En la cláusula 9 de cada una de las normas que se integran con mayor frecuencia (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), se afirma que “a intervalos programados es necesario garantizar una revisión del sistema de gestión”. Por tanto, podemos decir que la verificación es un requisito para la implementación de un sistema de gestión basado en una norma ISO; y un sistema de gestión integrado no se escapa de esta obligación.
La responsabilidad de realizar esta comprobación, en las normas aisladas o en el sistema de gestión integrado, recae sobre la alta dirección. Y la periodicidad con la que se lleva a cabo no puede ser inferior a una vez al año; de hecho, una buena recomendación es que se haga una vez por semestre.
Para hacer esta verificación al sistema de gestión integrado, debemos saber qué ha de revisar la alta dirección y cómo facilitar llevar a cabo esta tarea.
Revisión de la alta dirección en un sistema de gestión integrado
Los elementos obligatorios de la revisión se detallan en la cláusula 9.3 de cada una de las normas que componen nuestro teórico sistema de gestión integrado, y son:
- Estado de las acciones recomendadas tras la corrección anterior.
- Cambios en los factores internos o externos relevantes para uno o todos los sistemas que conforman el sistema integrado de gestión.
- Información sobre el desempeño de la gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y la salud en el trabajo. Esto incluye indicadores para no conformidades y acciones correctivas, resultados de las acciones de monitoreo y seguimiento, resultados de las auditorías al sistema y la satisfacción del cliente.
- Cuestiones relacionadas con proveedores externos y otras partes interesadas importantes.
- Adecuación de los recursos necesarios para mantener el sistema de gestión integrado efectivo.
- Proceso de desempeño y cumplimiento de los productos y servicios.
Todo esto es lo que debe corregir la alta dirección del sistema integrado implementado teniendo en cuenta los requisitos de los distintos estándares. Y para que lo haga correctamente deben llevarse a cabo una serie de pasos:
Preparar la información para la revisión de la alta dirección
De acuerdo con los elementos de comprobación descritos en nuestro apartado anterior, es preciso preparar los datos y los documentos para la revisión. Para ello, recomendamos asumir un enfoque sistemático. Algunas de las fuentes de información que pueden resultar muy útiles son:
- La planificación de negocios: los datos y la información utilizada en la gestión comercial, deben ser comprobados por la alta dirección. Una vez definidos en la planificación de negocios, se comprobarán anualmente y se establecerán nuevos objetivos y planes de acción.
- Comentarios e información documentada suministrada por propietarios de procesos: dependiendo de la periodicidad que haya determinado la alta dirección para realizar la verificación del sistema de gestión integrado, se solicitará a los propietarios de procesos que envíen comentarios sobre el estado de las acciones tomadas, y, de ser necesario, actualizar la información.
- Bases de datos: el software o las bases de datos que operativamente use la organización deben suministrar informes periódicos, que constituirán parte de la comprobación de la alta dirección.
Preparar la revisión
La preparación de la información es una cosa. Pero la preparación de la actividad de revisión es otra. Para asegurar que la revisión del sistema de gestión integrado, por parte de la alta dirección, cumpla los objetivos propuestos, es necesario:
- Elaborar una agenda: se preparan los temas que serán objeto de la comprobación, señalando los objetivos y definiendo un cronograma de actividades.
- Preparar presentaciones: en PowerPoint, por ejemplo, podemos presentar tablas, gráficos o mapas que permitan visualizar información clara y cuantificada. Esto no sustituye a los informes de las bases de datos, que deben estar disponibles para cuando la alta dirección los solicite.
- Clasificar la información: de ser posible, es importante tratar de resaltar información que merece mayor atención, especificando si el contenido es positivo, negativo, o representa una oportunidad de mejora. Así, será mucho más fácil obtener conclusiones rápidas y tomar decisiones inmediatas. Recuerde que para la alta dirección el tiempo es un recurso en extremo valioso.
- Transparencia: informar a la alta dirección sobre situaciones y condiciones reales para ciertos requisitos. No solo los eventos positivos deben ser resaltados. Es la única forma para que la revisión del sistema de gestión integrado resulte efectiva.
Documentar los resultados de la revisión e implementar controles y seguimiento a los resultados
Las conclusiones de la alta dirección, así como las decisiones tomadas como resultado de la corrección, deben ser documentadas y comunicadas. Las acciones correctivas determinadas también deben incluirse en el informe de la alta dirección.
Los más interesados en conocer los resultados de la verificación son, en primera instancia, los encargados de la gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. En segundo lugar, también lo son los propietarios de procesos, sobre todo los de aquellos que deben ser modificados o sobre los cuales es preciso implementar controles.
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