La implementación de un sistema de gestión basado en la norma ISO 37001 comienza con una evaluación del riesgo de corrupción. Y esta es una de las tareas en las que una lista de verificación resulta de gran utilidad.
Esta checklist debe facilitar la labor y fundamentarse en estructurar un sólido programa de cumplimiento antisoborno. Para ello, debe ser diseñada utilizando una metodología sustentada en la protección, detección y corrección, de tal forma que sea posible administrar los componentes centrales del programa.
Checklist de evaluación del riesgo de corrupción y soborno
A continuación presentamos una lista de verificación específica para la evaluación del riesgo de corrupción y soborno. Gracias a ella, es posible diseñar e implementar un programa de cumplimiento efectivo, global y consistente:
Elementos del programa para proteger
Políticas
- Identificar los conflictos de interés, obsequios, viajes, donaciones caritativas, contribuciones políticas, acuerdos de compensación y otro tipo de prebendas y beneficios que estén en uso en la organización.
- Identificar actores clave para las políticas en todas las áreas geográficas.
- Elaborar o actualizar la política general antisoborno.
- Incorporar en la política antisoborno, los conflictos de interés, regalos, donaciones, viajes, contribuciones, prebendas y beneficios mencionados en el primer ítem de este apartado.
- Examinar nuevas políticas y recibir orientación de contactos clave en cada área geográfica.
- Actualizar el código de conducta para incluir las novedades apropiadas contra el soborno y otras políticas anticorrupción.
- Desarrollar un plan y un cronograma para implementar nuevas políticas en toda la organización.
- Dar a conocer la política antisoborno, el código de conducta y el sistema de gestión a los empleados.
- Establecer un proceso de revisión regular de políticas.
Formación y Comunicación
- Identificar el público objetivo de la formación.
- Desarrollar e implementar programas de capacitación contra el soborno para empleados, en línea o presenciales.
- Elaborar e implementar un plan general de comunicación contra el soborno, bien sea por medio de correo electrónico, sitios web, boletines, carteles, etc.
- Ofrecer capacitación y comunicación periódica sobre responsabilidades contra el soborno y la necesidad de presentar informes.
- Comunicarse con los empleados cuando los problemas requieran implementar acciones correctivas.
Socios de negocios y aliados comerciales
- Revisar los acuerdos estándar y modificarlos para alcanzar el cumplimiento requerido en las políticas antisoborno.
- Revisar o desarrollar el código de conducta del socio comercial.
- Requerir certificaciones de los representantes de socios comerciales en el código de conducta y la política.
- Desarrollar una política para la capacitación contra el soborno de socios comerciales, determinando quién la debe tomar, y las excepciones que se pueden considerar.
- Desarrollar programas de formación contra el soborno para socios comerciales.
- Asegurarse de que el socio comercial entiende las políticas y principios antisoborno y anticorrupción.
- Ofrecer capacitación contra el soborno o requerir pruebas de capacitación a representantes de socios comerciales de alto riesgo.
- Entregar comunicaciones periódicas a los socios comerciales con respecto a la línea de ayuda y políticas antisoborno.
Elementos del programa para detectar
Evaluación de riesgos
- Enumerar todas las ubicaciones geográficas en las que opera la organización, y clasificar las áreas por riesgos basándose en :
- Nivel de riesgo de corrupción.
- Tipo y cantidad de negocios que se realizan en cada área.
- Nuevas áreas de expansión planificada.
- Uso extensivo de terceros.
- Negocios o acuerdos con funcionarios gubernamentales.
- Priorizar las actividades futuras por clasificación de riesgo.
- Auditar registros financieros de pagos de terceros, regalos, viajes, contribuciones caritativas y políticas.
- Registrar los problemas encontrados y desarrollar un plan para investigar y abordarlos.
- Identificar interacciones con funcionarios del gobierno, incluidos los organismos gubernamentales, detallando qué, cuándo, quién, cómo, donde…
- Identificar los procesos para gestionar pagos a funcionarios gubernamentales.
- Identificar las prácticas de supervisión existentes.
