Para un profesional en cualquier área de gestión corporativa, la auditoría de certificación ISO marca el primer hito en el trabajo de implementación y puesta en marcha de un Sistema de Gestión basado en un estándar ISO.
Es un momento culminante, definitivo, que no siempre es entendido así en las diferentes áreas de la organización. Sin embargo, aprobar la auditoría de certificación ISO es una tarea que requiere el esfuerzo sincronizado de todas las áreas y todos los niveles de la organización, empezando desde arriba: desde la Alta Dirección.
No pasar la auditoría de certificación ISO es un tropiezo que no significa que el camino haya terminado, o que la organización se haya quedado sin opciones. Pero sí es bueno entender que tiene un impacto financiero y reputacional importante.
A continuación, abordamos ese coste, las mejores prácticas para superar la auditoría y qué puede hacer una organización para mantener la conformidad en sus sistemas de gestión ISO.
Auditoría de certificación ISO – ¿Qué hacer si no se logra el objetivo?
Cualquier resultado que implique no obtener la certificación, significa no lograr el objetivo inicial. La razón apenas obvia para que esto suceda es que se han presentado No conformidades – al menos una -, respecto a los requisitos del estándar implementado.
No todas las No Conformidades revisten la misma importancia. Algunas son menores, y otras representan un mayor grado de dificultad en su tratamiento. Unas y otras son identificadas por un auditor certificado o por un equipo de auditores, dependiendo de la complejidad o del tamaño de la organización.
Estos dictámenes no son inapelables. La organización puede, eventualmente, solicitar una segunda opinión al organismo certificador. Sin embargo, basados en la experiencia, el mejor camino a seguir es solucionar los problemas.
Para ello, es bueno entender qué significa una No Conformidad menor y lo que es una mayor:
- No Conformidad Menor: se presenta cuando existe una incumplimiento parcial o total de un requisito, sin que esto implique una falla general del Sistema. No obstante, no solucionar el problema impide la certificación o la recertificación del sistema.
- No Conformidad Mayor: implica la falla total de Sistema y la comprobación de que es incapaz de alcanzar los objetivos del sistema de gestión y de cumplir con los requisitos de la norma implementada.
El auditor de certificación proporciona información detallada acerca de las No Conformidades encontradas, su gravedad y solicitará a la organización el diseño e implementación de un plan correctivo que, una vez aprobado por el organismo certificador, se ponga en marcha para solucionar los problemas para obtener la certificación.
¿Cuánto cuesta no aprobar la auditoría de certificación ISO?
El primer coste a considerar es el valor que percibe el organismo certificador. Este, dependiendo del tamaño de la organización, puede ser representativo o no. Sin embargo, en este rubro también se debe considerar el coste de formación de auditores internos, y el del tiempo que destinaron a la práctica de este tipo de evaluación.
Otros factores determinantes de valor que se deben tener en cuenta como coste de la falla en el objetivo de obtener la certificación son:
- Pérdida de negocios y contratos, lo cual es frecuente en organizaciones que optan por obtener la certificación con el objetivo especifico de participar en determinadas licitaciones u obtener contratos en los que esa certificación es un requisito esencial.
- Impacto en la reputación y en la marca comercial, como consecuencia de la divulgación del hecho de que la organización no superó la auditoría de certificación ISO. Algunos clientes, que estaban a la espera de la certificación, buscarán otros proveedores. Será igualmente un factor determinante la toma de decisiones de inversores, bancos y socios comerciales.
- Baja moral en los empleados, espacialmente en aquellos que han trabajado duro para obtener la certificación. Perder esta batalla, tendrá una alta repercusión en la eficiencia, productividad y rendimiento de los trabajadores. Este impacto se puede monetizar y expresar en cifras monetarias.
- Coste de cumplimiento, para las organizaciones que operan en mercados altamente regulados, en los cuales la conformidad con determinados estándares es obligatoria. Las consecuencias predecibles van desde sanciones hasta eliminación de permisos o paralización de la producción.
¿Cómo aprobar la auditoría de certificación ISO?
Dos factores resultan esenciales para el éxito de un Sistema de Gestión. Uno es la formación de profesionales expertos en el estándar, en el área respectiva, y en la auditoría de este tipo de Sistemas.
El uso de la tecnología adecuada, acorde con la tendencia de Transformación Digital imperante en el siglo XXI, así como la digitalización y automatización de Sistemas de Gestión, sin duda hará una importante diferencia que se evidenciará en el momento de la auditoría de certificación.
Otras recomendaciones que resultarán importantes para el éxito del proyecto son:
1. Formar profesionales que conozcan la norma
En el área de gestión, para las organizaciones que cuenten con una, en puestos clave que asuman responsabilidades específicas, y en el campo de auditoría, la organización requerirá contar con profesionales formados para esta tarea, y que conozcan la norma, sus requisitos y conceptos como el enfoque basado en el riesgo o la mejora continua.
2. Elaborar un análisis de brechas
Antes de utilizar tiempo valioso en algo que ya está hecho, y dejar de hacer lo que de verdad se requiere, es preciso elaborar un análisis de brechas para que, con base en sus resultados, sea posible optimizar recursos y enfocarlos en lo que falta para alcanzar la conformidad.
3. Obtener el liderazgo y el compromiso necesarios
Esto inicia con la Alta Dirección y sigue con los ejecutivos, directores de área y gerentes. Sorprende que muchas auditorías de certificación se pierden por la falta de interés y de compromiso de los líderes de la organización en todos los niveles.
4. Elaborar los documentos e implementar los procesos y procedimientos
Esta es una parte medular de la implementación. Es en este punto donde se decide en buena parte el futuro de la auditoría de certificación ISO. Si los procesos han sido bien diseñados, se ajustan a las políticas y están conformes con lo solicitado por el estándar, la certificación estará al alcance de la mano.
5. Prepararse para la auditoría
La auditoría de certificación ISO es el equivalente a la graduación en cualquier asignatura académica. Es el momento en que se comprueba lo que se ha aprendido y se ha puesto en práctica. Aunque el trabajo se haya hecho bien, conviene estudiar un poco más, practicar, y anticiparse a cualquier eventualidad. Es uno de los objetivos de las auditorías internas.
Formación para profesionales de Sistemas de Gestión ISO – Escuela Europea de Excelencia
La auditoría de certificación ISO comprueba que se ha hecho un buen trabajo, hasta el momento. El adecuado mantenimiento de un Sistema de Gestión, conducirá a una recertificación sin problemas, pero también a la mejora del sistema de forma continua y el logro de objetivos de negocio.
De ahí la importancia de contar con profesionales expertos en todas las etapas que involucran la implementación de un sistema de gestión normalizado, entre ellas la planificación, implementación, auditoría y, por supuesto, certificación y mantenimiento.
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