En cuanto a la documentación obligatoria en ISO 45001, lo primero que debemos anotar es que el estándar publicado en febrero de 2018 elimina la distinción entre documentos y registros. Ambos, ahora, se denominan “información documentada”.
Además, actualmente ISO 45001 también permite flexibilidad en cómo, qué y cuándo documentar un proceso. Esto no es solo para acercarse a formas más modernas de comunicación, como vídeo, audio y otros registros electrónicos, sino para permitir a la organización la facilidad de reutilizar información adecuada, mantener versiones actuales con mayor facilidad y proporcionar capacidad de acceso y distribución más amplia, reduciendo los costes asociados a la documentación obligatoria en ISO 45001.
De acuerdo con la cláusula 7.5.3 de ISO 45001, “la información documentada requerida por el sistema y el estándar debe controlarse para garantizar que esté disponible y sea adecuada para su uso cuando y donde sea necesario, y que esté debidamente protegida contra la pérdida de integridad o el uso indebido”.
Entonces, ¿cuál es la documentación obligatoria en ISO 45001 a la que tenemos que atender? Publicamos hoy una lista completa de los documentos requeridos y también de algunos que, no siendo obligatorios, son de uso frecuente.
Lista de documentación obligatoria en ISO 45001
Algunas organizaciones generan demasiados documentos, tratando de no incurrir en una no conformidad que obstaculice la obtención de la certificación. Esto puede presentar algún beneficio, pero en términos generales, representa una carga burocrática para los profesionales en seguridad y salud en el trabajo.
Las organizaciones deberían aprovechar la oportunidad que ofrece la norma de crear un sistema flexible, funcional, eficiente y productivo. De ahí la importancia de contar con una lista detallada de la documentación obligatoria en ISO 45001.
Aunque, como ya lo anotamos, la norma no hace distinción en cuanto a documentos y registros, para facilitar la comprensión de quienes trabajan en la migración desde OHSAS 18001, presentamos nuestra lista en dos secciones, comenzando por los documentos:
| Nombre del documento obligatorio | Cláusula |
| Alcance del SG-SST | 4.3 |
| Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. | 5.2. |
| Responsabilidades y autoridades dentro del sistema. | 5.3 |
| Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo, para abordar riesgos y oportunidades. | 6.1.1. |
| Metodología y criterios para la evaluación de riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo. | 6.1.2.2. |
| Objetivos y planes de Seguridad y Salud en el Trabajo | 6.2.2. |
| Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias | 8.2. |
En cuanto a los registros, tenemos los siguientes:
| Registros obligatorios | Cláusula |
| Riesgos y oportunidades del SST y acciones para abordarlos. | 6.1.1. |
| Requisitos legales y otros requisitos. | 6.1.3 |
| Evidencia de competencia. | 7.2. |
| Evidencia de comunicaciones. | 7.4.1. |
| Lista de documentos externos. | 7.5.3. |
| Planes para responder a posibles situaciones de emergencia. | 8.2. |
| Resultados en monitoreo, mediciones, análisis y evaluaciones de desempeño. | 9.1.1. |
| Mantenimiento, calibración o verificación de equipos de monitoreo. | 9.1.1. |
| Resultados de evaluación de cumplimiento. | 9.1.2. |
| Programa de auditoría interna. | 9.2.2. |
| Resultados de la auditoría interna. | 9.2.2. |
| Resultados de revisión de la alta dirección. | 9.3. |
| Naturaleza de los incidentes o no conformidades y cualquier acción posterior tomada. | 10.2. |
| Resultados de cualquier acción o acción correctiva, incluida su efectividad. | 10.2. |
| Evidencia de los resultados de mejora continua. | 10.3. |
Documentos no obligatorios de uso frecuente
Aunque no forman parte de la documentación obligatoria en ISO 45001, muchos profesionales consideran que los siguientes son documentos que con frecuencia resultan beneficiosos para el alcance de los objetivos de seguridad y salud en el trabajo:
| Documentos y Registros No Obligatorios de uso frecuente | Cláusula |
| Procedimiento para establecer el contexto y las partes interesadas. | 4.1. |
| Manual de SST | 4. |
| Procedimiento de consulta y participación de trabajadores. | 5.4. |
| Procedimiento sobre identificación y evaluación de riesgos. | 6.1.2.1. |
| Procedimiento de comunicación. | 7.4.1. |
| Procedimiento de control de documentos y registros. | 7.5. |
| Procedimiento de planificación y control operacional. | 8.1. |
| Procedimiento para la gestión del cambio. | 8.1.3. |
| Procedimiento de Auditoría Interna. | 9.2. |
| Procedimiento para la revisión de la dirección. | 9.3. |
| Procedimiento para la investigación de incidentes. | 10.2. |
| Procedimiento para gestionar no conformidades y acciones correctivas. | 10.2. |
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