- Reevaluar de forma periódica el riesgo, y de acuerdo con ello, modificar el programa.
- Encuestar a ejecutivos y personal clave en cada área geográfica en relación a riesgos de corrupción pasados y actuales y prácticas de mitigación de riesgos.
Cultura
- Asegurarse de que la línea de denuncias sea accesible para todos los empleados, en todos los idiomas requeridos y de acuerdo con sus posibilidades tecnológicas.
- Entregar comunicaciones a los empleados sobre líneas directas y políticas antisoborno.
- Revisar incidentes de corrupción pasados, e investigaciones actuales, y en base en ello, identificar áreas que presentan mayores problemas y requieren atención inmediata.
- Realizar encuestas a los empleados para evaluar la cultura y la efectividad del programa.
Socios de negocios y aliados comerciales
- Desarrollar una lista global de terceros, socios o aliados comerciales, en cada área geográfica.
- Revisar los acuerdos de socios comerciales e identificar puntos críticos.
- Desarrollar metodologías de clasificación de riesgos para socios comerciales, basadas en elementos como:
- Área geográfica.
- Tipo o estructura de terceros.
- Servicios adquiridos.
- Nivel de gasto.
- Contrato y condiciones de pago.
- Duración de la relación.
- Asignar nivel de riesgo a cada socio comercial.
- Priorizar las actividades de diligencia debida de los socios comerciales basadas en la evaluación del riesgo de corrupción.
Elementos del programa para corregir
Acciones correctivas
- Ejecutar planes para tratar los problemas encontrados durante la evaluación del riesgo de corrupción.
- Desarrollar y/o revisar e implementar procesos y controles para:
- Regalos, entretenimiento y viajes.
- Aduanas y envíos fronterizos.
- Donaciones caritativas.
- Contribuciones políticas.
- Posibles conflictos de intereses.
- Identificar sistemas y procedimientos para gestionar procesos.
- Adquirir un sistema de gestión de incidentes e investigaciones, y ajustar los procesos para garantizar una adecuada supervisión.
- Desarrollar informes y procesos para proporcionar actualizaciones periódicas a la alta dirección.
- Obtener apoyo para que los nuevos procesos cuenten con liderazgo.
- Establecer un cronograma de revisión regular del estado del programa.
- Implementar un sistema para la revisión de procesos y la investigación de incidentes.
- Revisar y obtener comentarios sobre los procesos, para verificar que cumplan con el objetivo propuesto.
- Realizar auditorías periódicas de los procedimientos y controles.
Supervisión y controles
- Obtener apoyo y liderazgo para el programa anticorrupción.
- Identificar y revisar los procesos y controles para gestionar:
- Regalos, entretenimiento y viajes.
- Aduanas y envíos fronterizos.
- Donaciones caritativas.
- Contribuciones políticas.
- Conflictos de interés.
- Implementar y actualizar procesos de investigación de antecedentes para ejecutivos y personal clave.
- Crear pautas para la aplicación de políticas y establecer procedimientos disciplinarios para abordar problemas.
Socios de negocios y aliados comerciales
- Obtener soporte para los procesos de gestión de socios comerciales revisados por los gerentes y directores de área.
- Revisar los procesos y controles de debida diligencia existentes para contratar y administrar socios comerciales.
- Identificar partes interesadas clave para nuevos procesos de socios comerciales.
- Proyectar nuevos procesos para la incorporación de socios comerciales, basados en el riesgo.
- Proyectar nuevos procesos de monitoreo de socios comerciales, basados en el riesgo.
- Examinar los procesos de incorporación de nuevos socios comerciales con líderes clave en la organización.
- Examinar los procesos de monitoreo de nuevos socios comerciales con líderes clave en la organización.
- Identificar el sistema o los procedimientos para contratar y administrar socios comerciales, para verificar que pueden ser supervisados y monitoreados por el área de cumplimiento.
- Implementar nuevos procesos de incorporación y monitoreo de socios comerciales.
- Revisar y auditar procesos y realizar las modificaciones necesarias.
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