La norma para Sistemas de Gestión Anticorrupción, ISO 37001, pionera en su campo, fue diseñada, redactada y estructurada para ayudar a las organizaciones, del sector público o privado, a luchar contra la corrupción, utilizando, para ello, una cultura de integridad, transparencia y cumplimiento.
Los Sistemas de Gestión Anticorrupción por sí solos no garantizan erradicar la corrupción, el fraude y el soborno. Pero sí ayudan a prevenir y a mitigar el impacto negativo de muchos de los riesgos asociados, sin mencionar aún la protección legal que adquiere la organización ante eventuales procesos judiciales.
La implementación, no obstante, puede representar algunas dificultades. ¿Por dónde iniciar la tarea? Es importante entender cuáles son los elementos esenciales, y, de acuerdo con la norma, cuáles son los pasos que se deben seguir para la implementación de Sistemas de Gestión Anticorrupción.
Implementación de Sistemas de Gestión Anticorrupción – Los elementos clave
La organización tendrá que tomar medidas de acuerdo con lo solicitado por la norma para integrar controles y procesos de gestión existentes. Pero, antes, es preciso verificar la existencia de tres elementos fundamentales para asegurar una implementación de Sistemas de Gestión Anticorrupción eficaz:
Compromiso de la Alta Dirección
Es indispensable que la Alta Dirección apoye y respalde sin reservas el programa antisoborno y el Sistema de Gestión Anticorrupción. Sin este apoyo, el Sistema tendrá pocas probabilidades de éxito. El compromiso de la Alta Dirección debe ser claro, preciso y ser comunicado ampliamente en todos los niveles de la organización.
Es apenas natural que la Alta Dirección suponga que la implementación supone una carga adicional de trámites burocráticos, procesos y procedimientos. Esto no es necesariamente así, si los profesionales encargados entienden que las medidas que se adoptan serán razonables y proporcionadas al tamaño y la estructura de la organización, su ubicación en el sector en el que opera, la naturaleza y complejidad de sus actividades, y, lo que es más importantes, el riesgo de soborno que enfrentan.
Comunicación
El segundo elemento esencial es la comunicación continua y fluida. Al utilizar la comunicación, junto con la consulta y la participación de todas las partes interesadas, la organización establece y refuerza la importancia de la Gestión Anticorrupción.
La Alta Dirección comunicará de forma continua su posición con respecto al soborno, el fraude, la corrupción y las malas prácticas de negocios. Las políticas de la organización deben ser conocidas en todos los niveles, deben ser comprendidas, aceptadas y acatadas.
En algunos casos se requerirá implementar procesos de capacitación. Para fines de documentación, la organización conservará un registro de la capacitación ofrecida a los empleados y terceros, incluyendo el contenido, el material utilizado, la información suministrada, a quién se proporcionó y cuándo. El reto aquí es garantizar que los empleados, todos los empleados, comprendan de forma adecuada el mensaje transmitido.
Asignación de presupuestos y recursos adecuados
El tercer elemento fundamental es nombrar un encargado de la implementación, que usualmente es el mismo Oficial de Cumplimiento. El compromiso aquí es dotar a este Oficial, con los recursos, la autonomía y los conocimientos necesarios para afrontar la tarea.
Los recursos pueden ser financieros, humanos, tecnológicos o, simplemente, de autoridad o responsabilidad. Con los recursos asignados, la importancia y necesidad del Sistema comunicados y el compromiso de la Alta Dirección expresado con claridad, procedemos a la implementación de Sistemas de Gestión Anticorrupción en la práctica, paso a paso.
Implementación de Sistemas de Gestión Anticorrupción – Los primeros pasos
De la lectura de la norma se infieren los primeros pasos que debe tomar la organización para la implementación de un Sistema de Gestión Anticorrupción basado en el estándar ISO 37001.
Sabemos que la norma adopta la estructura de Alto Nivel de 10 capítulos común a las más recientes publicaciones ISO. Sabemos igualmente, que los capítulos 1 a 3 hablan de definiciones y marco teórico. Los requisitos inician en el capítulo 4.
Y es precisamente el capítulo 4 de ISO 37001 el que nos indica con precisión cuáles son los primeros pasos para la implementación de la norma:
Las organizaciones ven en los Sistemas de Gestión #Anticorrupción una forma de protegerse y proteger a sus empleados y socios. Aprende cómo comenzar la implementación de #ISO37001 Share on XLa organización y su contexto
Mencionamos más arriba que “las medidas que se adoptan serán razonables y proporcionadas al tamaño y la estructura de la organización, su ubicación en el sector en el que opera, la naturaleza y complejidad de sus actividades, y, lo que es más importantes, el riesgo de soborno que enfrentan.”
Esto, en pocas palabras, significa identificar y entender el contexto de la organización. Esto implica determinar:
- El tamaño, la estructura y el sector en el que opera la organización.
- La cultura y la normatividad de los países en los que opera la organización.
- Naturaleza y complejidad de las actividades y operaciones de la organización.
- Marco regulatorio que le es aplicable.
- Socios comerciales, procedencia y ubicación.
- Alcance de las operaciones.
- Obligaciones legales, reglamentarias, contractuales u otras que le sean aplicables.
Con estos elementos definidos, construimos el contexto de la organización que permitirá identificar los riesgos de corrupción a los que está expuesta, y la forma eficaz para tratarlos.
Partes interesadas y sus expectativas
Empleados, socios, aliados comerciales, clientes, organismos reguladores, son entre otros, partes interesadas en un Sistema Anticorrupción. Todos ellos tienen expectativas y necesidades diferentes y estas deben ser identificadas, definidas, documentadas y comunicadas.
Esto puede requerir algo de tiempo, pero es importante entender que es obligatorio hacerlo. El estándar solicita de forma perentoria que se identifiquen las partes interesadas relevantes y sus requisitos.
Determinar el alcance del Sistema
La organización puede decidir que el Sistema, inicialmente, solo tendrá alcance para las operaciones de determinada área, o las que se realicen en un determinado país o área geográfica. Pero también puede decidir implementar un sistema paralelo a otros sistemas que ya están en funcionamiento.
Este tipo de decisiones afectan la posibilidad de obtener la certificación ISO 37001. Un alcance limitado, inhabilita la posibilidad de certificar el sistema. Para la toma de una decisión acertada es importante determinar:
- Los desafíos internos y externos identificados en el contexto.
- Los requisitos de las partes interesadas.
Evaluación de los riesgos de corrupción
Con el contexto definido, las partes interesadas, sus necesidades y el alcance, podemos pasar a identificar y evaluar riegos. La tarea en este punto es igual a la que se realiza para gestión de riesgos de calidad, de seguridad de la información o de seguridad y salud en el trabajo.
Es preciso acudir a herramientas de evaluación y a técnicas reconocidas y probadas para categorizar y priorizar los riesgos. Por supuesto, es preciso implementar controles para prevenir o mitigar los riesgos identificados.
Identificar las necesidades de capacitación y formación
Con los elementos esenciales y los requisitos de la norma, la organización estará lista para la implementación, siempre y cuando cuente con los profesionales idóneos para llegar a la certificación.
Es preciso entonces contar con un programa que, en primera instancia, aporte las competencias necesarias para emprender esta primera etapa.
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