El equipo del área de calidad lleva sobre sus hombros el sistema de calidad de la empresa. De su conformación adecuada depende en buena medida el éxito del sistema. Por ello, es importante entender que la clave para hacerlo bien parte de comprender las funciones del departamento de calidad, y, de acuerdo con ellas, elegir las personas que desempeñarán los roles principales.
¿Cómo estructurar todo esto para obtener los mejores resultados de acuerdo con la dimensión de cada organización? Lo explicamos a continuación.
Estructura y funciones del departamento de calidad
En primera instancia, podemos señalar que las funciones del departamento de calidad y el número de roles en su interior tienen relación directa con el tamaño y la complejidad de la organización. Por este motivo, procedemos a analizar esta cuestión para las distintas empresas partiendo de las de menor tamaño:
Pequeñas empresas
En este punto, debemos hacer una diferencia entre pequeñas organizaciones en sectores altamente regulados, como los de la salud y las ciencias biológicas, ensayos clínicos o fabricantes de dispositivos médicos. Este tipo de organizaciones necesita, para cumplir con los requisitos normativos, un gerente de calidad desde el primer día de inicio de operaciones. Y este gerente de calidad, tendrá que cumplir única y exclusivamente esa función.
En organizaciones pequeñas, diferentes a las de sectores altamente regulados, las funciones del departamento de calidad generalmente son asumidas por un solo profesional que, a la vez, puede dirigir los destinos de la gestión ambiental y de la gestión de seguridad y salud en el trabajo. Y posiblemente, al mismo tiempo también, atiende las tareas del empleo para el que fue contratado inicialmente.
Dependiendo del número de empleados, que puede ser desde 1 hasta 100 – para ser consideradas pequeñas empresas -, el equipo del departamento de calidad puede ir desde 1 hasta 5 empleados, no necesariamente a tiempo completo.
Este equipo de calidad tiene que priorizar las siguientes funciones:
- Crear una cultura de calidad en la organización.
- En caso de que no se haya hecho, implementar y certificar un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001.
- Identificar iniciativas de mejora.
- Asignar los roles y las funciones para los miembros del sistema de calidad.
- Diseñar e implementar los procesos, de tal forma que satisfagan los requisitos de ISO 9001.
En este tipo de organizaciones, es probable que la gestión de la calidad aún resulte un concepto lejano que necesite capacitación. Es probable que al responsable de calidad le resulte muy adecuado realizar un curso como el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 impartido por la Escuela Europea de Excelencia.
En el caso de que en la pequeña empresa el responsable de calidad cuente con uno o dos asistentes, convendría que estos siguiesen una formación enfocada en la práctica, como el Taller ISO 9001:2015 Enfoque basado en riesgos.
Definir las funciones en el #DepartamentoCalidad es una tarea previa al establecimiento de roles y estructura del equipo. ¿Cómo hacerlo? Share on XMedianas empresas
Con más de 100 empleados, aunque todavía no superen los 1000, la organización merece tener un responsable de calidad a tiempo completo. En esta etapa, las funciones esenciales del departamento de calidad incluyen:
- Realizar evaluaciones de riesgos.
- Gestión de documentos.
- Realizar auditorías internas al sistema.
- Diseñar e implementar acciones correctivas de acuerdo con los hallazgos de auditoría.
- Administrar programas de auditoría.
- Implementar iniciativas de mejora.
Por supuesto, los riesgos y las dificultades aumentan con el tamaño y de modo proporcional se incrementa el número de personas y las necesidades de capacitación. Los procesos de auditoría, por ejemplo, requieren que la organización disponga de sus propios auditores internos bien formados. Para ello, podrían participar en el Curso Auditor Interno ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad.
Grandes Empresas
La estructura del equipo de calidad de una empresa que supera los 1000 empleados puede incluir subequipos o equipos destinados a atender las necesidades de cada área. Este tipo de equipos afronta un desafío mayor: la comunicación.
El departamento de calidad de una gran organización cuenta normalmente con directores de calidad de nivel ejecutivo, un equipo de gerentes, un equipo de auditores, gestores de documentos, gerentes de capacitación y formación, especialistas en legislación y regulaciones, especialistas en mejora continua, expertos en innovación…
Es probable que los miembros del departamento de calidad en una gran empresa sean profesionales en el área con años de experiencia y los correspondientes títulos académicos. Pero no olvidemos que la gestión de la calidad, así como los riesgos que la amenazan, es dinámica y cambiante.
Las normas se actualizan y los profesionales de la calidad necesitan profundizar en diferentes áreas a través de la formación adecuada. Algunos programas de formación necesarios para este tipo de profesionales pueden ahondar en:
- La gestión de la calidad de manera profunda como el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015.
- Las mejores metodologías y estrategias para ISO 9001 como en el Curso Metodologías Implementación y Certificación ISO 9001 2015.
- Los últimos cambios de la norma según su versión de 2015, por ejemplo, con el curso Transición a la nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave.
- El área específica de la gestión de riesgos, a través de un Taller ISO 9001:2015 Enfoque basado en Riesgos.
- El proceso de auditoría interna, tan importante para la mejora del sistema, con un Curso Auditor Interno ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad.
La Escuela Europea de Excelencia dispone de una oferta formativa amplia para este tipo de profesionales que puede consultar aquí.
