La revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado es un requisito ineludible presente en la cláusula 9 de estándares internacionales como ISO 45001, ISO 14001 e ISO 9001, los sistemas de gestión normalizados que se integran con mayor frecuencia.
Este tipo de revisiones no se efectúan de forma aislada para cada uno de los componentes del sistema integrado. Se trata de una actividad de importancia crucial que al igual que la tarea de auditoría, requiere experticia por parte de los miembros de la gerencia. Para facilitar la tarea, a continuación, compartimos una guía cómo realizar la revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado.
Revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado – Su importancia
Tomando como referencia ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, los tres estándares comparten un requisito común respecto a la revisión por parte de la Alta Dirección contenido en la cláusula 9.3. Este punto solicita a la organización planificar revisiones periódicas para comprobar la eficacia del sistema integrado y el cumplimiento de los objetivos específicos de cada uno de los estándares por separado.
Esta inspección reviste especial importancia por el nivel de las personas a las que se les asigna la responsabilidad. No se trata de una auditoría y por ello no será preciso adoptar los formalismos y tecnicismos que ella implica. Pero si es preciso seguir algunos pasos.
Revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado – Pasos a seguir
Todo inicia, como es natural, por la Alta Dirección. Es preciso contar con su disponibilidad, pero también con que ellos saben y entienden lo que tienen que hacer y la importancia de que lo hagan bien.
El concepto de Alta Dirección es un tanto general. La Junta Directiva de una organización compuesta por 25 miembros, por ejemplo, no necesita recorrer las instalaciones de la organización para verificar el cumplimiento de los requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo o la conformidad con los requisitos de Calidad.
Son los profesionales encargados de mantener el Sistema de Gestión Integrado los llamados a alertar sobre la necesidad de la revisión e ilustrar a los miembros de la Alta Dirección para que designen la persona o las personas encargadas de realizar la tarea.
Aunque también podrían, en casos excepcionales, delegar esta responsabilidad, siempre que exista el compromiso de revisar los informes con posterioridad y tomar muy en serio las conclusiones que de ellos se deriven.
Con esto claro, podemos avanzar en la revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado conformado por tres estándares –Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo– en tres pasos:
1. Preparar recursos para la revisión
La revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado no se parece en nada a una auditoría. De hecho, la inspección física, presencial, puede ser obviada junto con las entrevistas u otro tipo de actividades imprescindibles para una auditoría.
Entre los recursos que necesitará la Alta Dirección para su revisión, destacan:
- Información y datos: hoy son muchas las organizaciones que ya han avanzado en procesos de Transformación Digital y han automatizado sus Sistemas de Gestión, lo que sin duda contribuye a contar con informes, datos, estadísticas, prospecciones y toda la información requerida, con la oportunidad y la agilidad necesarias.
- Comentarios, informes y documentos de propietarios de procesos: esto puede ser solicitado con antelación o puede existir un procedimiento que indique a cada propietario de procesos remitir este tipo de informes con determinada periodicidad.
- Bases de datos: los Sistemas de Gestión Digitalizados facilitan la tarea para la Alta Dirección, para inspectores y para auditores. Así es posible contar con información acumulada en bases de datos, disponible en todo momento y en cualquier lugar.
2. Preparación para la tarea sobre el terreno
La revisión por la Alta Dirección puede tener objetivos muy específicos o enfocarse en verificar el cumplimiento de requisitos determinados. La preparación para la tarea sobre el terreno incluye:
- Establecer una agenda: de acuerdo con los temas y con los objetivos a alcanzar. Con base en la agenda, se asegurará la disponibilidad de algunos empleados, si es que la revisión así lo requiere.
- Hacer una presentación de la actividad: que puede incluir gráficas, tablas o infografías.
- Solicitar información específica: como resultados de inspecciones anteriores, conclusiones, planes de acción tomados como resultado de auditorías, inspecciones u otras actividades de seguimiento y monitoreo.
- Conocer problemas puntuales: la Alta Dirección no tendrá el tiempo ni la capacidad que tiene un auditor. Por eso, es importante facilitar la tarea, enfocando su atención sobre problemas ya identificados o sobre oportunidades de mejora establecidas.
3. Documentar la revisión
Como todas las tareas relevantes dentro de la organización, la revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado también requiere ser documentada. Esto incluye formular acciones a seguir, planes de acción, recomendaciones…
Todo ello debe ser comunicado a los encargados del Sistema de Gestión Integrado, asegurando que se entiende con claridad cuál es el camino a seguir en adelante para alcanzar los objetivos y continuar mejorando el Sistema.
La revisión por la Alta Dirección de un Sistema de Gestión Integrado sirve para algo más que cumplir un requisito. Aporta interesantes beneficios, contribuye de manera efectiva a la mejora continua, reduce costes, identifica fallos, ayuda a identificar esfuerzos duplicados y, en general, proporciona una visión holística muy importante para la toma de decisiones acertadas.
Las personas que forman parte de la Alta Dirección no tienen por qué ser expertas en la gestión integrada de sistemas. Pero los profesionales encargados sí deben contar con formación específica para llevar a cabo la tarea.
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La integración de sistemas de gestión genera importantes beneficios. La disminución de costes, de esfuerzos duplicados y de fallos son apenas algunos de estos aspectos positivos.
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