Las organizaciones enfrentan el desafío que impone un marco regulatorio estricto y amplio. Son tantos los frentes a cubrir y tan diversos los requisitos, que se impone el uso de una checklist para la auditoría de cumplimiento.
La auditoría es el camino correcto para verificar el cumplimiento en diferentes áreas como legal, fiscal, seguridad y salud en el trabajo, protección de datos y muchos otros más que hoy conforman el extenso marco regulatorio al que está sometida una organización moderna.
Existen diferentes tipos de auditorías. Algunos profesionales confían en el apoyo de una checklist para la auditoría de cumplimiento, porque el uso de estos documentos garantiza que no se olvidará nada y ayuda a planificar el trabajo aprovechando el tiempo y optimizando los recursos.
A continuación, explicamos los beneficios de este tipo de evaluaciones, los diferentes tipos de auditoría y los requerimientos que se deben considerar a la hora de elaborar una checklist para la auditoría de cumplimiento.
Beneficios de una auditoría de cumplimiento
Realizar una auditoría de cumplimiento es una forma de verificar el cumplimiento con las leyes, normas y acuerdos en todas las áreas. Además de este, que ya es un beneficio, es posible:
- Obtener un ambiente seguro y saludable para los trabajadores.
- Evitar multas y sanciones.
- Impedir el deterioro de la reputación y la imagen de marca.
- Evitar la interrupción de la operación.
- Incrementar la productividad de los empleados.
- Generar confianza entre empleados, clientes, inversores, socios y organismos reguladores.
Tipos de auditorías de cumplimiento
La checklist para la auditoría de cumplimiento, que compartimos en los siguientes epígrafes, resulta útil para diferentes tipos de evaluaciones de compliance. Algunas son voluntarias, otras son obligatorias o reglamentarias. Las hay internas y, también, externas.
En cualquiera de ellas, podemos encontrar auditorías específicas para áreas muy definidas:
- Auditoría de cumplimiento con normas y leyes laborales: tiene por objetivo asegurar el cumplimiento de las normas que protegen al trabajador y sus derechos.
- Auditoría de cumplimiento para temas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo: el incumplimiento de las normas HSE genera altas imposiciones financieras, pago de honorarios, reparación de personas afectadas, multas a organismos gubernamentales y, por supuesto, una afectación a la reputación de la organización.
- Auditoría de cumplimiento a normas de gobierno corporativo: para las organizaciones que han adoptado un modelo ESG –Sostenibilidad, Responsabilidad Social y Gobernanza-, garantizar el cumplimiento con cada uno de estos aspectos resulta fundamental para conservar la credibilidad de sus inversores, pero también para soportar los informes a los que están obligadas.
- Auditoría de protección de datos y seguridad de la información: la conformidad con GDPR y la Seguridad de la Información también pueden ser verificada con una auditoría de cumplimiento, que evalúe si la organización utiliza o no hardware y software actualizado, y que adopta las mejores prácticas de acceso y protección de la información y los datos.
Checklist para la auditoría de cumplimiento – ¿Qué es?
Una Checklist para la auditoría de cumplimiento es una lista de requisitos, normas, leyes y acuerdos, además de procesos y sus resultados, para ser observados, comprobados y verificados durante la evaluación, por el auditor interno o externo.
El cumplimiento de los requisitos de un estándar de gestión, si es que este ha sido adoptado e implementado por la organización, también debe comprobarse durante la auditoría y, por supuesto, formará parte de la lista de verificación.
La checklist se convierte en una guía para la evaluación, que permite identificar brechas de cumplimiento, fallas, no conformidades y puntos críticos en los que es preciso reforzar la gestión.
Con esto en mente, a continuación, compartimos un modelo de checklist para la auditoría de cumplimiento.
Consulta esta completa checklist para la auditoría de #Cumplimiento, con las áreas a evaluar y los diferentes tipos de requerimientos #Compliance #ISO37301 Share on XChecklist para la auditoría de cumplimiento – Modelo para varias áreas
La siguiente lista de verificación es un modelo que se ha proyectado para varias áreas, pero, siguiendo el mismo formato, puede ampliarse a otras que la organización requiera y que no se encuentren en esta guía:
- Requisitos para leyes laborales:
- Prácticas de gestión de Recursos Humanos.
- Negociaciones colectivas.
- Acuerdos con sindicatos.
- Investigaciones de denuncias de los empleados.
- Cumplimiento de políticas antidiscriminación.
- Relaciones con empleados.
- Cumplimiento de pago de salarios y otras obligaciones salariales.
- Requisitos para Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente:
- Implementación de medidas preventivas de riesgos que atenten contra la salud y la seguridad de los trabajadores.
- Implementación de medidas preventivas para riesgos medioambientales.
- Prácticas preventivas contra incendios, caídas, choques eléctricos u otros factores de riesgo.
- Programas de capacitación en prevención de riesgos laborales para los trabajadores.
- Acceso a equipos de emergencia y a equipos de protección individual.
- Cumplimiento de las normas de organismos reguladores.
- Cumplimiento de requisitos de estándares internacionales como ISO 14001 e ISO 45001.
- Requisitos para gobierno corporativo:
- Políticas corporativas.
- Documentos e información documentada.
- Desempeño de responsabilidades asignadas a empleados y ejecutivos de la organización.
- Documentos financieros.
- Desempeño de responsabilidades cívicas y corporativas.
- Requisitos de seguridad y protección de datos:
- Cumplimiento de GDPR.
- Conformidad con estándares como ISO 27001.
- Controles de acceso.
- Cifrado de la información de extremo a extremo.
- Privacidad de los datos.
- Software y hardware legales y licenciados.
- Software actualizado.
Para garantizar el cumplimiento en esta última área, y el funcionamiento ideal de todos los Sistemas de Gestión involucrados en las otras áreas mencionadas, es necesario aprovechar la tecnología para agilizar y optimizar procesos y procedimientos.
La transformación digital y la automatización de sistemas serán herramientas de gran ayuda para garantizar el cumplimiento y para la evaluación, con base en una checklist para la auditoría de cumplimiento.
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