El objetivo de realizar una auditoría interna ISO 45001 es evaluar la conformidad, la efectividad y el desempeño de un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, y a la vez, identificar oportunidades de mejora.
La auditoría interna ISO 45001 es entonces una actividad que agrega valor al Sistema y a la organización, que genera oportunidades para realizar correcciones y mejoras de salud y seguridad operativas y efectivas.
Pero la auditoría interna ISO 45001 también ayuda a la preparación para la auditoría externa de certificación. La auditoría de certificación o de registro, la realiza un profesional ajeno a la organización en representación de un organismo certificador independiente.
Entonces, siendo tan importante como lo es, la auditoría interna ISO 45001 merece toda la atención y todos los recursos de parte de los profesionales de la seguridad y la salud en el trabajo como de la Alta Dirección.
Hoy, proponemos una guía para realizar una auditoría ISO 45001 eficaz, que realmente represente oportunidades de mejora y que corrobore la conformidad con el estándar y con los mejores principios de seguridad y salud en el trabajo.
¿Cómo realizar una auditoría interna ISO 45001?
Cuando inicia la ejecución del plan de auditoría se adquiere conciencia de la importancia que tiene para el Sistema y para la organización, contar con auditores internos capacitados y conocedores del estándar ISO 45001.
Así es que esta guía inicia recomendando a organizaciones y profesionales en el área, identificar necesidades de capacitación, y, en consecuencia, implementar o contratar los programas de formación adecuados para cubrir tales deficiencias. Sobre ello hablamos en nuestro apartado final.
A partir de esta primera premisa, los pasos a seguir son:
Asignar la responsabilidad y la autoridad al auditor y su equipo
Es preciso que el auditor, y su equipo cuando así corresponde, reciban la cooperación absoluta de los auditados. Para ello, es necesario que los auditados, los dueños de los procesos, empleados clave, y todos aquellos susceptibles de ser entrevistados, entiendan con claridad los objetivos de la auditoría, su importancia y los beneficios que reportará a la organización, pero también en la construcción de un espacio de trabajo saludable y seguro.
Definir las áreas de la organización que serán auditadas
No todas las auditorías tienen cobertura general. Las áreas a auditar dependen de los objetivos y el propósito de la auditoría. Por supuesto, si se trata de una auditoría preparatoria para la auditoría de certificación, tendrá que llegar a todos los departamentos y a todas las ubicaciones, incluso, hasta la Alta Dirección.
Preparar un programa de auditoría y comunicarlo
La auditoría interna ISO 45001, como todas las tareas y actividades en una organización, obedece a un plan y a un programa. La sorpresa no es buena para nadie. Ni para auditores, ni para auditados. Así es que este programa, que debe ser realizable y posible, tendrá que ser comunicado con oportunidad a todos los auditados.
Desarrollar el plan de auditoría
Ya sabemos cuales son los objetivos y el alcance de la auditoría interna ISO 45001. Ahora, es el momento de poner el plan en marcha. Para esto, el auditor necesitará:
- Lista de verificación de los requisitos y de las tareas que adelantará.
- Solicitar recursos necesarios. Ordenadores portátiles u otro tipo de dispositivos, espacios para trabajar, asistentes, etc.
- Resultados de auditorías anteriores, incluyendo acciones correctivas recomendadas, los resultados de ellas y los controles y el monitoreo sobre estas aplicado.
Realizar la reunión de apertura
El inicio formal de la auditoría sucede cuando se realiza la reunión de apertura, en la que el auditor expone su plan, el propósito, el alcance y el programa. Usualmente, esta reunión está avalada por la Alta Dirección, e incluye a los directivos y personas clave dentro de la auditoría.
Iniciar la auditoría
En la práctica y sobre el terreno, el auditor debe tener un comportamiento y acatar ciertas recomendaciones que son comunes a otras auditorías correspondientes a otros estándares:
- Mantener una conducta respetuosa y profesional en todo momento.
- Explicar nuevamente y en forma reiterativa el propósito y el alcance de la auditoría.
- Responder a las inquietudes de sus auditados, pero evitar comentar o profundizar con ellos en los problemas de cumplimiento.
- Ser flexible: si el auditor encuentra un problema potencial, por fuera del alcance de la auditoría, evaluar el riesgo potencial antes de abordarlo y, de ser posible, hacer algunas recomendaciones, si es que con ello evita el trámite que implicará en un futuro implementar una acción correctiva.
- Fomentar y promover la honestidad y la transparencia en su equipo de trabajo y entre sus auditados.
Realizar la reunión de cierre
Se discutirán los hallazgos de auditoría, las acciones recomendadas, y se presentará un resumen ejecutivo de la tarea adelantada. Probablemente, en esta misma reunión, se haga entrega física/digital del informe final de auditoría a la Alta Dirección.
Monitoreo y seguimiento
Aunque el nombre así lo indique, la reunión de cierre no es el punto final. El auditor debe verificar la implementación de las acciones correctivas, y realizar monitoreo y seguimiento sobre ellas. En la siguiente auditoría percibirá los beneficios de hacer la tarea completa, hasta el final.
Cuando se trata de elegir auditores internos, la organización debe esforzarse por contar con los mejores. Ellos deben ser imparciales, ecuánimes, profesionales y muy bien formados. ¿Cómo lograrlo? Es nuestro apartado final.
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