.
El alcance de la norma ISO 45001 deberá reflejar con precisión y claridad las actividades cubiertas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. Toda exclusión de los requisitos no aplicables de la norma debe documentarse y justificarse en el Sistema de Gestión. No debe existir fuera del alcance ninguna actividad relacionada con la unidad de negocio/organización en su conjunto que se defina para obtener la certificación. Aunque, como veremos más adelante, sí es posible acotar el alcance de la norma ISO 45001 de acuerdo con diversos criterios.
¿Qué es el alcance de la norma ISO 45001?
El alcance de la norma ISO 45001 es el límite de acción que tendrá el Sistema de Gestión basado en el estándar internacional. El alcance equivale a delimitar el área de jurisdicción en la que los requisitos, los controles y las decisiones que se tomen, dentro del sistema, serán de obligatorio cumplimiento.
En la práctica, el alcance no está limitado necesariamente a un espacio físico o geográfico. El sistema puede restringirse a las actividades destinadas a producir un bien o un servicio. Puede ser para un determinado departamento, para ciertos niveles o en exclusivo para una sucursal o la operación en un país o una ciudad.
¿Cómo definir el alcance de la norma ISO 45001?
La definición del alcance de la norma ISO 45001 es una responsabilidad de la Alta Dirección. Por muchas razones, solo la Alta Dirección puede optar por un alcance limitado. Entre ellas tenemos:
- Cumplir regulaciones específicas de una ciudad o un país.
- Blindar un producto en particular, con el que se pretende llegar a otros mercados.
- Tener varias certificaciones, una para cada línea de producto o para cada ubicación.
- Tener un alcance limitado a un área o departamento, inicialmente, como una prueba piloto, antes de extenderlo a toda la organización.
Estas y otras motivaciones son válidas. Lo importante es que se explique y se documente para cumplir con lo solicitado por la cláusula 4.4.
¿Qué incluir en el alcance de la norma ISO 45001?
El alcance total o limitado, obedeciendo a alguna de las consideraciones ya mencionadas, debe incluir dentro del respectivo documento la siguiente información mínima:
- Límites físicos, cuando el alcance es sobre un espacio, una ubicación o una zona geográfica específica.
- Descripción precisa y detallada del producto, o la línea de productos, junto con las actividades y procesos vinculados a ellos, cuando ese es el caso.
- Las motivaciones para la inclusión, pero también para la exclusión.
- Contexto interno y externo dentro del que se produce la determinación del alcance.
- Validez del alcance en el tiempo. Es posible hablar de una ampliación programada hacia el futuro.
Finalmente, el alcance de la norma ISO 45001 es un documento que debe ser accesible para todos en la organización, pero especialmente para quienes trabajan en áreas, procesos o ubicaciones incluidos en el alcance.
La definición del alcance, como otras tareas necesarias para la implementación de ISO 45001 serán más fáciles de llevar a cabo con la presencia de dos elementos claves: tecnología para la automatización y digitalización del Sistema de Gestión y profesionales formados de forma adecuada para acometer las tareas.
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