En cuanto a documentos y registros en ISO 45001 no se encuentran muchos requisitos en el contenido de la norma. La organización debe pensar en que la información documentada sea la suficiente para garantizar el cumplimiento de la norma y los requisitos legales asociados al sistema de seguridad y salud en el trabajo.
Existen algunos documentos y registros de carácter obligatorio y otros que sin llegar a serlo, puede resultar útiles y se mantienen de manera habitual. En el artículo “Checklist de documentación obligatoria en ISO 45001” puedes consultar esto.
Estructurar documentos y registros en ISO 45001
Para estructurar la documentación en ISO 45001 es aconsejable prestar atención a diferentes elementos. En un primer lugar, el manual de seguridad y salud en el trabajo supone un documento ideal para plasmar toda la información sobre el sistema que no se pueda incluir en otro documento. Además de este manual, es importante considerar los siguientes puntos a documentar:
- Procedimiento para determinar el contexto de la organización y las partes interesadas: es un requisito que incorpora ISO 45001. Por ello, es buena idea documentar cómo se determina el contexto así como los elementos que conforman ese contexto, quiénes participan en el proceso y la frecuencia con que se revisará.
- Alcance del sistema de SST: algunos profesionales consideran oportuno incluir el alcance dentro del manual de seguridad y salud en el trabajo. Pero también puede ser funcional hacerlo en un documento independiente.
- Política de seguridad y salud en el trabajo: en la política se plasman los objetivos y la visión que tiene la organización sobre la seguridad y la salud laboral. En ella está el enfoque que la organización transmite a todos los empleados y partes interesadas sobre esta cuestión.
- Roles y responsabilidades dentro del sistema: se pueden documentar todos en un solo documento, o de modo independiente dentro de cada proceso.
- Consulta y participación de trabajadores: es un caso de documentos y registros en ISO 45001 que no es obligatorio, pero que trae muchos beneficios disponer de él. No solo documentar los resultados de la consulta, sino también el proceso, los mecanismos y la provisión de recursos para esta tarea puede ser de gran utilidad.
- Metodología y criterios para la evaluación de riesgos: el proceso incluye la identificación, la evaluación, priorización y la forma de abordar tanto los riesgos como las oportunidades.
- Proceso para abordar riesgos y oportunidades: en este caso, ISO 45001 sí requiere que la organización documente este proceso ya que asegurar el tratamiento de estos aspectos es fundamental.
- Procedimiento para la identificación y evaluación de riesgos: puede estar incluido en cualquiera de los dos ítems anteriores, aunque bien se puede profundizar en la metodología en un documento único.
- Requisitos legales y de otro tipo: la organización debe conocer y comprender los requisitos legales que apliquen a sus prácticas comerciales, pero que también tengan relevancia para el SST. Esta información se debe documentar.
- Objetivos del SST y planes para alcanzarlos: los objetivos parten de las expectativas planteadas en la política de seguridad y salud en el trabajo, y se constituyen en una herramienta eficaz para diseñar e implementar planes de mejora. Los objetivos deben ser medibles, alcanzables, realistas y acordes con el tiempo.
- Evidencia y competencia: la organización debe mantener documentos y registros en ISO 45001 que demuestren que ha identificado las competencias que requieren los procesos críticos del sistema, y cómo se logró que los empleados cumplieran con esas competencias.
- Procesos de comunicación: la norma exige que la organización implemente procesos de comunicación efectivos con empleados y otras partes interesadas, incluso externas, sobre temas relevantes para la seguridad y la salud en el trabajo. Esto debe ser procesado y documentado.
- Procedimiento para el control de documentos y registros: los procedimientos para aprobar, actualizar, comunicar, distribuir y almacenar documentos, también forman parte de los documentos y registros en ISO 45001, que, si bien no son obligatorios, podría convenir al sistema documentarlos.
- Lista de documentos externos: este es otro documento no requerido por la norma. Pero ISO 45001 sí requiere que existan documentos externos relevantes para el sistema. Entonces, tal vez sea interesante mantener una lista con los mismos.
- Procedimiento de planificación y control operativo: una vez identificadas las operaciones que pueden afectar de forma negativa la seguridad y la salud en el trabajo, es preciso implementar controles para eliminar o mitigar el riesgo. Para ello se necesitarán procedimientos que deben ser documentados.
- Procedimiento para la gestión del cambio: la gestión del cambio y la mejora continua son requisitos de ISO 45001. Estos procesos, que pretenden garantizar el cumplimiento de los requisitos del estándar y los legales aplicables, también debe ser documentados.
- Proceso de preparación y respuesta ante emergencias: se trata de plasmar en un documento los planes diseñados para reaccionar ante la ocurrencia de una emergencia, limitando el impacto negativo.
- Monitoreo, medición y análisis del rendimiento del sistema: la organización necesita documentar la información que requiere monitoreo, para que los empleados puedan reaccionar a las variaciones en el rendimiento.
- Auditoría interna: entre los documentos y registros en ISO 45001, debe haber uno que indique cómo se audita el sistema, quién lo hace, quién es el responsable de planificar las auditorías y asignar los recursos necesarios, cómo se informará de los resultados, que registros se deben mantener una vez finalizada la tarea, y de qué forma se realizará el seguimiento a las acciones correctivas indicadas.
- Revisión de gestión: la organización debe implementar un procedimiento para la revisión de la alta dirección. Este debe ser documentado, indicando las personas responsables de proporcionar la información.
- Investigación de incidentes e informes: el resultado de las investigaciones, así como el proceso que lleva a obtener conclusiones, deben ser plasmados en documentos.
- Gestión de no conformidades y acciones correctivas: como resultado de las auditorías y otros procesos de inspección y revisión del sistema, se descubrirán no conformidades que igualmente deben ser documentadas.
- Evidencia de resultados de mejora continua: este es un requisito nuevo para garantizar que la organización toma medidas para mejorar el sistema recogiendo evidencia de ello. Esto debe formar parte de los documentos y registros en ISO 45001, ya que serán de gran utilidad en futuras auditorías o revisiones del sistema.
Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001
Los documentos y registros en ISO 45001 son abordados en uno de los bloques del Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001 entre los demás requisitos de la norma.
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